Zoeken:

Snel naar:

Inleiding

Deze gebruikershandleiding is bedoeld voor medewerkers van hogescholen en universiteiten die materialen in SURFsharekit invoeren, om ze vervolgens te publiceren. Dit kan zowel intern binnen SURFsharekit voor een bepaalde groep, als extern op verschillende platforms, zoals de HBO Kennisbank, edusources of een eigen platform, zoals de website van je eigen hogeschool of universiteit.

SURFsharekit is een repositorydienst van SURF. Heb je naar aanleiding van deze handleiding nog vragen? Neem contact op met de Site Manager van je eigen instelling of met SURF via info@surfsharekit.nl.

Inloggen

SURFconext

De toegang tot SURFsharekit gaat via SURFconext voor instellingen. 

  • Navigeer in je browser naar https://www.surfsharekit.nl.
  • Klik op de inlog-button. Je wordt automatisch doorverwezen naar de inlogpagina van SURFconext.
  • Log vervolgens in met je instellingsaccount.

Wanneer je voor de eerste keer inlogt, krijg je een zogenaamd “consent scherm” te zien waar specifiek gevraagd wordt of je gebruikersgegevens (zoals een e-mailadres en naam) wil doorgeven aan SURFsharekit. Dit scherm ziet er zo uit

Door te accepteren kom je automatisch terecht op de beginpagina (Dashboard) van SURFsharekit en kan je direct gebruikmaken van de dienst. Nadat je geaccepteerd hebt om je gegevens te delen, wordt deze keuze onthouden. Zo hoef je bij het inloggen niet telkens opnieuw toestemming te geven.

Wil je weten voor welke diensten je de gebruiksgegevens hebt vrijgegeven, kijk dan op de profiel pagina van SURFconext.

Voor het verkrijgen van de juiste rechten om materiaal te publiceren neem je contact op met de Sitemanager van jouw instelling. Weet je niet wie dit is? Neem dan contact op met de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl.

SRAM

Als je lid bent van een samenwerkingsverband kan je inloggen met SURFconext of SRAM. 

Lees hier hoe je met een uitnodiging inlogt.

Wil je meer leren over SRAM? Ga dan naar SURF Research Access Management.

Inloggen als medewerker of student

Wanneer je als student voor het eerst inlogt, wordt je gevraagd om je opleiding te selecteren. De opleiding wordt dan alvast ingevuld bij het opvoeren van materiaal.

Als medewerker kun je zowel eigen materiaal als materiaal van anderen invoeren. Je krijgt daarom niet de keuze voor een opleiding of lectoraat.

Mijn profiel

Op basis van de informatie die SURFsharekit via SURFconext heeft gekregen, is bepaalde informatie in je profiel alvast voor je ingevuld. Je kunt je profiel daarna desgewenst aanvullen via Mijn profiel rechts bovenaan in het Dashboard naast de taal instellingsknop.

Invoer

Wil je een totaaloverzicht van alle materialen die jij hebt ingevoerd, klik dan op de snelknop mijn publicaties op je dashboard of ga naar de tab Invoer in je profiel. Hier kun je gemakkelijk zien met welke materialen je nog bezig bent en welke materialen al gepubliceerd zijn.

Auteur van

In het profiel zie je daarnaast een overzicht van alle materialen waar jij als auteur aan verbonden bent onder de tab Auteur van.

Groepen

Je kan in je profiel zien in welke groep(en) je zit via de tab Groepen. De groep waar je aan verbonden bent bepaalt je rechten binnen SURFsharekit.

Notificatie-instellingen

Je kan in je profiel aangeven of je notificaties vanuit Sharekit wil ontvangen. Het ontvangen van notificaties staat automatisch aan. Notificaties die niet aan- of uitgezet kunnen worden zijn uitgegrijst. Het gaat op dit moment alleen om claimverzoeken en saneeracties.

Je ontvangt een e-mail wanneer:

  • Jouw ingediende publicatie is goedgekeurd/afgekeurd
  • Er een materiaal voor je klaarstaat om te accorderen
  • Jouw saneeractie is afgerond (let op: deze mailnotificatie kun je niet uitzetten)
  • Een persoon van jouw organisatie wordt geclaimd door een andere organisatie (zie ook het kopje ‘claimen’)

Je kunt de notificatie-instellingen aanpassen:

  • per type materiaal (door de accordeon per type uit te klappen)
  • per type notificatie

Je ziet alleen rol-specifieke mailnotificaties. Dat betekent dat een student niet de mogelijkheid heeft om een claimverzoek-notificatie aan- of uit te zetten, omdat hij geen claimrechten heeft.

Als je mailnotificaties uitzet, maar je hebt de rol Sitemanager of Ondersteuner, zal je nog wel de taak op je Dashboard zien verschijnen. Het uitzetten van de notificaties betekent dus niet dat je de taak niet meer toegewezen krijgt.

Voor het creëren van overzicht op je Dashboard kun je gebruik maken van de nieuwe filters zoals hier is beschreven.


Zoeken

Er zijn verschillende manieren om binnen SURFsharekit te zoeken naar publicaties en personen. Op je Dashboard vind je een Algemene zoekbalk door op het vergrootglas te klikken. Via deze zoekbalk doorzoek je alle publicaties en personen die in SURFsharekit staan.

Wanneer je op zoek bent naar een publicatie, ga je naar de tab Publicaties in het side menu. Deze tab staat standaard gefilterd op publicaties van jouw eigen organisatie. Het is mogelijk om te kiezen voor de filter 'zoeken buiten instelling', waarmee ook publicaties van andere hogescholen getoond worden. LET OP: je ziet hier alleen publicaties die extern gepubliceerd zijn. Hiervoor geldt dat publicaties alleen kunnen worden ingezien en bewerkt wanneer je daar de juiste rechten voor hebt.

De zoekbalk binnen de tab Publicaties doorzoekt de volgende informatie:

  • titel
  • subtitel
  • (deel)organisatie
  • auteurs
  • type
  • status
  • laatst bewerkt


Wanneer je op zoek bent naar een persoon, ga je naar de tab Personen in het side menu. Ook hier is het mogelijk om te kiezen voor de filter 'zoeken buiten instelling', waarmee ook personen van andere hogescholen getoond worden. LET OP: profielen van personen kunnen alleen worden ingezien en bewerkt wanneer je daar de juiste rechten voor hebt.

De zoekbalk binnen de tab Personen doorzoekt de volgende informatie:

  • voornaam
  • achternaam
  • identifiers

Statussen

Er is een aantal statussen die je tegen kan komen in het systeem. Deze status kun je niet zelf toekennen maar krijgt een materiaal automatisch naar aanleiding van bepaalde acties:
  • Concept (opgeslagen en alleen zichtbaar voor de eigenaar, materialen in de prullenbak hebben altijd de status ‘concept’);
  • Openstaand (ingediend voor publicatie en wachtend op actie van de ondersteuner);
    • Ingediend / in beoordeling

      (De status "in beoordeling" betekent dat een collega de publicatie heeft geopend voor beoordeling. De status "ingediend" houdt in dat de publicatie nog niet door een andere collega is geopend of bewerkt wordt. Het kan wel zijn dat je collega na het openen niet verder is gegaan met de beoordeling. Je kan de publicatie dan "wijzigen" en "opslaan" om de status terug te brengen naar "ingediend". Bij de status "Ingediend" kan je een publicatie dus goedkeuren of afkeuren en bij de status "in beoordeling" is een andere collega de publicatie aan het bewerken.)

  • Goedgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is goedgekeurd);
  • Afgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is afgekeurd);
  • Gepubliceerd (dit kan zijn open, intern of gearchiveerd);
  • Gearchiveerd (zeer beperkt toegankelijk).

Materiaal toevoegen

Je kunt direct vanuit je Dashboard starten met materiaal toevoegen door op de button Nieuwe publicatie te klikken.

