SURFconext

De toegang tot SURFsharekit gaat via SURFconext voor instellingen. 

• Navigeer in je browser naar https://www.surfsharekit.nl.
• Klik op de inlog-button. Je wordt automatisch doorverwezen naar de inlogpagina van SURFconext.
• Log vervolgens in met je instellingsaccount.

Wanneer je voor de eerste keer inlogt, krijg je een zogenaamd “consent scherm” te zien waar specifiek gevraagd wordt of je gebruikersgegevens (zoals een e-mailadres en naam) wil doorgeven aan SURFsharekit. Dit scherm ziet er zo uit

Door te accepteren kom je automatisch terecht op de beginpagina (Dashboard) van SURFsharekit en kan je direct gebruikmaken van de dienst. Nadat je geaccepteerd hebt om je gegevens te delen, wordt deze keuze onthouden. Zo hoef je bij het inloggen niet telkens opnieuw toestemming te geven.

Wil je weten voor welke diensten je de gebruiksgegevens hebt vrijgegeven, kijk dan op de profiel pagina van SURFconext.

Voor het verkrijgen van de juiste rechten om materiaal te publiceren neem je contact op met de Sitemanager van jouw instelling. Weet je niet wie dit is? Neem dan contact op met de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl.

SRAM

Als je lid bent van een samenwerkingsverband kan je inloggen met SURFconext of SRAM. 

Lees hier hoe je met een uitnodiging inlogt.

Wil je meer leren over SRAM? Ga dan naar SURF Research Access Management.

Inloggen als medewerker of student

Wanneer je als student voor het eerst inlogt, wordt je gevraagd om je opleiding te selecteren. De opleiding wordt dan alvast ingevuld bij het opvoeren van materiaal.

Als medewerker kun je zowel eigen materiaal als materiaal van anderen invoeren. Je krijgt daarom niet de keuze voor een opleiding of lectoraat.

Invoer

Wil je een totaaloverzicht van alle materialen die jij hebt ingevoerd, klik dan op de snelknop mijn publicaties op je dashboard of ga naar de tab Invoer in je profiel. Hier kun je gemakkelijk zien met welke materialen je nog bezig bent en welke materialen al gepubliceerd zijn.

Auteur van

In het profiel zie je daarnaast een overzicht van alle materialen waar jij als auteur aan verbonden bent onder de tab Auteur van.

Groepen

Je kan in je profiel zien in welke groep(en) je zit via de tab Groepen. De groep waar je aan verbonden bent bepaalt je rechten binnen SURFsharekit.

Notificatie-instellingen

Je kan in je profiel aangeven of je notificaties vanuit Sharekit wil ontvangen. Het ontvangen van notificaties staat automatisch aan. Notificaties die niet aan- of uitgezet kunnen worden zijn uitgegrijst. Het gaat op dit moment alleen om claimverzoeken en saneeracties.

Je ontvangt een e-mail wanneer:

• Jouw ingediende publicatie is goedgekeurd/afgekeurd
• Er een materiaal voor je klaarstaat om te accorderen
• Jouw saneeractie is afgerond (let op: deze mailnotificatie kun je niet uitzetten)
• Een persoon van jouw organisatie wordt geclaimd door een andere organisatie (zie ook het kopje ‘claimen’)

Je kunt de notificatie-instellingen aanpassen:

• per type materiaal (door de accordeon per type uit te klappen)
• per type notificatie

Je ziet alleen rol-specifieke mailnotificaties. Dat betekent dat een student niet de mogelijkheid heeft om een claimverzoek-notificatie aan- of uit te zetten, omdat hij geen claimrechten heeft.

Voor het creëren van overzicht op je Dashboard kun je gebruik maken van de nieuwe filters zoals hier is beschreven.

Wanneer je op zoek bent naar een publicatie, ga je naar de tab Publicaties in het side menu. Deze tab staat standaard gefilterd op publicaties van jouw eigen organisatie. Het is mogelijk om te kiezen voor de filter 'zoeken buiten instelling', waarmee ook publicaties van andere hogescholen getoond worden. LET OP: je ziet hier alleen publicaties die extern gepubliceerd zijn. Hiervoor geldt dat publicaties alleen kunnen worden ingezien en bewerkt wanneer je daar de juiste rechten voor hebt.

De zoekbalk binnen de tab Publicaties doorzoekt de volgende informatie:

• titel
• subtitel
• (deel)organisatie
• auteurs
• type
• status
• laatst bewerkt

Wanneer je op zoek bent naar een persoon, ga je naar de tab Personen in het side menu. Ook hier is het mogelijk om te kiezen voor de filter 'zoeken buiten instelling', waarmee ook personen van andere hogescholen getoond worden. LET OP: profielen van personen kunnen alleen worden ingezien en bewerkt wanneer je daar de juiste rechten voor hebt.

