Bestaande auteur toevoegen
Voordat je een auteur handmatig toevoegt, is het raadzaam om eerst in de database met auteurs te zoeken of de auteur al in het systeem staat. Je start altijd met het zoeken naar auteurs binnen je eigen instelling. Door het vakje Zoeken buiten instelling aan te vinken kun je de database met auteurs van andere instellingen doorzoeken.
Als je een auteur geselecteerd hebt vul je de rol/functie van de auteur in.
Nieuwe auteur toevoegen
Wanneer je een auteur niet kan vinden in de database, kun je een nieuwe auteur aanmaken. Klik dan op de tab Handmatig. Vul zoveel mogelijk velden in, maar in elk geval de verplichte. Het is ook mogelijk om een nieuwe auteur aan te maken via de tab Personen in het side menu.
Je kunt de naam van een auteur per publicatie aanpassen via het metaveld ‘Alias’. In dit veld kun je een vrije tekst invoeren die als alias geldt. Aliassen zijn zichtbaar in het publicatierecord bij toegevoegde auteurs. Als je erop klikt ga je naar het profiel.
Wanneer je meerdere auteurs hebt toegevoegd, kun je indien gewenst de volgorde aanpassen. De auteur die bovenaan staat, wordt als eerste getoond op het portaal waar je het materiaal op publiceert. Het is mogelijk om de auteursvolgorde aan te passen door te slepen via de icoontjes die voor de naam staan:
Een auteur die je hebt toegevoegd kun je daarna nog bewerken of weer van de publicatie verwijderen.
Notificatie
Wanneer je een nieuw profiel koppelt aan een materiaal dat je publiceert, wordt automatisch een mailnotificatie verstuurd naar deze persoon met de vraag of hij of zij wil bevestigen dat de informatie op het profiel klopt:
Er gaat alleen een e-mail uit als het profiel een institutioneel adres bevat. Vanuit de e-mail die de auteur ontvangt kan hij of zij klikken op 'account activeren' en wordt hij of zij vervolgens naar het SURFsharekit inlogscherm gestuurd. Door in te loggen wordt het profiel automatisch actief. Het onboardingsproces start en de auteur kan het profiel aanvullen en eventueel een ORCID aanvragen en koppelen.
Externe auteurs
Bij het opvoeren van auteurs kunnen de volgende situaties van toepassing zijn:
- Je weet wat de organisatie is en deze staat ook in de lijst
- Je weet niet wat de organisatie
- Je weet wat de organisatie is maar die staat niet in de lijst
Daarom kun je nu kiezen voor de opties 'bekend in SURFsharekit' of 'onbekend in SURFsharekit' via een radiobutton:
Als je de radiobutton op 'bekend in SURFsharekit' laat staan kan je de lijst met organisaties openen en een organisatie kiezen. Wanneer je kiest voor 'onbekend in SURFsharekit' hoef je dit veld niet in te vullen, het is zelfs niet meer mogelijk. De persoon die wordt dan gekenmerkt als ‘externe’.
Bij het opvoeren van een persoon via een publicatierecord kun je in stap 2 ook nog een label 'extern' meegeven. Dit is metadata op publicatierecordniveau, en bestaat dus naast de mogelijkheid om een profiel als extern in te voeren. Zo kun je bij het opvoeren van een material vanuit Hogeschool Utrecht een persoon van de Hanzehogeschool toevoegen die je op publicatieniveau het label ‘extern’ geeft:
Op de publicatie zie je naast de naam, alias en rol van de persoon dan ook een tag 'extern' staan. Zo weet je dat deze persoon als externe aan de publicatie heeft meegewerkt:
Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat deze informatie nog niet getoond kan worden. Wanneer een persoon op een publicatie als externe heeft meegewerkt en je dit in SURFsharekit aangeeft, blijft deze informatie vooralsnog alleen in SURFsharekit beschikbaar.