Tip: het is aan te raden om, voordat je begint met invoeren, eerst te checken of het materiaal al eerder door een collega is ingevoerd. Ga hiervoor naar de tab Publicaties in de menubalk aan de linkerkant en start je zoekopdracht.

Er verschijnt een pop-up scherm.

Maak een keuze voor het organisatieonderdeel waarvoor je het materiaal invoert. In de meeste gevallen is dit je hogeschool of universiteit, maar dit kan ook een project of samenwerkingsverband zijn.

Deze stap wordt overgeslagen als je maar bij 1 organisatieonderdeel bent aangesloten. Je start dan met stap 2 in het pop-up scherm. Hier selecteer je het type publicatie dat je gaat invoeren: een afstudeerproduct of stageverslag, een leermateriaal of een onderzoekspublicatie.

Op basis van je keuze krijg je een scherm te zien met de velden die je moet invullen om het materiaal te kunnen publiceren.  

Bij het invoeren van metavelden kun je ervoor kiezen om alle optionele velden te verbergen. Hiervoor is een schuifje beschikbaar bovenin het template:

Je kunt er ook voor kiezen om een eerder ingevoerd materiaal als basis te gebruiken voor een nieuw materiaal, zodat je bij sterk gelijkende materialen niet alle metadata telkens opnieuw hoeft in te vullen. Bij het opvoeren van een materiaal zie je de keuze ‘Template gebruiken’. Wanneer je hier kiest voor een vooraf ingevuld template, mag je de database met materialen doorzoeken en hier een materiaal selecteren. Onder water wordt er dan een kopie gemaakt. Op deze manier kan zowel een invoerder die een bulk aan materialen wil invoeren met grotendeels dezelfde metadata gebruik maken van vooraf ingevulde velden, maar ook een Sitemanager die een invoerder wil ontzorgen kan een materiaal publiceren (bijvoorbeeld door het materiaal intern te publiceren) met als titel ‘Template voor Jan’ die de invoerder in stap 3 kan selecteren.

Afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie

Wanneer je hebt gekozen voor een publicatietype kun je beginnen met het invullen van de beschikbare velden. Hieronder zie je een beschrijving van deze velden voor de types afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie.

De velden met een sterretje* zijn verplicht. Het kan zijn dat jouw Site Manager velden een ander label heeft gegeven, of de verplichting heeft weggehaald. Probeer zo veel mogelijk velden in te vullen, des te beter is het materiaal straks vindbaar op het platform waar je op wilt publiceren.

 

Veldnaam

 

 

Beschrijving

Titel*

Voer de titel van de publicatie in, zonder de ondertitel. Gebruik hiervoor de titel zoals vermeld in het materiaal zelf en niet die van het bestand.

Ondertitel

Voer, indien aanwezig, hier de ondertitel of een alternatieve titel in.

Samenvatting*

Beschrijf de inhoud van het materiaal. De eerste regels van de beschrijving worden meestal getoond als toelichting bij de titel op de portalen waar het materiaal getoond wordt. Juist die eerste regels moeten de gebruiker dus duidelijk maken of dit materiaal voor hem/haar geschikt is. Bij voorkeur is de samenvatting in de taal van de publicatie.

Plaats

Plaats waar de publicatie is gepubliceerd.

Publicatiedatum*

De datum waarop de publicatie officieel is gepubliceerd, zoals vermeld in de publicatie.

Uitgever (organisatie)*

Dit veld staat automatisch ingevuld.

Vakgebied*

Kies een thema waarin de publicatie thuishoort. De thema’s corresponderen met de thema’s op HBO Kennisbank.

Type*

Voor scripties maak je hier de keuze tussen afstudeerproduct of stageverslag. Voor onderzoek zijn meer opties beschikbaar.

Niveau*

Kies hier het niveau van het afstudeerproduct.

Gebruiksrecht*

Kies uit een van de Creative Commons gebruikslicenties uit de lijst. Meer informatie over deze rechten is te vinden op de site van Creative Commons Nederland.

Toegangsrecht*

Naast het toekennen van een licentie, geef je aan of het bestand open access of closed access beschikbaar is, of dat de toegang restricted is.

Pagina’s

Geef het totaal aantal pagina’s van het werk op.

Trefwoorden

Er kunnen meerdere trefwoorden worden toegekend. Indien een trefwoord is samengesteld uit twee of meer losse woorden kan dit als één trefwoord worden ingevoerd (voorbeeld: verpleegkundige interventie). Het is mogelijk meerdere trefwoorden tegelijk in te voeren door deze te scheiden door een komma). Door op enter te drukken voeg je het trefwoord toe. Regels omtrent het toekennen van trefwoorden vind je in hier.

Taal

Kies hier de taal waarin het afstudeerproduct/stageverslag geschreven is.

Auteurs en betrokkenen

Vul hier de naam in van de betrokken auteurs of afstudeerbegeleider. Je kunt hier ook de auteursvolgorde aanpassen en de rol van een auteur toevoegen.

Afstudeerorganisatie (alleen voor scripties)

Vul hier de naam in van het bedrijf waarbij de student is afgestudeerd.

Website url/profielpagina (alleen voor scripties)

Plaats hier indien beschikbaar een link naar een persoonlijke profielpagina van de auteur.

Cijfer (alleen voor scripties)

Vul hier het cijfer van het werk in. Het cijfer wordt niet getoond op de HBO Kennisbank en is alleen zichtbaar binnen SURFsharekit.

Award (alleen voor scripties)

Wanneer het werk een prijs heeft gewonnen, kun je die hier invullen.

Datum van goedkeuring* (alleen voor scripties)

Vul hier de datum in waarop het werk goedgekeurd is.

Toestemming* (alleen voor scripties)

In dit veld geef je aan of de student toestemming heeft gegeven via een toestemmingsformulier om zijn of haar werk extern te publiceren op HBO Kennisbank.

Druk (alleen voor onderzoek)

Indien van toepassing: de druk (editie) van de publicatie.

Gepubliceerd in (alleen voor onderzoek)

Naam van het tijdschrift of boek waarin de publicatie is verschenen.

Uitgever (brondocument) (alleen voor onderzoek)

Naam van de uitgever of organisatie van het tijdschrift, boek of website waar de publicatie is uitgegeven.

Plaats van uitgave (alleen voor onderzoek)

Plaats waar de uitgever van het tijdschrift, boek of website gevestigd is.

Aantal pagina’s (alleen voor onderzoek)

Totaal aantal pagina’s van de publicatie.

Jaargang (alleen voor onderzoek)

Jaargang (volume) of jaar van uitgave van het tijdschrift waarin de publicatie verschenen is

Nummer (alleen voor onderzoek)

Aflevering van het tijdschrift waarin de publicatie verschenen is.

ISSN (alleen voor onderzoek)

International Standard Serial Number: het unieke nummer dat aan een tijdschrift gekoppeld is.

ISBN (alleen voor onderzoek)

International Standard Book Number: het unieke nummer dat aan een boek gekoppeld is.

DOI (alleen voor onderzoek)

Een DOI (Digital Object Identifier) is een persistente identifier die vaak gebruikt wordt voor wetenschappelijke publicaties.

Handle (alleen voor onderzoek)

Een Handle is een persistente identifier die vaak gebruikt wordt voor museale objecten en archiefstukken

Conferentie (alleen voor onderzoek)

Naam, plaats en datum van de conferentie die aan de publicatie verbonden is, voor zover bekend.

Kanalen

Met het aan- of uitzetten van een kanaal bepaal je de status van het materiaal en/of op welk portaal het terecht moet komen.


Metadatavelden leermateriaal

Wanneer je hebt gekozen voor een publicatietype kun je beginnen met het invullen van de beschikbare velden. Hieronder zie je een beschrijving van deze velden voor de types afstudeerproduct, stageverslag of onderzoekspublicatie.

De velden met een sterretje* zijn verplicht. Het kan zijn dat jouw Site Manager velden een ander label heeft gegeven, of de verplichting heeft weggehaald. Probeer zo veel mogelijk velden in te vullen, des te beter is het materiaal straks vindbaar op het platform waar je op wilt publiceren.