De zoekbalk binnen de tab Personen doorzoekt de volgende informatie:

• voornaam
• achternaam
• identifiers

• Concept (opgeslagen en alleen zichtbaar voor de eigenaar, materialen in de prullenbak hebben altijd de status ‘concept’);
• Openstaand (ingediend voor publicatie en wachtend op actie van de ondersteuner);
  • Ingediend / in beoordeling

    (De status "in beoordeling" betekent dat een collega de publicatie heeft geopend voor beoordeling. De status "ingediend" houdt in dat de publicatie nog niet door een andere collega is geopend of bewerkt wordt. Het kan wel zijn dat je collega na het openen niet verder is gegaan met de beoordeling. Je kan de publicatie dan "wijzigen" en "opslaan" om de status terug te brengen naar "ingediend". Bij de status "Ingediend" kan je een publicatie dus goedkeuren of afkeuren en bij de status "in beoordeling" is een andere collega de publicatie aan het bewerken.)

• Goedgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is goedgekeurd);
• Afgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is afgekeurd);
• Gepubliceerd (dit kan zijn open, intern of gearchiveerd);
• Gearchiveerd (zeer beperkt toegankelijk).

Tip: het is aan te raden om, voordat je begint met invoeren, eerst te checken of het materiaal al eerder door een collega is ingevoerd. Ga hiervoor naar de tab Publicaties in de menubalk aan de linkerkant en start je zoekopdracht.

Er verschijnt een pop-up scherm.

Maak een keuze voor het organisatieonderdeel waarvoor je het materiaal invoert. In de meeste gevallen is dit je hogeschool of universiteit, maar dit kan ook een project of samenwerkingsverband zijn.

Deze stap wordt overgeslagen als je maar bij 1 organisatieonderdeel bent aangesloten. Je start dan met stap 2 in het pop-up scherm. Hier selecteer je het type publicatie dat je gaat invoeren: een afstudeerproduct of stageverslag, een leermateriaal of een onderzoekspublicatie.

Op basis van je keuze krijg je een scherm te zien met de velden die je moet invullen om het materiaal te kunnen publiceren.  

Je kunt er ook voor kiezen om een eerder ingevoerd materiaal als basis te gebruiken voor een nieuw materiaal, zodat je bij sterk gelijkende materialen niet alle metadata telkens opnieuw hoeft in te vullen. Bij het opvoeren van een materiaal zie je de keuze ‘Template gebruiken’. Wanneer je hier kiest voor een vooraf ingevuld template, mag je de database met materialen doorzoeken en hier een materiaal selecteren. Onder water wordt er dan een kopie gemaakt. Op deze manier kan zowel een invoerder die een bulk aan materialen wil invoeren met grotendeels dezelfde metadata gebruik maken van vooraf ingevulde velden, maar ook een Sitemanager die een invoerder wil ontzorgen kan een materiaal publiceren (bijvoorbeeld door het materiaal intern te publiceren) met als titel ‘Template voor Jan’ die de invoerder in stap 3 kan selecteren.

Afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie

Wanneer je hebt gekozen voor een publicatietype kun je beginnen met het invullen van de beschikbare velden. Hieronder zie je een beschrijving van deze velden voor de types afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie.

De velden met een sterretje* zijn verplicht. Het kan zijn dat jouw Site Manager velden een ander label heeft gegeven, of de verplichting heeft weggehaald. Probeer zo veel mogelijk velden in te vullen, des te beter is het materiaal straks vindbaar op het platform waar je op wilt publiceren.

Metadatavelden leermateriaal

Wanneer je hebt gekozen voor een publicatietype kun je beginnen met het invullen van de beschikbare velden. Hieronder zie je een beschrijving van deze velden voor de types afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie.

De velden met een sterretje* zijn verplicht. Het kan zijn dat jouw Site Manager velden een ander label heeft gegeven, of de verplichting heeft weggehaald. Probeer zo veel mogelijk velden in te vullen, des te beter is het materiaal straks vindbaar op het platform waar je op wilt publiceren.

Toekennen van trefwoorden

1. Houd je voor de NL-trefwoorden aan de schrijfwijze van het laatste Groene Boekje. Evt. kan ook de NBD-Biblion-thesaurus uitkomst bieden of de vaste trefwoorden van de GCC. Voor de EN-trefwoorden kan de Oxford- of de Cambridge Dictionary als voorbeeld dienen.
   
