Via de tab Personen in het side menu is het mogelijk om te zoeken naar gebruikers en auteurs die in SURFsharekit staan. Wanneer je een zoekopdracht start, doorzoek je standaard de database met personen die aan jouw organisatie zijn gekoppeld. Wil je ook zoeken naar personen die niet aan jouw organisatie verbonden zijn, vink je het vakje ‘Zoeken buiten instelling’ aan.
Metadatavelden persoonsprofiel
Persoonsgegevens
| Veldnaam | Beschrijving |
|---|---|
| Titulatuur | Gebruik alleen Nederlandstalige titels. De internationale titels kun je invoeren wanneer je een profiel aanmaakt via de tab Personen in het hoofdmenu. De titel vermeld je altijd met kleine letters. Achter de titel hoort een punt. Bij meerdere titels zet je een spatie tussen de titels. |
| Academische titel | Voer hier de buitenlandse titel(s) in als bij titulatuur nog niets is ingevuld. Gebruik geen internationale en Nederlandstalige titels door elkaar maar kies voor één van beide. Meer informatie over gebruik van titulatuur: https://nl.wikipedia.org/wiki/Titulatuur_in_het_Nederlands_hoger_onderwijs, https://taaladvies.net/conventies/titulatuur/, of https://www.rijksoverheid.nl/documenten/brochures/2015/10/21/vragen-en-antwoorden-titulatuur. |
Voorletters | Voor onderscheid tussen meer voorkomende namen kun je hier de voorletters (initialen) van de persoon toevoegen. Als zowel de voornaam als de voorletters bekend zijn, wordt aangeraden om beide velden in te vullen. In sommige publicaties wordt de voornaam gebruikt en in andere worden voorletters gebruikt. Zo is duidelijk dat publicaties bij 1 persoon horen. |
Voornaam | Dit is een verplicht veld, vul hier alleen de voornaam in. Als er geen voornaam bekend is, vul hier dan de voorletter(s) in. |
Tussenvoegsel | Voor Belgische namen voer je hier niets in. In België is het Nederlandse tussenvoegsel altijd onderdeel van de achternaam. |
Achternaam | Dit is een verplicht veld, vul hier de achternaam in. |
E-mailadres | Bij het toevoegen van een nieuw persoon heb je de volgende keuzemogelijkheden:
Als je kiest voor ‘geen toestemming’ is het veld in profiel disabled. Het kan niet meer worden aangepast. Als je kiest voor 'onbekend' kan je dit later nog wel aanpassen naar 'geen toestemming' of ‘bekend’. |
Alternatief e-mailadres | Hier kun je ook het instellingsmailadres vermelden als bij E-mailadres een privé mailadres staat. Advies is om dit aan de auteur over te laten om dit te vermelden (privacy). * |
Functie | Dit is een verplicht veld. Neem hier de huidige functie op. De rol op de publicatie overruled de functie die je in het profiel kiest. Vul bij iemand waarbij je Organisatie onbekend hebt geselecteerd Overige in. ** |
Telefoonnummer | Vul hier indien bekend het telefoonnummer in. Advies is om dit aan de auteur over te laten om dit te vermelden (privacy). * |
DAI (Digital Author Identifier) | Je kunt de DAI terugvinden via https://isni.org/page/search-database/. Zie verder "Wat is een ISNI?" |
ISNI | Zie "Wat is een ISNI?" |
ORCID | Zie "Wat is een ORCID?" |
Instellings-ID | Dit is een identifier die specifiek bij de eigen instelling wordt gebruikt, en kan dus per instelling verschillen. Er zit geen validatie op dit veld. |
Organisatie | Vul hier de organisatie in waarbij de persoon werkzaam is. Staat de organisatie er niet bij, selecteer dan Organisatie onbekend. |
Sociale media | Het invullen van een LinkedIn-, X-, of Research Gate-account kan van belang worden bij het werken met Publinova. |
* Een auteur kan zijn eigen gegevens aanvullen in het eigen profiel, via klikken op de eigen naam in het linker menu.
** Er is een verschil tussen de functie en de rol van een persoon. In het profiel van de persoon vul je de functie in. Op de publicatie kan de rol verschillen van de functie. Een docent kan bijvoorbeeld als lid van een lectoraat meewerken aan een publicatie maar zijn functie is docent of onderzoeker.
Personen toevoegen
Het is ook mogelijk om vanuit het tabblad Personen nieuwe gebruikers toe te voegen via de button ‘Persoon toevoegen’. Door deze persoon aan een bepaalde groep te koppelen komt de persoon direct in de juiste groep komen te staan de eerste keer dat ze inloggen.
Personen claimen
Sitemanagers kunnen personen die bij een andere organisatie zitten te 'claimen' voor hun eigen organisatie, zodat zij het profiel kunnen beheren. In het menu-item Personen is er de mogelijkheid om een persoon uit de lijst te claimen via dit symbool: 
Als je op het symbool klikt opent een modal waarin je een keuze moet maken voor welke organisatie je de persoon wil claimen. Dit zijn alleen hoofdorganisaties en consortia. Wanneer een claimverzoek wordt afgewezen of goedgekeurd, ontvangt de Sitemanager een notificatie via de mail.
Personen verwijderen
Het is mogelijk om een persoon naar de prullenbak te verplaatsen via het prullenbak-icoontje in zijn of haar profiel:
Personen kunnen alleen verwijderd worden door gebruikers die hiervoor het recht hebben gekregen van de Sitemanager.
Wanneer je een persoon verwijdert, komt hij automatisch in de algemene prullenbak terecht. De persoon is hiermee nog niet definitief verwijderd uit alle systemen. Het definitief verwijderen van personen kan alleen de SURFsharekit Admin. Stuur hiervoor een mailtje naar info@surfsharekit.nl.
Vanuit de prullenbak kun je personen ook weer herstellen via:
Profielen mergen
Sitemanagers kunnen meerdere profielen van dezelfde gebruiker samen voegen, zodat er maar 1 "versie" van een profiel is met álle metavelden (inclusief gekoppelde publicaties) van deze persoon. Op een profielpagina is een optie om een profiel samen te voegen. Door op deze knop te klikken start het proces van samenvoegen. Dit wordt getoond in een footer. Deze footer blijft altijd in beeld totdat je het merge-proces afgerond hebt of gestopt bent.
Na het selecteren van 'verdergaan' kom je terecht in een modal waarin je via een dropdown een keuze kan maken tussen de verschillende waardes uit de verschillende profielen. Wanneer je daarna op ‘bevestigen’ klikt, worden de gekozen profielen samengevoegd en komen alle referenties naar de personen terecht in het nieuwgekozen profiel. Alle niet gekozen profielen zijn na het mergen definitief permanent verwijderd. NB: alleen inactieve profielen kunnen gemerged worden. Het mergen van actieve profielen kan alleen via de SURF beheerder.