 

Veldnaam

 

 

Beschrijving

Titel

Voer de titel van de publicatie in, zonder de ondertitel. Gebruik hiervoor de titel zoals vermeld in het materiaal zelf en niet die van het bestand.

Ondertitel

Voer, indien aanwezig, hier de ondertitel of een alternatieve titel in.

Samenvatting

Beschrijf de inhoud van het materiaal. De eerste regels van de beschrijving worden meestal getoond als toelichting bij de titel op de portalen waar het materiaal getoond wordt. Juist die eerste regels moeten de gebruiker dus duidelijk maken of dit materiaal voor hem/haar geschikt is. Bij voorkeur is de samenvatting in de taal van de publicatie.

Plaats

Plaats waar de publicatie is gepubliceerd.

Publicatiedatum

De datum waarop de publicatie officieel is gepubliceerd, zoals vermeld in de publicatie.

Uitgever (organisatie)

Dit veld staat automatisch ingevuld.

Gebruiksrecht

Kies uit een van de Creative Commons gebruikslicenties uit de lijst. Meer informatie over deze rechten is te vinden op de site van Creative Commons Nederland.

Toegangsrecht*

Naast het toekennen van een licentie, geef je aan of het bestand open access of closed access beschikbaar is, of dat de toegang restricted is.

Pagina’s

Geef het totaal aantal pagina’s van het werk op.

DOI

Een DOI (Digital Object Identifier) is een persistente identifier die vaak gebruikt wordt voor wetenschappelijke publicaties.

Trefwoorden

Er kunnen meerdere trefwoorden worden toegekend. Indien een trefwoord is samengesteld uit twee of meer losse woorden kan dit als één trefwoord worden ingevoerd (voorbeeld: verpleegkundige interventie). Het is mogelijk meerdere trefwoorden tegelijk in te voeren door deze te scheiden door een komma). Door op enter te drukken voeg je het trefwoord toe. Regels omtrent het toekennen van trefwoorden vind je in hier.

Taal

Kies hier de taal waarin het leermateriaal geschreven is.

Auteurs en betrokkenen

Vul hier de naam in van de betrokken auteurs. Je kunt hier ook de auteursvolgorde aanpassen en de rol van een auteur toevoegen.

Bruikbaar als

Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst

Soort leermateriaal

Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst. Raadpleeg bij twijfel dit tabel.

Technisch formaat

Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst

Beoogde eindgebruiker

Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst

Beoogde leeftijdsgroep

Kies uit een van de gegeven opties uit de lijst

Vocabulaire

In dit veld kun je vanuit een aantal vocabulaires, zoals Verpleegkunde of Vaktherapie, een keuze maken uit de serie elementen waaraan het materiaal voldoet.

Kanalen

Met het aan- of uitzetten van een kanaal bepaal je de status van het materiaal en/of op welk portaal het terecht moet komen.

Toekennen van trefwoorden

  1. Houd je voor de NL-trefwoorden aan de schrijfwijze van het laatste Groene Boekje. Evt. kan ook de NBD-Biblion-thesaurus uitkomst bieden of de vaste trefwoorden van de GCC. Voor de EN-trefwoorden kan de Oxford- of de Cambridge Dictionary als voorbeeld dienen.

  2. Gebruik hoofdletters alleen op de voorgeschreven Nederlandse wijze voor NLen EN-trefwoorden (denk aan eigen namen). Trefwoorden anders altijd met kleine letters hanteren.

    stedenbouwkundigen
    neurologische aandoeningen
    Franse recepten

  3. Noteer bij voorkeur zowel gebruikelijke afkortingen als de voluit geschreven woorden. Met zoals gebruikelijk de afkorting erachter.

    hoger beroepsonderwijs (HBO)
    autisme spectrum stoornis (ASS)
    probleemgericht onderwijs
    Prinses Margriet Fonds [eigen naam]

  4. Hanteer de gebruikelijke aanwijzing om zelfstandige naamwoorden zoveel mogelijk in het meervoud te zetten.

    Franse recepten
    Friese paarden
    groepsgesprekken
    onderwijsvakorganisaties

  5. Houd trefwoorden in dezelfde taal als het oorspronkelijke document. Dus gebruik NL-trefwoorden bij Nederlandse teksten en EN-trefwoorden bij Engelse teksten.

    NB: evt. kunnen aan een Engelstalige record, naast de EN-trefwoorden, ook enkele NL-trefwoorden worden toegevoegd, zodat die records ook met NL-zoektermen boven water kunnen komen.

  6. Check welke trefwoorden er binnen de instelling en daarbuiten zijn gebruikt voor hetzelfde onderwerp en of je daarbij aan kunt sluiten, indien ze aan bovenstaande richtlijnen voldoen.

Bestanden en links

Bestanden toevoegen

Bestanden kunnen gemakkelijk worden toegevoegd door middel van het principe ‘drag & drop’ of door te uploaden via de button Select. Let op: een bestand mag maximaal 10GB groot zijn.

Links toevoegen

Een URL toevoegen werkt op dezelfde manier als het toevoegen van een bestand. Ook hier kun je een toegangsrecht toekennen per individuele link. Bij het gebruik van niet persistente links bestaat ben je zelf verantwoordelijk voor het beheer op beschikbaarheid. Hier is geen controle voor vanuit het systeem.

Toegangsrechten en gebruikersrechten

Toegangsrechten


Het kan voorkomen dat een materiaal verschillende bestanden bevat (zoals een hoofdbestand en een bijlage) die elk een ander toegangsrecht hebben. Het is daarom mogelijk om een apart toegangsrecht per bestand in te voeren via het veld Toegangsrecht.

Publiek toegankelijkWordt publiek zichtbaar via het gekozen kanaal indien dit om een publiek kanaal gaat (i.e. Publinova, edusources, HBO Kennisbank, etc.)
Beperkt toegankelijkBestanden zijn alleen zichtbaar binnen SURFsharekit, ook als je het record vervolgens via een publiek kanaal hebt gepubliceerd. De metadata komt openbaar te staan. De bestanden zijn alleen zichtbaar voor diegenen die hiervoor het juiste recht binnen SURFsharekit hebben. De links (indien deze publiek zijn) zijn nog wel zichtbaar voor iedereen.
Niet toegankelijkWorden niet gepubliceerd. Wanneer je het record via een publiek kanaal hebt gepubliceerd, komt alleen de metadata openbaar te staan.


In onderstaande tabellen kun je per toegangsrecht zien wat er in combinatie met het gekozen kanaal gebeurt met het bestand en de metadata

Publiek toegankelijk

Kanaal

Gevolg metadata SURFsharekit

Gevolg bestand SURFsharekit

Gevolg bestand portaal

Externzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumbestand en metadata wereldwijd
Internzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumnvt
Archiefzichtbaar voor Sitemanagerszichtbaar voor Sitemanagersnvt


Beperkt toegankelijk

Kanaal

Gevolg metadata SURFsharekit

Gevolg bestand SURFsharekit

Gevolg bestand portaal

Externzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumtitel zichtbaar voor iedereen, bestand zichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortium
Internzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumnvt
Archiefzichtbaar voor Sitemanager​zichtbaar voor Sitemanager​nvt


Niet toegankelijk

Kanaal

Gevolg metadata SURFsharekit

Gevolg bestand SURFsharekit

Gevolg bestand portaal

Externzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor Sitemanagerniet zichtbaar
Internzichtbaar voor medewerkers en studenten instelling of consortiumzichtbaar voor Sitemanager​nvt
Archiefzichtbaar voor Sitemanager​zichtbaar voor Sitemanager​nvt


Gebruiksrechten

Je kan ook het gebruikersrecht van een bestand of URL per bestand kiezen. De dropdown lijst bevat zowel Creative Commons licenties en overige licenties. Deze lijst kan in de toekomst verder uitgebreid worden. 