   
2. Gebruik hoofdletters alleen op de voorgeschreven Nederlandse wijze voor NLen EN-trefwoorden (denk aan eigen namen). Trefwoorden anders altijd met kleine letters hanteren.
   
   stedenbouwkundigen
   neurologische aandoeningen
   Franse recepten
   
   
3. Noteer bij voorkeur zowel gebruikelijke afkortingen als de voluit geschreven woorden. Met zoals gebruikelijk de afkorting erachter.
   
   hoger beroepsonderwijs (HBO)
   autisme spectrum stoornis (ASS)
   probleemgericht onderwijs
   Prinses Margriet Fonds [eigen naam]
   
   
4. Hanteer de gebruikelijke aanwijzing om zelfstandige naamwoorden zoveel mogelijk in het meervoud te zetten.
   
   Franse recepten
   Friese paarden
   groepsgesprekken
   onderwijsvakorganisaties
   
   
5. Houd trefwoorden in dezelfde taal als het oorspronkelijke document. Dus gebruik NL-trefwoorden bij Nederlandse teksten en EN-trefwoorden bij Engelse teksten.
   
   NB: evt. kunnen aan een Engelstalige record, naast de EN-trefwoorden, ook enkele NL-trefwoorden worden toegevoegd, zodat die records ook met NL-zoektermen boven water kunnen komen.
   
   
6. Check welke trefwoorden er binnen de instelling en daarbuiten zijn gebruikt voor hetzelfde onderwerp en of je daarbij aan kunt sluiten, indien ze aan bovenstaande richtlijnen voldoen.

Bestanden toevoegen

Bestanden kunnen gemakkelijk worden toegevoegd door middel van het principe ‘drag & drop’ of door te uploaden via de button Select. Let op: een bestand mag maximaal 10GB groot zijn.

Links toevoegen

Een URL toevoegen werkt op dezelfde manier als het toevoegen van een bestand. Ook hier kun je een toegangsrecht toekennen per individuele link. Bij het gebruik van niet persistente links bestaat ben je zelf verantwoordelijk voor het beheer op beschikbaarheid. Hier is geen controle voor vanuit het systeem.

Toegangsrechten en gebruikersrechten

Toegangsrechten

Het kan voorkomen dat een materiaal verschillende bestanden bevat (zoals een hoofdbestand en een bijlage) die elk een ander toegangsrecht hebben. Het is daarom mogelijk om een apart toegangsrecht per bestand in te voeren via het veld Toegangsrecht.

In onderstaande tabellen kun je per toegangsrecht zien wat er in combinatie met het gekozen kanaal gebeurt met het bestand en de metadata

Publiek toegankelijk

Beperkt toegankelijk

Niet toegankelijk

Gebruiksrechten

Je kan ook het gebruikersrecht van een bestand of URL per bestand kiezen. De dropdown lijst bevat zowel Creative Commons licenties en overige licenties. Deze lijst kan in de toekomst verder uitgebreid worden. 

Creative Commons

De verschillende CC-licenties

Een auteursrechthebbende kan voorwaarden verbinden aan zijn of haar werk waarin staat of en op welke wijze het werk openbaar gemaakt of verveelvoudigd mag worden door anderen. Met zo'n licentie kun je in één keer aan iedereen duidelijk maken onder welke voorwaarden het werk gebruikt mag worden zonder dat er toestemming gevraagd hoeft te worden. Het aanbieden van een werk onder dergelijke voorwaarden betekent niet dat de auteursrechthebbende daarmee zijn of haar auteursrechten opgeeft.

De meest voorkomende licenties zijn die van Creative Commons. Die heeft zes (gratis) beschikbare standaardvarianten (zie hieronder) waarmee auteursrechthebbenden bepalen in welke mate werk verder verspreid mag worden, en onder welke voorwaarden dit gebeurt. Afhankelijk van welke Creative Commons-licentie de auteursrechthebbende gebruikt, zijn de mogelijkheden voor het vrijelijk openbaar maken of verveelvoudigen van het werk door derden meer of minder ruim (bron: https://auteursrechten.nl/gebruik/gebruiksvoorwaarden/#creativecommons)

bron: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:CC_License_Freedom_Scale_Chart.png

De juiste licentie kiezen

Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van een licentie voor een werk dat je zelf hebt gemaakt en waarvoor je de rechten hebt om een ​ licentie te verlenen, raden we je aan om de CC Chooser van Creative Commons te gebruiken. Deze begeleidt je door een beslissingsboom met een reeks vragen die je helpen de juiste licentie voor je werk te vinden: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a5/CC_License_Freedom_Scale_Chart.png

Embargo op bestandsniveau

Het embargo op bestandsniveau is toegevoegd. Dat betekent dat een embargo-datum niet meer geldt voor het hele publicatierecord, maar per bestand kan worden ingevuld. Wanneer het embargo verloopt, geldt het eerder gekozen toegangsrecht.

Bestanden verwijderen

Je kunt geüploade bestanden gemakkelijk weer verwijderen via het prullenbakje dat achter de upload staat. Verwijderde bestanden komen niet in de prullenbak te staan maar worden definitief verwijderd.

Bestaande auteur toevoegen

Voordat je een auteur handmatig toevoegt, is het raadzaam om eerst in de database met auteurs te zoeken of de auteur al in het systeem staat. Je start altijd met het zoeken naar auteurs binnen je eigen instelling. Door het vakje Zoeken buiten instelling aan te vinken kun je de database met auteurs van andere instellingen doorzoeken.