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat er gewerkt wordt aan een manier om de gebruiksrechten ook daar op bestandsniveau te tonen. Tot die tijd wordt het eerst gekozen gebruiksrecht getoond op publicatierecordniveau.

Je kan beide het toegangsrecht en gebruikersrecht kopiëren naar de daaropvolgende bestanden. Hiervoor kun je het kopie-icoon gebruiken dat naast het info-veldje staat. Daarnaast wordt het verplichte titelveld van een bestand automatisch voor je ingevuld na het uploaden. Je kunt de titel uiteraard nog wel aanpassen.

Creative Commons

De verschillende CC-licenties

Een auteursrechthebbende kan voorwaarden verbinden aan zijn of haar werk waarin staat of en op welke wijze het werk openbaar gemaakt of verveelvoudigd mag worden door anderen. Met zo'n licentie kun je in één keer aan iedereen duidelijk maken onder welke voorwaarden het werk gebruikt mag worden zonder dat er toestemming gevraagd hoeft te worden. Het aanbieden van een werk onder dergelijke voorwaarden betekent niet dat de auteursrechthebbende daarmee zijn of haar auteursrechten opgeeft.

De meest voorkomende licenties zijn die van Creative Commons. Die heeft zes (gratis) beschikbare standaardvarianten (zie hieronder) waarmee auteursrechthebbenden bepalen in welke mate werk verder verspreid mag worden, en onder welke voorwaarden dit gebeurt. Afhankelijk van welke Creative Commons-licentie de auteursrechthebbende gebruikt, zijn de mogelijkheden voor het vrijelijk openbaar maken of verveelvoudigen van het werk door derden meer of minder ruim (bron: https://auteursrechten.nl/gebruik/gebruiksvoorwaarden/#creativecommons)

bron: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:CC_License_Freedom_Scale_Chart.png

De juiste licentie kiezen

Als je hulp nodig hebt bij het kiezen van een licentie voor een werk dat je zelf hebt gemaakt en waarvoor je de rechten hebt om een ​ licentie te verlenen, raden we je aan om de CC Chooser van Creative Commons te gebruiken. Deze begeleidt je door een beslissingsboom met een reeks vragen die je helpen de juiste licentie voor je werk te vinden: https://upload.wikimedia.org/wikipedia/commons/a/a5/CC_License_Freedom_Scale_Chart.png

Embargo op bestandsniveau

Het embargo op bestandsniveau is toegevoegd. Dat betekent dat een embargo-datum niet meer geldt voor het hele publicatierecord, maar per bestand kan worden ingevuld. Wanneer het embargo verloopt, geldt het eerder gekozen toegangsrecht.

Let op dat wanneer je een embargo op een bestand zet, maar het publicatierecord via een publiek kanaal publiceert (zoals HBO Kennisbank of edusources) de metadata direct zichtbaar worden. Het bestand wordt pas zichtbaar op de gekozen portalen nadat het embargo is verlopen.

Bestanden verwijderen

Je kunt geüploade bestanden gemakkelijk weer verwijderen via het prullenbakje dat achter de upload staat. Verwijderde bestanden komen niet in de prullenbak te staan maar worden definitief verwijderd.

Auteurs toevoegen

Bestaande auteur toevoegen

Voordat je een auteur handmatig toevoegt, is het raadzaam om eerst in de database met auteurs te zoeken of de auteur al in het systeem staat. Je start altijd met het zoeken naar auteurs binnen je eigen instelling. Door het vakje Zoeken buiten instelling aan te vinken kun je de database met auteurs van andere instellingen doorzoeken.

Als je een auteur geselecteerd hebt vul je de rol/functie van de auteur in.


Nieuwe auteur toevoegen

Wanneer je een auteur niet kan vinden in de database, kun je een nieuwe auteur aanmaken. Klik dan op de tab Handmatig. Vul zoveel mogelijk velden in, maar in elk geval de verplichte. Het is ook mogelijk om een nieuwe auteur aan te maken via de tab Personen in het side menu.

Je kunt de naam van een auteur per publicatie aanpassen via het metaveld ‘Alias’. In dit veld kun je een vrije tekst invoeren die als alias geldt. Aliassen zijn zichtbaar in het publicatierecord bij toegevoegde auteurs. Als je erop klikt ga je naar het profiel.

Wanneer je meerdere auteurs hebt toegevoegd, kun je indien gewenst de volgorde aanpassen. De auteur die bovenaan staat, wordt als eerste getoond op het portaal waar je het materiaal op publiceert. Het is mogelijk om de auteursvolgorde aan te passen door te slepen via de icoontjes die voor de naam staan:

Een auteur die je hebt toegevoegd kun je daarna nog bewerken of weer van de publicatie verwijderen.

Externe auteurs 

Bij het opvoeren van auteurs kunnen de volgende situaties van toepassing zijn:

  • Je weet wat de organisatie is en deze staat ook in de lijst
  • Je weet niet wat de organisatie
  • Je weet wat de organisatie is maar die staat niet in de lijst

Daarom kun je nu kiezen voor de opties 'bekend in SURFsharekit' of 'onbekend in SURFsharekit' via een radiobutton:

Als je de radiobutton op 'bekend in SURFsharekit' laat staan kan je de lijst met organisaties openen en een organisatie kiezen. Wanneer je kiest voor 'onbekend in SURFsharekit' hoef je dit veld niet in te vullen, het is zelfs niet meer mogelijk. De persoon die wordt dan gekenmerkt als ‘externe’. 

Externen komen in geen enkele groep terecht. Het profiel van externen toont als tag 'extern' onder 'organisaties' en kan door Sitemanagers van alle instellingen gewijzigd worden. Als deze persoon op een later moment inlogt en een actief account krijgt, komt hij alsnog onder de organisatie waarmee hij inlogt te staan.

Bij het opvoeren van een persoon via een publicatierecord kun je in stap 2 ook nog een label 'extern' meegeven. Dit is metadata op publicatierecordniveau, en bestaat dus naast de mogelijkheid om een profiel als extern in te voeren. Zo kun je bij het opvoeren van een material vanuit Hogeschool Utrecht een persoon van de Hanzehogeschool toevoegen die je op publicatieniveau het label ‘extern’ geeft:

Op de publicatie zie je naast de naam, alias en rol van de persoon dan ook een tag 'extern' staan. Zo weet je dat deze persoon als externe aan de publicatie heeft meegewerkt:

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat deze informatie nog niet getoond kan worden. Wanneer een persoon op een publicatie als externe heeft meegewerkt en je dit in SURFsharekit aangeeft, blijft deze informatie vooralsnog alleen in SURFsharekit beschikbaar.

Relaties leggen tussen leermaterialen (verzamelingen)

Het is in SURFsharekit mogelijk om relaties te leggen tussen leermaterialen, die vervolgens zichtbaar worden op edusources. Het is alleen mogelijk om ‘children’ (bv lesonderdelen) te koppelen aan een ‘parent’ (bv een les), niet andersom. Het is ook niet mogelijk om meerdere ‘parents’ aan één child te koppelen. Een ‘parent’ kan wel meerdere ‘children’ bevatten.

TIP: voer eerst alle children in, voordat je de parent gaat invoeren.

  1. Start met invoeren van een leermateriaal. Dit is je ‘parent’.
  2. Via het metaveld ‘gekoppelde lesmaterialen’ kun je nu één of meerdere bestaande materialen (dat worden je children) gaan koppelen:

  3. Er verschijnt een pop-up. In de zoekbalk zoek je op de titel van het child. Als je het gevonden hebt selecteer je het materiaal.


  4. Voeg de ‘soort relatie’ toe. Dit is altijd ‘Onderdeel van’.

  5. Klik op ‘opslaan’.


De relatie is nu gelegd tussen de ‘parent’ en de ‘child’. In SURFsharekit kun je direct naar het gekoppelde materiaal doorklikken. Het materiaal opent altijd in een nieuw venster. Wanneer een materiaal onderdeel is van een ander materiaal, zie je het veld ‘Onderdeel van’ / ‘Is part of’. Wanneer een materiaal onderdelen bevat, zie je het veld ‘Gekoppelde lesmaterialen’ / ‘Parts’. Je kunt zowel via de ‘parent’ naar de ‘children’ doorklikken, als andersom.