Als je een auteur geselecteerd hebt vul je de rol/functie van de auteur in.

Nieuwe auteur toevoegen

Wanneer je een auteur niet kan vinden in de database, kun je een nieuwe auteur aanmaken. Klik dan op de tab Handmatig. Vul zoveel mogelijk velden in, maar in elk geval de verplichte. Het is ook mogelijk om een nieuwe auteur aan te maken via de tab Personen in het side menu.

Je kunt de naam van een auteur per publicatie aanpassen via het metaveld ‘Alias’. In dit veld kun je een vrije tekst invoeren die als alias geldt. Aliassen zijn zichtbaar in het publicatierecord bij toegevoegde auteurs. Als je erop klikt ga je naar het profiel.

Wanneer je meerdere auteurs hebt toegevoegd, kun je indien gewenst de volgorde aanpassen. De auteur die bovenaan staat, wordt als eerste getoond op het portaal waar je het materiaal op publiceert. Het is mogelijk om de auteursvolgorde aan te passen door te slepen via de icoontjes die voor de naam staan:

Een auteur die je hebt toegevoegd kun je daarna nog bewerken of weer van de publicatie verwijderen.

Externe auteurs 

Bij het opvoeren van auteurs kunnen de volgende situaties van toepassing zijn:

• Je weet wat de organisatie is en deze staat ook in de lijst
• Je weet niet wat de organisatie
• Je weet wat de organisatie is maar die staat niet in de lijst

Daarom kun je nu kiezen voor de opties 'bekend in SURFsharekit' of 'onbekend in SURFsharekit' via een radiobutton:

Als je de radiobutton op 'bekend in SURFsharekit' laat staan kan je de lijst met organisaties openen en een organisatie kiezen. Wanneer je kiest voor 'onbekend in SURFsharekit' hoef je dit veld niet in te vullen, het is zelfs niet meer mogelijk. De persoon die wordt dan gekenmerkt als ‘externe’. 

Bij het opvoeren van een persoon via een publicatierecord kun je in stap 2 ook nog een label 'extern' meegeven. Dit is metadata op publicatierecordniveau, en bestaat dus naast de mogelijkheid om een profiel als extern in te voeren. Zo kun je bij het opvoeren van een material vanuit Hogeschool Utrecht een persoon van de Hanzehogeschool toevoegen die je op publicatieniveau het label ‘extern’ geeft:

Op de publicatie zie je naast de naam, alias en rol van de persoon dan ook een tag 'extern' staan. Zo weet je dat deze persoon als externe aan de publicatie heeft meegewerkt:

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat deze informatie nog niet getoond kan worden. Wanneer een persoon op een publicatie als externe heeft meegewerkt en je dit in SURFsharekit aangeeft, blijft deze informatie vooralsnog alleen in SURFsharekit beschikbaar.

TIP: voer eerst alle children in, voordat je de parent gaat invoeren.

1. Start met invoeren van een leermateriaal. Dit is je ‘parent’.
2. Via het metaveld ‘gekoppelde lesmaterialen’ kun je nu één of meerdere bestaande materialen (dat worden je children) gaan koppelen:
   
   
3. Er verschijnt een pop-up. In de zoekbalk zoek je op de titel van het child. Als je het gevonden hebt selecteer je het materiaal.

   
   

4. Voeg de ‘soort relatie’ toe. Dit is altijd ‘Onderdeel van’.

5. Klik op ‘opslaan’.

   
   

De relatie is nu gelegd tussen de ‘parent’ en de ‘child’. In SURFsharekit kun je direct naar het gekoppelde materiaal doorklikken. Het materiaal opent altijd in een nieuw venster. Wanneer een materiaal onderdeel is van een ander materiaal, zie je het veld ‘Onderdeel van’ / ‘Is part of’. Wanneer een materiaal onderdelen bevat, zie je het veld ‘Gekoppelde lesmaterialen’ / ‘Parts’. Je kunt zowel via de ‘parent’ naar de ‘children’ doorklikken, als andersom.

Je kunt de koppeling weer verwijderen door op het prullenbakje te klikken:

Om een DOI aan te vragen klik je op de button ‘Maak een DOI aan’. Er wordt automatisch een DOI gegenereerd. Het is niet mogelijk om deze DOI zelf te wijzigen nadat deze is aangemaakt dus wees hier voorzichtig mee.

Het veld waarin je een DOI aanvraagt, kan ook gebruikt worden om een reeds bestaande DOI in te voeren. Gebruik hiervoor alleen het DOI-nummer (bijvoorbeeld 10.1177/0973408219840567) en niet het DOI-nummer inclusief de resolver (bijvoorbeeld https://doi.org/10.1177/0973408219840567).

Een DOI inclusief resolver kun je invoeren in het veld ‘Link toevoegen’.