Je kunt de koppeling weer verwijderen door op het prullenbakje te klikken:

DOI aanmaken

SURFsharekit biedt de mogelijkheid om een DOI aan te vragen voor onderzoekspublicaties en leermaterialen. Alleen Sitemanagers en Ondersteuners hebben het recht om een DOI aan te vragen. Er zitten geen kosten verbonden aan het aanvragen van DOIs. Omdat SURF wel per aangevraagde DOI betaalt, raden wij je aan om contact op te nemen met de SURFsharekit Admin indien je van plan bent een grote bulk aan materialen van een DOI te voorzien.

Om een DOI aan te vragen klik je op de button ‘Maak een DOI aan’. Er wordt automatisch een DOI gegenereerd. Het is niet mogelijk om deze DOI zelf te wijzigen nadat deze is aangemaakt dus wees hier voorzichtig mee.

Geef de DOI na het aanmaken door aan de onderzoeker zodat deze het document kan aanpassen. (Re)upload daarna het document van de onderzoeker met de DOI voor de volledigheid.

Het veld waarin je een DOI aanvraagt, kan ook gebruikt worden om een reeds bestaande DOI in te voeren. Gebruik hiervoor alleen het DOI-nummer (bijvoorbeeld 10.1177/0973408219840567) en niet het DOI-nummer inclusief de resolver (bijvoorbeeld https://doi.org/10.1177/0973408219840567).

Een DOI inclusief resolver kun je invoeren in het veld ‘Link toevoegen’.

Het is niet mogelijk om de DOI na het aanvragen of invoeren zelf te wijzigen. Neem hiervoor contact met ons op. 

Materiaal publiceren

Wanneer je de beschikbare metadatavelden zo volledig mogelijk hebt ingevuld (in elk geval de verplichte* velden), bepaal je waar en voor wie het materiaal zichtbaar mag worden. SURFsharekit biedt hiervoor een aantal kanalen, die per template kunnen verschillen.

Betekenis kanalen

Intern publiceren

Het materiaal en de bijbehorende bestanden worden intern binnen SURFsharekit beschikbaar voor alle medewerkers en studenten van de instelling.


Extern gepubliceerd op een portaal naar keuze


Het materiaal en de bijbehorende bestanden worden extern beschikbaar voor harvesters. Dit is afhankelijk van de licenties of koppelingen die jouw instelling heeft gemaakt met bijvoorbeeld edusources, HBO Kennisbank, Publinova of een eigen website


Archief

Het materiaal en de bijbehorende bestanden worden intern binnen SURFsharekit beschikbaar voor een beperkte groep. De Site Manager bepaalt wie er in deze groep zitten.



Het is niet mogelijk om kanalen aan te zetten die een tegenovergesteld effect bewerkstelligen, zoals bijvoorbeeld Archief en HBO Kennisbank of edusources en intern publiceren. Doe je dit toch, dan blokkeert SURFsharekit deze actie door middel van een melding. Als je een publicatie wil publiceren is het verplicht om minstens 1 kanaal te kiezen.

Publiceren onder embargo

Het is mogelijk om een materiaal onder embargo te publiceren via het veld Publiceren op datum. Dat wil zeggen: je voert het materiaal alvast op maar geeft een publicatiedatum op die in de toekomst ligt. Met de aanvang van die datum wordt het materiaal gepubliceerd. Tot die tijd blijft het materiaal binnen SURFsharekit staan en is het alleen zichtbaar voor de eigenaar van het materiaal en de Site Manager van de instelling.

Publiceren vanuit een samenwerkingsverband

Het is mogelijk om materiaal te publiceren vanuit een samenwerkingsverband. Wanneer je materiaal gaat opvoeren kies je bij stap 1 voor het betreffende samenwerkingsverband. Bij stap 2 kies je het type materiaal dat je wilt gaan opvoeren.

LET OP: als je publicaties opvoert vanuit een samenwerkingsverband, en je kiest voor Intern publiceren, is het materiaal alleen zichtbaar voor de mensen die aan het samenwerkingsverband verbonden zijn.

Publicaties wijzigen

Een reeds gepubliceerd item kan naderhand nog gewijzigd worden. Dit doe je door op de button Wijzigen te klikken.

Zodra je op deze button hebt geklikt, krijgt het item de status Concept. Vergeet daarom niet om na de wijzigingen die je hebt gedaan nog op de button Opslaan en publiceren of Publiceren te klikken. Als je dit niet doet, wordt de wijziging niet opgeslagen.

LET OP: ook wanneer je de status veranderd in Archief of Intern gepubliceerd, is het noodzakelijk om het item te publiceren via de button Publiceren of Indienen.

Materiaal beoordelen

Medewerkers of studenten die geen rechten hebben om te publiceren, kunnen materiaal indienen voor beoordeling. Zodra de medewerker of student op de button Indienen drukt, komt de ingediende publicatie terecht op het Dashboard van de Site Manager (of een Ondersteuner die van de Site Manager het recht heeft gekregen om materiaal te beoordelen en te publiceren).

Je kan ingediende publicaties vanaf het dashboard beoordelen of de workflow openen door op de publicatie te klikken. Vervolgens kun je het ingediende materiaal goedkeuren of afkeuren via de button Goedkeuren of Afkeuren bovenaan de pagina.

Wanneer je het materiaal goedkeurt wordt het materiaal beschikbaar via de kanalen die aan staan.

Wanneer je het materiaal afwijst, kun je bij het afkeuren van een ingediend materiaal de reden hiervoor invullen, zodat de indiener weet wat hij verkeerd heeft gedaan en moet aanpassen. Wanneer de indiener het materiaal dat is afgekeurd vanuit zijn of haar Dashboard opent, is het menuboxje aan de linkerkant lichtrood. Bij 'afgekeurd' staat 'bekijk hier de reden van afkeuren'. Als de indiener hierop klikt, opent een pop-up met de reden van afkeuren. Als de indiener aanpassingen maakt in het materiaal en deze opslaat, verdwijnt de rode kleur en de mogelijkheid om de reden van afkeuren in te zien.

Door op de button Wijzigen te klikken kun je eventuele aanpassingen maken, maar het is niet mogelijk om na het wijzigen van een ingediende publicatie de publicatie alsnog af te wijzen.

Gepubliceerd materiaal verwijderen

Wanneer een gepubliceerd materiaal niet meer openbaar mag staan, bijvoorbeeld op de HBO Kennisbank, ga je in SURFsharekit naar het betreffende record toe en klik je op de button Wijzigen rechtsboven in het scherm.

Het materiaal wordt als verwijderd doorgegeven aan de externe harvesters. Afhankelijk van hoe vaak de harvester langskomt, is het materiaal direct verwijderd van het platform waarop het gepubliceerd is. Voor de HBO Kennisbank geldt dat zij elk uur opnieuw harvesten, edusources harvest elke 2 minuten.

Na het depubliceren, kun je eventueel een ander kanaal aanzetten, zoals Intern gepubliceerd of Archief. Je kunt het record vervolgens opnieuw ‘publiceren’, maar dat hoeft niet. Als je ervoor kiest om het record op te slaan zonder een kanaal te kiezen, is het alleen zichtbaar voor de Sitemanager met als status ‘concept’.

Publicaties verwijderen

Het is mogelijk om een publicatie te verwijderen via het prullenbak-icoontje rechtsboven in het scherm:

Wanneer je een publicatie verwijdert, komt het automatisch in de prullenbak terecht. De publicatie is hiermee nog niet definitief verwijderd. Siteadmins en Ondersteuners kunnen materialen definitief verwijderen via de prullenbak. Na verwijdering van de publicatie en het bestand, duurt het bij Google vaak een hele tijd voordat de index wordt bijgewerkt. De metadata blijven vaak nog lange tijd rondzwerven in de Google cache. Wil je dat Google de metadata zo snel mogelijk uit de cache verwijderd, moet je daar een verzoek bij Google voor indienen via een Aanvraagformulier voor verwijdering van persoonlijke informatie.

Vanuit de prullenbak kun je publicaties ook weer herstellen via:

Saneren

Sitemanagers kunnen publicaties die voor een bepaalde datum gepubliceerd zijn, in één keer depubliceren, archiveren of verwijderen via het side-menu ‘Publicaties’. Door op de Saneren knop te klikken kunnen sitemanagers filteren op status [archief, gepubliceerd, concept], publicatiedatum, publicatietypen [onderzoek, scriptie, dataset, leermateriaal, project] en organisatieonderdeel:


Organisatiestructuur inrichten

De manier waarop jouw organisatie is opgebouwd vind je terug in SURFsharekit onder de tab Organisatie - Organogram.


Het organogram wordt ingericht door de Site Manager en bestaat uit alle organisatieonderdelen die nodig zijn om materiaal te kunnen metadateren, zoals alle afdelingen, opleidingen en lectoraten die bij jouw instelling horen. De organisatieonderdelen kunnen op verschillende niveaus in het organogram worden geplaatst. De hoofdniveaus zijn:

  • Organisatie (hogeschool of universiteit)
  • Afdeling (bijvoorbeeld een kenniscentrum, faculteit of instituut)
  • Lectoraat (valt onder een Afdeling voor onderzoek)
  • Opleiding (valt onder een Afdeling voor onderwijs)


Voorbeeld hiërarchie Hogeschool Utrecht:

Organisatielagen toevoegen

Sitemanagers richten de organisatiestructuur in. Sitemanagers kunnen net zo veel organisatieonderdelen toevoegen als gewenst.



Wijzigen of toevoegen van een organisatieonderdeel

Het toevoegen van een organisatieonderdeel kan heel gemakkelijk door te klikken op de plus-button die naast een organisatieonderdeel staat. Een eenmaal toegevoegd onderdeel kan ook weer gewijzigd worden via het potloodje.

Kies eerst het niveau waar het organisatieonderdeel onder komt te staan en beschrijf de details van het organisatieonderdeel in stap 2, zoals de naam en het type organisatie (hierbij heb je de keuze uit de bovengenoemde hoofdniveaus).

Organisatieonderdeel inactief maken

Het is mogelijk om een organisatieonderdeel op ‘inactief’ te zetten door op het prullenbak-icoontje te klikken. Dit kan wenselijk zijn wanneer een organisatieonderdeel is opgeheven, gefuseerd of een naamsverandering heeft ondergaan. Het organisatieonderdeel blijft zichtbaar in het organogram, maar is grijs-gearceerd.

Wanneer een organisatieonderdeel op ‘inactief’ wordt gezet, kan het onderdeel nog steeds geselecteerd worden bij het opvoeren van materiaal. In de drop-down lijst met opties wordt in de tekst aangegeven of een onderdeel inactief is of niet.

Het definitief laten verwijderen van organisatieonderdelen kan via de SURFsharekit Admin door een e-mail te sturen naar info@surfsharekit.nl.

Personen

Via de tab Personen in het side menu is het mogelijk om te zoeken naar gebruikers en auteurs die in SURFsharekit staan. Wanneer je een zoekopdracht start, doorzoek je standaard de database met personen die aan jouw organisatie zijn gekoppeld. Wil je ook zoeken naar personen die niet aan jouw organisatie verbonden zijn, vink je het vakje ‘Zoeken buiten instelling’ aan.


Metadatavelden persoonsprofiel

Persoonsgegevens 

VeldnaamBeschrijving
Titulatuur

Gebruik alleen Nederlandstalige titels. De internationale titels kun je invoeren wanneer je een profiel aanmaakt via de tab Personen in het hoofdmenu. De titel vermeld je altijd met kleine letters. Achter de titel hoort een punt. Bij meerdere titels zet je een spatie tussen de titels.

Academische titelVoer hier de buitenlandse titel(s) in als bij titulatuur nog niets is ingevuld. Gebruik geen internationale en Nederlandstalige titels door elkaar maar kies voor één van beide. Meer informatie over gebruik van titulatuur: https://nl.wikipedia.org/wiki/Titulatuur_in_het_Nederlands_hoger_onderwijshttps://taaladvies.net/conventies/titulatuur/, of https://www.rijksoverheid.nl/documenten/brochures/2015/10/21/vragen-en-antwoorden-titulatuur.

Voorletters

Voor onderscheid tussen meer voorkomende namen kun je hier de voorletters (initialen) van de persoon toevoegen. Als zowel de voornaam als de voorletters bekend zijn, wordt aangeraden om beide velden in te vullen. In sommige publicaties wordt de voornaam gebruikt en in andere worden voorletters gebruikt. Zo is duidelijk dat publicaties bij 1 persoon horen.

Voornaam

Dit is een verplicht veld, vul hier alleen de voornaam in. Als er geen voornaam bekend is, vul hier dan de voorletter(s) in.

Tussenvoegsel

Voor Belgische namen voer je hier niets in. In België is het Nederlandse tussenvoegsel altijd onderdeel van de achternaam.

Achternaam

Dit is een verplicht veld, vul hier de achternaam in.

E-mailadres

Bij het toevoegen van een nieuw persoon heb je de volgende keuzemogelijkheden:

  • Bekend 
  • Onbekend
  • Geen toestemming
Als je kiest voor ‘geen toestemming’ is het veld in profiel disabled. Het kan niet meer worden aangepast. Als je kiest voor 'onbekend' kan je dit later nog wel aanpassen naar 'geen toestemming' of ‘bekend’.

Alternatief e-mailadres

Hier kun je ook het instellingsmailadres vermelden als bij E-mailadres een privé mailadres staat. Advies is om dit aan de auteur over te laten om dit te vermelden (privacy). *

Functie

Dit is een verplicht veld. Neem hier de huidige functie op. De rol op de publicatie overruled de functie die je in het profiel kiest. Vul bij iemand waarbij je Organisatie onbekend hebt geselecteerd Overige in. **

Telefoonnummer

Vul hier indien bekend het telefoonnummer in. Advies is om dit aan de auteur over te laten om dit te vermelden (privacy). *

DAI (Digital Author Identifier)

Je kunt de DAI terugvinden via https://isni.org/page/search-database/. Zie verder "Wat is een ISNI?"

ISNI

Zie "Wat is een ISNI?"

ORCID

Zie "Wat is een ORCID?"

Instellings-ID

Dit is een identifier die specifiek bij de eigen instelling wordt gebruikt, en kan dus per instelling verschillen. Er zit geen validatie op dit veld.

Organisatie

Vul hier de organisatie in waarbij de persoon werkzaam is. Staat de organisatie er niet bij, selecteer dan Organisatie onbekend.

Sociale media

Het invullen van een LinkedIn-, X-, of Research Gate-account kan van belang worden bij het werken met Publinova.

*   Een auteur kan zijn eigen gegevens aanvullen in het eigen profiel, via klikken op de eigen naam in het linker menu.

**  Er is een verschil tussen de functie en de rol van een persoon. In het profiel van de persoon vul je de functie in. Op de publicatie kan de rol verschillen van de functie. Een docent kan bijvoorbeeld als lid van een lectoraat meewerken aan een publicatie maar zijn functie is docent of onderzoeker.

Personen toevoegen

Het is ook mogelijk om vanuit het tabblad Personen nieuwe gebruikers toe te voegen via de button ‘Persoon toevoegen’. Door deze persoon aan een bepaalde groep te koppelen komt de persoon direct in de juiste groep komen te staan de eerste keer dat ze inloggen.