Betekenis kanalen

Publiceren onder embargo

Het is mogelijk om een materiaal onder embargo te publiceren via het veld Publiceren op datum. Dat wil zeggen: je voert het materiaal alvast op maar geeft een publicatiedatum op die in de toekomst ligt. Met de aanvang van die datum wordt het materiaal gepubliceerd. Tot die tijd blijft het materiaal binnen SURFsharekit staan en is het alleen zichtbaar voor de eigenaar van het materiaal en de Site Manager van de instelling.

Publiceren vanuit een samenwerkingsverband

Het is mogelijk om materiaal te publiceren vanuit een samenwerkingsverband. Wanneer je materiaal gaat opvoeren kies je bij stap 1 voor het betreffende samenwerkingsverband. Bij stap 2 kies je het type materiaal dat je wilt gaan opvoeren.

LET OP: als je publicaties opvoert vanuit een samenwerkingsverband, en je kiest voor Intern publiceren, is het materiaal alleen zichtbaar voor de mensen die aan het samenwerkingsverband verbonden zijn.

Publicaties wijzigen

Een reeds gepubliceerd item kan naderhand nog gewijzigd worden. Dit doe je door op de button Wijzigen te klikken.

Zodra je op deze button hebt geklikt, krijgt het item de status Concept. Vergeet daarom niet om na de wijzigingen die je hebt gedaan nog op de button Opslaan en publiceren of Publiceren te klikken. Als je dit niet doet, wordt de wijziging niet opgeslagen.

LET OP: ook wanneer je de status veranderd in Archief of Intern gepubliceerd, is het noodzakelijk om het item te publiceren via de button Publiceren of Indienen.

Je kan ingediende publicaties vanaf het dashboard beoordelen of de workflow openen door op de publicatie te klikken. Vervolgens kun je het ingediende materiaal goedkeuren of afkeuren via de button Goedkeuren of Afkeuren bovenaan de pagina.

Wanneer je het materiaal goedkeurt wordt het materiaal beschikbaar via de kanalen die aan staan.

Wanneer je het materiaal afwijst, kun je bij het afkeuren van een ingediend materiaal de reden hiervoor invullen, zodat de indiener weet wat hij verkeerd heeft gedaan en moet aanpassen. Wanneer de indiener het materiaal dat is afgekeurd vanuit zijn of haar Dashboard opent, is het menuboxje aan de linkerkant lichtrood. Bij 'afgekeurd' staat 'bekijk hier de reden van afkeuren'. Als de indiener hierop klikt, opent een pop-up met de reden van afkeuren. Als de indiener aanpassingen maakt in het materiaal en deze opslaat, verdwijnt de rode kleur en de mogelijkheid om de reden van afkeuren in te zien.

Door op de button Wijzigen te klikken kun je eventuele aanpassingen maken, maar het is niet mogelijk om na het wijzigen van een ingediende publicatie de publicatie alsnog af te wijzen.

Het materiaal wordt als verwijderd doorgegeven aan de externe harvesters. Afhankelijk van hoe vaak de harvester langskomt, is het materiaal direct verwijderd van het platform waarop het gepubliceerd is. Voor de HBO Kennisbank geldt dat zij elk uur opnieuw harvesten, edusources harvest elke 2 minuten.

Na het depubliceren, kun je eventueel een ander kanaal aanzetten, zoals Intern gepubliceerd of Archief. Je kunt het record vervolgens opnieuw ‘publiceren’, maar dat hoeft niet. Als je ervoor kiest om het record op te slaan zonder een kanaal te kiezen, is het alleen zichtbaar voor de Sitemanager met als status ‘concept’.

Publicaties verwijderen

Het is mogelijk om een publicatie te verwijderen via het prullenbak-icoontje rechtsboven in het scherm:

Wanneer je een publicatie verwijdert, komt het automatisch in de prullenbak terecht. De publicatie is hiermee nog niet definitief verwijderd. Siteadmins en Ondersteuners kunnen materialen definitief verwijderen via de prullenbak. Na verwijdering van de publicatie en het bestand, duurt het bij Google vaak een hele tijd voordat de index wordt bijgewerkt. De metadata blijven vaak nog lange tijd rondzwerven in de Google cache. Wil je dat Google de metadata zo snel mogelijk uit de cache verwijderd, moet je daar een verzoek bij Google voor indienen via een Aanvraagformulier voor verwijdering van persoonlijke informatie.

Vanuit de prullenbak kun je publicaties ook weer herstellen via:

Saneren

Sitemanagers kunnen publicaties die voor een bepaalde datum gepubliceerd zijn, in één keer depubliceren, archiveren of verwijderen via het side-menu ‘Publicaties’. Door op de Saneren knop te klikken kunnen sitemanagers filteren op status [archief, gepubliceerd, concept], publicatiedatum, publicatietypen [onderzoek, scriptie, dataset, leermateriaal, project] en organisatieonderdeel:

Het organogram wordt ingericht door de Site Manager en bestaat uit alle organisatieonderdelen die nodig zijn om materiaal te kunnen metadateren, zoals alle afdelingen, opleidingen en lectoraten die bij jouw instelling horen. De organisatieonderdelen kunnen op verschillende niveaus in het organogram worden geplaatst. De hoofdniveaus zijn:

• Organisatie (hogeschool of universiteit)
• Afdeling (bijvoorbeeld een kenniscentrum, faculteit of instituut)
• Lectoraat (valt onder een Afdeling voor onderzoek)
• Opleiding (valt onder een Afdeling voor onderwijs)

Voorbeeld hiërarchie Hogeschool Utrecht:

Organisatielagen toevoegen

Sitemanagers richten de organisatiestructuur in. Sitemanagers kunnen net zo veel organisatieonderdelen toevoegen als gewenst.

Wijzigen of toevoegen van een organisatieonderdeel

Het toevoegen van een organisatieonderdeel kan heel gemakkelijk door te klikken op de plus-button die naast een organisatieonderdeel staat. Een eenmaal toegevoegd onderdeel kan ook weer gewijzigd worden via het potloodje.

Kies eerst het niveau waar het organisatieonderdeel onder komt te staan en beschrijf de details van het organisatieonderdeel in stap 2, zoals de naam en het type organisatie (hierbij heb je de keuze uit de bovengenoemde hoofdniveaus).

Organisatieonderdeel inactief maken

Het is mogelijk om een organisatieonderdeel op ‘inactief’ te zetten door op het prullenbak-icoontje te klikken. Dit kan wenselijk zijn wanneer een organisatieonderdeel is opgeheven, gefuseerd of een naamsverandering heeft ondergaan. Het organisatieonderdeel blijft zichtbaar in het organogram, maar is grijs-gearceerd.

Wanneer een organisatieonderdeel op ‘inactief’ wordt gezet, kan het onderdeel nog steeds geselecteerd worden bij het opvoeren van materiaal. In de drop-down lijst met opties wordt in de tekst aangegeven of een onderdeel inactief is of niet.

Het definitief laten verwijderen van organisatieonderdelen kan via de SURFsharekit Admin door een e-mail te sturen naar info@surfsharekit.nl.

Metadatavelden persoonsprofiel

Persoonsgegevens 

*   Een auteur kan zijn eigen gegevens aanvullen in het eigen profiel, via klikken op de eigen naam in het linker menu.

**  Er is een verschil tussen de functie en de rol van een persoon. In het profiel van de persoon vul je de functie in. Op de publicatie kan de rol verschillen van de functie. Een docent kan bijvoorbeeld als lid van een lectoraat meewerken aan een publicatie maar zijn functie is docent of onderzoeker.

Personen toevoegen

Het is ook mogelijk om vanuit het tabblad Personen nieuwe gebruikers toe te voegen via de button ‘Persoon toevoegen’. Door deze persoon aan een bepaalde groep te koppelen komt de persoon direct in de juiste groep komen te staan de eerste keer dat ze inloggen.

Personen claimen

Sitemanagers kunnen personen die bij een andere organisatie zitten te 'claimen' voor hun eigen organisatie, zodat zij het profiel kunnen beheren. In het menu-item Personen is er de mogelijkheid om een persoon uit de lijst te claimen via dit symbool:  

Als je op het symbool klikt opent een modal waarin je een keuze moet maken voor welke organisatie je de persoon wil claimen. Dit zijn alleen hoofdorganisaties en consortia. Wanneer een claimverzoek wordt afgewezen of goedgekeurd, ontvangt de Sitemanager een notificatie via de mail.

Personen verwijderen

Het is mogelijk om een persoon naar de prullenbak te verplaatsen via het prullenbak-icoontje in zijn of haar profiel:

Personen kunnen alleen verwijderd worden door gebruikers die hiervoor het recht hebben gekregen van de Sitemanager.

Wanneer je een persoon verwijdert, komt hij automatisch in de algemene prullenbak terecht. De persoon is hiermee nog niet definitief verwijderd uit alle systemen. Het definitief verwijderen van personen kan alleen de SURFsharekit Admin. Stuur hiervoor een mailtje naar info@surfsharekit.nl.

Vanuit de prullenbak kun je personen ook weer herstellen via:

Profielen mergen

Sitemanagers kunnen meerdere profielen van dezelfde gebruiker samen voegen, zodat er maar 1 "versie" van een profiel is met álle metavelden (inclusief gekoppelde publicaties) van deze persoon. Op een profielpagina is een optie om een profiel samen te voegen. Door op deze knop te klikken start het proces van samenvoegen. Dit wordt getoond in een footer. Deze footer blijft altijd in beeld totdat je het merge-proces afgerond hebt of gestopt bent.