Personen claimen

Sitemanagers kunnen personen die bij een andere organisatie zitten te 'claimen' voor hun eigen organisatie, zodat zij het profiel kunnen beheren. In het menu-item Personen is er de mogelijkheid om een persoon uit de lijst te claimen via dit symbool:  

Als je op het symbool klikt opent een modal waarin je een keuze moet maken voor welke organisatie je de persoon wil claimen. Dit zijn alleen hoofdorganisaties en consortia. Wanneer een claimverzoek wordt afgewezen of goedgekeurd, ontvangt de Sitemanager een notificatie via de mail.

Personen verwijderen

Het is mogelijk om een persoon naar de prullenbak te verplaatsen via het prullenbak-icoontje in zijn of haar profiel:

Personen kunnen alleen verwijderd worden door gebruikers die hiervoor het recht hebben gekregen van de Sitemanager.

Wanneer je een persoon verwijdert, komt hij automatisch in de algemene prullenbak terecht. De persoon is hiermee nog niet definitief verwijderd uit alle systemen. Het definitief verwijderen van personen kan alleen de SURFsharekit Admin. Stuur hiervoor een mailtje naar info@surfsharekit.nl.

Vanuit de prullenbak kun je personen ook weer herstellen via:

Profielen mergen

Sitemanagers kunnen meerdere profielen van dezelfde gebruiker samen voegen, zodat er maar 1 "versie" van een profiel is met álle metavelden (inclusief gekoppelde publicaties) van deze persoon. Op een profielpagina is een optie om een profiel samen te voegen. Door op deze knop te klikken start het proces van samenvoegen. Dit wordt getoond in een footer. Deze footer blijft altijd in beeld totdat je het merge-proces afgerond hebt of gestopt bent.

Na het selecteren van 'verdergaan' kom je terecht in een modal waarin je via een dropdown een keuze kan maken tussen de verschillende waardes uit de verschillende profielen. Wanneer je daarna op ‘bevestigen’ klikt, worden de gekozen profielen samengevoegd en komen alle referenties naar de personen terecht in het nieuwgekozen profiel. Alle niet gekozen profielen zijn na het mergen definitief permanent verwijderd. NB: alleen inactieve profielen kunnen gemerged worden. Het mergen van actieve profielen kan alleen via de SURF beheerder.

Templates beheren

SURFsharekit biedt de mogelijkheid om 3 verschillende publicatietypen in te voeren, te weten:
  • Afstudeerproducten of stageverslagen;
  • Leermaterialen;

Elk publicatietype beschikt over een eigen template waarin de metadatavelden zijn opgenomen die bij het type materiaal horen.

Elke instelling beschikt standaard over drie default templates. Deze templates krijgt elke instelling automatisch toegewezen.

Bestaand template aanpassen

Om een bestaand template aan te passen, stuur je eerst een e-mail naar de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl. De Admin kan een template voor je klaarzetten onder de tab Templates.

Klik op de beschikbare template in het submenu Templates, bijvoorbeeld Template Scriptie (default). Je ziet vervolgens een overzicht van alle metadatavelden die aan dit template zijn toegevoegd. Bij elk metadataveld zie je verschillende opties staan:

  • Aan/uit: dit veld wordt wel/niet getoond;
  • Verplicht/niet verplicht: dit veld is wel/geen verplicht veld;
  • Label: dit veld wordt gelabeld als …;

Niet alle metavelden zijn door de Site Manager aan te passen. De meeste velden zijn volgens de uitwisselingstandaard die wij hanteren verplicht en kunnen daarom niet zomaar uit worden gezet. De labels zijn wel naar eigen smaak in te richten, indien gewenst.

Nieuw template creëren

Het is ook mogelijk om een uniek template aan te laten maken door de SURFsharekit Admin. Je kunt hiervoor een aanvraag sturen naar info@surfsharekit.nl.

Rechten toekennen

Wanneer je een materiaal opvoert, ben je eigenaar van dit materiaal. Als eigenaar heb je altijd lees- en schrijfrechten over jouw materialen.

Daarnaast krijgt elke medewerker en student na inlog automatisch leesrechten op de materialen van hun eigen instelling die via SURFsharekit gepubliceerd zijn op een portaal, en op materialen die binnen SURFsharekit de status Intern gepubliceerd hebben.

Materialen met de statussen concept, embargo, archief of ingediend zijn alleen inzichtelijk voor de eigenaar van deze materialen en voor de Site Manager van de instelling.

Groepen

Voor elke instelling worden default 4 groepen klaargezet:

  • Studenten
  • Medewerkers
  • Ondersteuners
  • Site Managers


Iedereen die voor het eerst inlogt in SURFsharekit, komt automatisch in de groep Medewerkers of Studenten terecht. Daarna wordt je in een tweede groep geplaatst, afhankelijk van of je student of deelnemer aan een consortium bent.

De leden van deze groepen hebben bepaalde rechten. Zo mag een lid van de groep Studenten niet zomaar publiceren zonder akkoord van de Site Manager. Een lid van de groep Ondersteuners mag dit bijvoorbeeld wel.

Personen die via SURFconext inloggen, worden dus automatisch in één van deze groepen te staan. De Site Manager kan daarnaast ook handmatig personen toevoegen en de rechten die deze groepen hebben beheren. Dit kan onder de tab Organisatie en vervolgens onder Groepen.

De Site Manager kan personen aan deze groep toevoegen door te klikken op de button Gebruiker toevoegen. Je kunt alleen bestaande personen toevoegen. Dat betekent dat een persoon eerst een keer ingelogd moet zijn geweest óf dat een persoon op een eerder moment handmatig is opgevoerd.

Personen uit groep verwijderen

Het is mogelijk om personen uit een groep te verwijderen, en daarmee iemand zijn of haar extra rechten weer te ontnemen. Leden uit een groep verwijderen gebeurt via het prullenbak-icoon. Je verwijdert hiermee de persoon alleen uit de groep, niet uit het systeem.

Soms is het niet mogelijk om een persoon uit een groep te verwijderen. Dat betekent dat het de enige groep is waar deze persoon lid van is. Een persoon moet altijd lid blijven van tenminste 1 groep.

LET OP: de groep Leden kan niet bewerkt worden. Ledengroepen worden aangemaakt om gebruikers bij het onboardingsproces een plek te geven, voordat bepaald wordt aan de hand van SURFconext of zij tot de medewerkers- of studentengroepen behoren. Dit is een proces dat aan de achterkant plaatsvindt en waar je als Sitemanager geen invloed op hebt. Je kan daarom niet zomaar gebruikers erin of eruit halen.

Rechten van een groep aanpassen

De Site Manager kan een medewerker of student toevoegen aan de groep Ondersteuners of Site Managers. Leden van deze groepen hebben meer rechten binnen SURFsharekit, zoals bijvoorbeeld het recht om andermans materiaal te mogen bewerken of te verwijderen.

Daarnaast kan de Site Manager indien gewenst een uniek template aan een groep toewijzen.

De rechten die de groepsleden krijgen werken van boven naar beneden. Groepsleden die bijvoorbeeld alle materialen van een instituut mogen bewerken, mogen ook de materialen bewerken van de opleidingen die onder dat instituut vallen.

De Site Manager kan de rechten van groepen niet bewerken. Indien een groep minder of meer rechten moet krijgen, neem je contact op met de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl.

Templates toekennen

Je kan ervoor kiezen om een uniek template voor een groep aan te maken en hier te selecteren. Als je een uniek template wilt aanmaken, laat dit dan weten aan de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl. De SURFsharekit Admin zet dan een template voor je klaar die je vervolgens zelf kunt beheren.

Overzicht default groepen en rechten

Binnen SURFsharekit zijn 4 rollen te onderscheiden: student, medewerker, ondersteuner en sitemanager. De rechten die je hebt, krijg je via de organisatie waar je student of lid of van bent.


Groepen

  • Mag eigen groep inzien

Materialen

  • Mag eigen scripties:

    • Inzien

    • Bewerken

    • Naar de prullenbak verplaatsen

    • Indienen

  • Mag gepubliceerde materialen van de eigen organisatie(onderdelen) inzien

Profielen

  • Mag eigen profiel inzien

  • Mag eigen profiel bewerken

Groepen

  • Mag eigen groep inzien

Materialen

  • Mag eigen publicaties:

    • Inzien

    • Bewerken

    • Naar de prullenbak verplaatsen

    • Indienen

  • Mag gepubliceerde materialen van de eigen organisatie(onderdelen) inzien

Profielen

  • Mag eigen profiel inzien

  • Mag eigen profiel bewerken

  • Mag profielen die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen inzien

Groepen

  • Mag eigen groep inzien

Organisatie

  • Mag organogram van eigen organisatie inzien

Materialen

  • Mag eigen materialen, ingediende materialen en gepubliceerde materialen voor de eigen

    organisatie(onderdelen):

    • Inzien

    • Bewerken

    • Naar de prullenbak verplaatsen

    • Herstellen

    • Publiceren

  • Mag DOI genereren voor eigen materialen

  • Mag exports draaien

Profielen

  • Mag eigen profiel inzien

  • Mag eigen profiel bewerken

  • Mag profielen aanmaken

  • Mag profielen die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen inzien

Groepen

  • Mag groepen die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen inzien

  • Mag personen die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen:

    • Toevoegen aan groepen
    • Verwijderen uit groepen 

Organisatie

  • Mag organogram van eigen organisatie inzien
  • Mag eigen organisatie(onderdelen) in het organogram:

    • Aanmaken

    • Bewerken

    • Inactief maken 

Materialen

  • Mag eigen materialen, ingediende materialen en gepubliceerde materialen voor de eigen

    organisatie(onderdelen):

    • Inzien

    • Bewerken

    • Naar de prullenbak verplaatsen

    • Definitief uit prullenbak verwijderen

    • Herstellen

    • Publiceren

  • Mag DOI genereren voor alle materialen

  • Mag exports draaien

  • Mag publicaties saneren

Profielen

  • Mag eigen profiel inzien

  • Mag eigen profiel bewerken

  • Mag profielen aanmaken

  • Mag personen van andere organisaties claimen

  • Mag profielen die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen:

    • Inzien

    • Verwijderen

    • Bewerken

    • Mergen

Templates

  • Mag templates inzien die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen

  • Mag templates bewerken die onder de eigen organisatie(onderdelen) vallen

Om een bestaand template aan te passen, stuur je eerst een e-mail naar de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl

Heb je andere wensen met betrekking tot het aanpassen van de rechten van bepaalde groepen? Maak een ticket aan of neem contact op via info@surfsharekit.nl


Samenwerkingsverbanden

Het kan voorkomen dat jouw instelling samen met een andere instelling aan een project werkt. Bij voorkeur wil je het materiaal onder de noemer van dit project publiceren, maar je wilt ook dat het materiaal straks vindbaar is onder zowel jouw instelling als de andere deelnemende instelling(en). Hiervoor is het mogelijk om een samenwerkingsverband aan te gaan en vanuit dit samenwerkingsverband te publiceren op verschillende platforms.

Een samenwerkingsverband bestaat altijd uit verschillende (deel)organisaties, dit kan bijvoorbeeld zijn tussen 2 lectoraten of tussen 2 hogescholen.

Een samenwerkingsverband moet bij de SURFsharekit Admin worden aangevraagd (info@surfsharekit.nl). Deze kent een Site Manager en een penvoerende instelling toe. Het eigenaarschap van het samenwerkingsverband ligt bij de penvoerende instelling.

Als jouw instelling SRAM afneemt, is het mogelijk om je eigen samenwerkingen zelf aan te vragen en vervolgens ook zelf te beheren, zonder tussenkomst van de SURFsharekit Admin. Met een SRAM samenwerking kun je onderzoekers en docenten niet alleen toegang geven tot verschillende diensten die aangesloten zijn, ook kunnen zij straks zélf (instellingsoverstijgende) samenwerkingen beheren. Uiteraard niet zonder dat de beheerder van de instelling hier akkoord op geeft. Als laatste kun je via SRAM ook je eigen onderzoeksdiensten aansluiten en beschikbaar maken. Wil je meer over SRAM lezen, kijk dan even op de website van SURF.

Weet je niet zeker of jouw instelling SRAM afneemt, kijk dan even in de lijst Institutions using SRAM.

Op de pagina Vakcommunity's en collecties vind je een uitgebreide handleiding voor het aanvragen van samenwerkingsverbanden voor het publiceren op edusources.


Organisatie: Het samenwerkingsverband is zichtbaar in het menu onder Organisatie en is zichtbaar in het Organogram.

Rechten: Een samenwerkingsverband krijgt net als een organisatie 4 default groepen toegewezen. De Site Manager heeft de rechten om ondersteuners, docenten, onderzoekers en studenten toe te voegen aan het samenwerkingsverband.

Templates: Een samenwerkingsverband krijgt net als een organisatie 3 default templates toegewezen. De Site Manager kan daarnaast een uniek template toekennen aan een samenwerkingsverband.

Publiceren: Wanneer iemand onderdeel is van een samenwerkingsverband, ziet diegene dit terug wanneer hij of zij start met invoeren van een materiaal. De invoerder krijgt de pop-up met de vraag wat voor materiaal hij of zij wilt invoeren, en ziet daarbij de templates die hij of zij kunt gebruiken: de template van zijn of haar instelling (onderzoek of leermateriaal) en de template van het samenwerkingsverband waar hij of zij onderdeel van is.

NB: wanneer je in een template van een samenwerkingsverband werkt en je kiest voor de status Intern publiceren wordt het materiaal en de bijbehorende bestanden intern binnen SURFsharekit beschikbaar voor de groep met gebruikers die gekoppeld is aan het samenwerkingsverband.

Rapportages draaien

SURFsharekit biedt daarnaast de mogelijkheid om meer uitgebreide rapportages te draaien van het materiaal dat in SURFsharekit staat opgeslagen. Ga hiervoor naar de tab Rapportages in het side menu:

Via de button Exporteren kun je een export maken van het materiaal dat in SURFsharekit staat opgeslagen.


De volgende parameters zijn beschikbaar:

  • Publicatietype
  • Organisatie
  • Datumbereik

De volgende export typen zijn beschikbaar:

  • Export (van de metadata)
  • Statistieken (over de invoer)
  • Downloads (van de materialen). Private downloads zijn het aantal downloads die binnen SURFsharekit plaatsvinden. Public downloads zijn het aantal downloads die buiten SURFsharekit plaatsvinden (vanaf platforms).

Klik op de button Rapportage downloaden. De rapportage wordt uitgedraaid in Excel.

Publiceren op eigen website

SURFsharekit biedt een API die het mogelijk maakt voor externe systemen om gegevens uit SURFsharekit op te vragen en vervolgens te tonen op bijvoorbeeld de website van de eigen instelling. Een voorbeeld van een hogeschool die het op deze manier heeft ingericht is Hogeschool Rotterdam. Als je op je eigen website publicaties onder inlog via SURFconext beschikbaar wil maken voor medewerkers en studenten, kan dit ook gerealiseerd worden via de SURFsharekit API. Een voorbeeld van een hogeschool die het op deze manier heeft ingericht is Hogeschool Zuyd.


API Keys
SURFsharekit biedt gebruikers van de dienst een base-URL op basis van OAI-PMH of JSON. Met de juiste API key kunnen materialen worden opgehaald.


Documentatie
Het inrichten van de API kun je het beste beleggen bij een (externe) technische partij. Er is beknopte documentatie beschikbaar voor het inrichten van de API per protocol.


Deze documentatie is een momentopname. Door wijzigingen in de software van SURFsharekit kan deze op het moment van raadplegen verouderd zijn. Wil je gebruik maken van de API-service? Neem dan contact met ons op via info@surfsharekit.nl en de technisch beheerder van je instelling

  • No labels