Na het selecteren van 'verdergaan' kom je terecht in een modal waarin je via een dropdown een keuze kan maken tussen de verschillende waardes uit de verschillende profielen. Wanneer je daarna op ‘bevestigen’ klikt, worden de gekozen profielen samengevoegd en komen alle referenties naar de personen terecht in het nieuwgekozen profiel. Alle niet gekozen profielen zijn na het mergen definitief permanent verwijderd. NB: alleen inactieve profielen kunnen gemerged worden. Het mergen van actieve profielen kan alleen via de SURF beheerder.

• Afstudeerproducten of stageverslagen;
• Leermaterialen;

Elk publicatietype beschikt over een eigen template waarin de metadatavelden zijn opgenomen die bij het type materiaal horen.

Elke instelling beschikt standaard over drie default templates. Deze templates krijgt elke instelling automatisch toegewezen.

Bestaand template aanpassen

Om een bestaand template aan te passen, stuur je eerst een e-mail naar de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl. De Admin kan een template voor je klaarzetten onder de tab Templates.

Klik op de beschikbare template in het submenu Templates, bijvoorbeeld Template Scriptie (default). Je ziet vervolgens een overzicht van alle metadatavelden die aan dit template zijn toegevoegd. Bij elk metadataveld zie je verschillende opties staan:

• Aan/uit: dit veld wordt wel/niet getoond;
• Verplicht/niet verplicht: dit veld is wel/geen verplicht veld;
• Label: dit veld wordt gelabeld als …;

Niet alle metavelden zijn door de Site Manager aan te passen. De meeste velden zijn volgens de uitwisselingstandaard die wij hanteren verplicht en kunnen daarom niet zomaar uit worden gezet. De labels zijn wel naar eigen smaak in te richten, indien gewenst.

Nieuw template creëren

Het is ook mogelijk om een uniek template aan te laten maken door de SURFsharekit Admin. Je kunt hiervoor een aanvraag sturen naar info@surfsharekit.nl.

Daarnaast krijgt elke medewerker en student na inlog automatisch leesrechten op de materialen van hun eigen instelling die via SURFsharekit gepubliceerd zijn op een portaal, en op materialen die binnen SURFsharekit de status Intern gepubliceerd hebben.

Materialen met de statussen concept, embargo, archief of ingediend zijn alleen inzichtelijk voor de eigenaar van deze materialen en voor de Site Manager van de instelling.

Groepen

Voor elke instelling worden default 4 groepen klaargezet:

• Studenten
• Medewerkers
• Ondersteuners
• Site Managers

Iedereen die voor het eerst inlogt in SURFsharekit, komt automatisch in de groep Medewerkers of Studenten terecht. Daarna wordt je in een tweede groep geplaatst, afhankelijk van of je student of deelnemer aan een consortium bent.

De leden van deze groepen hebben bepaalde rechten. Zo mag een lid van de groep Studenten niet zomaar publiceren zonder akkoord van de Site Manager. Een lid van de groep Ondersteuners mag dit bijvoorbeeld wel.

Personen die via SURFconext inloggen, worden dus automatisch in één van deze groepen te staan. De Site Manager kan daarnaast ook handmatig personen toevoegen en de rechten die deze groepen hebben beheren. Dit kan onder de tab Organisatie en vervolgens onder Groepen.

De Site Manager kan personen aan deze groep toevoegen door te klikken op de button Gebruiker toevoegen. Je kunt alleen bestaande personen toevoegen. Dat betekent dat een persoon eerst een keer ingelogd moet zijn geweest óf dat een persoon op een eerder moment handmatig is opgevoerd.

Personen uit groep verwijderen

Het is mogelijk om personen uit een groep te verwijderen, en daarmee iemand zijn of haar extra rechten weer te ontnemen. Leden uit een groep verwijderen gebeurt via het prullenbak-icoon. Je verwijdert hiermee de persoon alleen uit de groep, niet uit het systeem.

Soms is het niet mogelijk om een persoon uit een groep te verwijderen. Dat betekent dat het de enige groep is waar deze persoon lid van is. Een persoon moet altijd lid blijven van tenminste 1 groep.

LET OP: de groep Leden kan niet bewerkt worden. Ledengroepen worden aangemaakt om gebruikers bij het onboardingsproces een plek te geven, voordat bepaald wordt aan de hand van SURFconext of zij tot de medewerkers- of studentengroepen behoren. Dit is een proces dat aan de achterkant plaatsvindt en waar je als Sitemanager geen invloed op hebt. Je kan daarom niet zomaar gebruikers erin of eruit halen.

Rechten van een groep aanpassen

De Site Manager kan een medewerker of student toevoegen aan de groep Ondersteuners of Site Managers. Leden van deze groepen hebben meer rechten binnen SURFsharekit, zoals bijvoorbeeld het recht om andermans materiaal te mogen bewerken of te verwijderen.

Daarnaast kan de Site Manager indien gewenst een uniek template aan een groep toewijzen.

De rechten die de groepsleden krijgen werken van boven naar beneden. Groepsleden die bijvoorbeeld alle materialen van een instituut mogen bewerken, mogen ook de materialen bewerken van de opleidingen die onder dat instituut vallen.

De Site Manager kan de rechten van groepen niet bewerken. Indien een groep minder of meer rechten moet krijgen, neem je contact op met de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl.

Templates toekennen

Je kan ervoor kiezen om een uniek template voor een groep aan te maken en hier te selecteren. Als je een uniek template wilt aanmaken, laat dit dan weten aan de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl. De SURFsharekit Admin zet dan een template voor je klaar die je vervolgens zelf kunt beheren.

Een samenwerkingsverband bestaat altijd uit verschillende (deel)organisaties, dit kan bijvoorbeeld zijn tussen 2 lectoraten of tussen 2 hogescholen.

Een samenwerkingsverband moet bij de SURFsharekit Admin worden aangevraagd (info@surfsharekit.nl). Deze kent een Site Manager en een penvoerende instelling toe. Het eigenaarschap van het samenwerkingsverband ligt bij de penvoerende instelling.

Als jouw instelling SRAM afneemt, is het mogelijk om je eigen samenwerkingen zelf aan te vragen en vervolgens ook zelf te beheren, zonder tussenkomst van de SURFsharekit Admin. Met een SRAM samenwerking kun je onderzoekers en docenten niet alleen toegang geven tot verschillende diensten die aangesloten zijn, ook kunnen zij straks zélf (instellingsoverstijgende) samenwerkingen beheren. Uiteraard niet zonder dat de beheerder van de instelling hier akkoord op geeft. Als laatste kun je via SRAM ook je eigen onderzoeksdiensten aansluiten en beschikbaar maken. Wil je meer over SRAM lezen, kijk dan even op de website van SURF.

Weet je niet zeker of jouw instelling SRAM afneemt, kijk dan even in de lijst Institutions using SRAM.

Op de pagina Vakcommunity's en collecties vind je een uitgebreide handleiding voor het aanvragen van samenwerkingsverbanden voor het publiceren op edusources.

Organisatie: Het samenwerkingsverband is zichtbaar in het menu onder Organisatie en is zichtbaar in het Organogram.

Rechten: Een samenwerkingsverband krijgt net als een organisatie 4 default groepen toegewezen. De Site Manager heeft de rechten om ondersteuners, docenten, onderzoekers en studenten toe te voegen aan het samenwerkingsverband.

Templates: Een samenwerkingsverband krijgt net als een organisatie 3 default templates toegewezen. De Site Manager kan daarnaast een uniek template toekennen aan een samenwerkingsverband.

Publiceren: Wanneer iemand onderdeel is van een samenwerkingsverband, ziet diegene dit terug wanneer hij of zij start met invoeren van een materiaal. De invoerder krijgt de pop-up met de vraag wat voor materiaal hij of zij wilt invoeren, en ziet daarbij de templates die hij of zij kunt gebruiken: de template van zijn of haar instelling (onderzoek of leermateriaal) en de template van het samenwerkingsverband waar hij of zij onderdeel van is.

NB: wanneer je in een template van een samenwerkingsverband werkt en je kiest voor de status Intern publiceren wordt het materiaal en de bijbehorende bestanden intern binnen SURFsharekit beschikbaar voor de groep met gebruikers die gekoppeld is aan het samenwerkingsverband.

Via de button Exporteren kun je een export maken van het materiaal dat in SURFsharekit staat opgeslagen.

De volgende parameters zijn beschikbaar:

• Publicatietype
• Organisatie
• Datumbereik

De volgende export typen zijn beschikbaar:

• Export (van de metadata)
• Statistieken (over de invoer)
• Downloads (van de materialen). Private downloads zijn het aantal downloads die binnen SURFsharekit plaatsvinden. Public downloads zijn het aantal downloads die buiten SURFsharekit plaatsvinden (vanaf platforms).

Klik op de button Rapportage downloaden. De rapportage wordt uitgedraaid in Excel.

API Keys
SURFsharekit biedt gebruikers van de dienst een base-URL op basis van OAI-PMH of JSON. Met de juiste API key kunnen materialen worden opgehaald.

Documentatie
Het inrichten van de API kun je het beste beleggen bij een (externe) technische partij. Er is beknopte documentatie beschikbaar voor het inrichten van de API per protocol.

• OAI-PMH: https://api.surfsharekit.nl/api/oaipmh/v1/docs
• JSON: https://api.surfsharekit.nl/api/jsonapi/persons/v1/docs

Deze documentatie is een momentopname. Door wijzigingen in de software van SURFsharekit kan deze op het moment van raadplegen verouderd zijn. Wil je gebruik maken van de API-service? Neem dan contact met ons op via info@surfsharekit.nl en de technisch beheerder van je instelling.