De manier waarop jouw organisatie is opgebouwd vind je terug in SURFsharekit onder de tab Organisatie - Organogram.
Het organogram wordt ingericht door de Site Manager en bestaat uit alle organisatieonderdelen die nodig zijn om materiaal te kunnen metadateren, zoals alle afdelingen, opleidingen en lectoraten die bij jouw instelling horen. De organisatieonderdelen kunnen op verschillende niveaus in het organogram worden geplaatst. De hoofdniveaus zijn:
- Organisatie (hogeschool of universiteit)
- Afdeling (bijvoorbeeld een kenniscentrum, faculteit of instituut)
- Lectoraat (valt onder een Afdeling voor onderzoek)
- Opleiding (valt onder een Afdeling voor onderwijs)
Voorbeeld hiërarchie Hogeschool Utrecht:
Organisatielagen toevoegen
Sitemanagers richten de organisatiestructuur in. Sitemanagers kunnen net zo veel organisatieonderdelen toevoegen als gewenst.
Wijzigen of toevoegen van een organisatieonderdeel
Het toevoegen van een organisatieonderdeel kan heel gemakkelijk door te klikken op de plus-button die naast een organisatieonderdeel staat. Een eenmaal toegevoegd onderdeel kan ook weer gewijzigd worden via het potloodje.
Kies eerst het niveau waar het organisatieonderdeel onder komt te staan en beschrijf de details van het organisatieonderdeel in stap 2, zoals de naam en het type organisatie (hierbij heb je de keuze uit de bovengenoemde hoofdniveaus).
Organisatieonderdeel inactief maken
Het is mogelijk om een organisatieonderdeel op ‘inactief’ te zetten door op het prullenbak-icoontje te klikken. Dit kan wenselijk zijn wanneer een organisatieonderdeel is opgeheven, gefuseerd of een naamsverandering heeft ondergaan. Het organisatieonderdeel blijft zichtbaar in het organogram, maar is grijs-gearceerd.
Wanneer een organisatieonderdeel op ‘inactief’ wordt gezet, kan het onderdeel nog steeds geselecteerd worden bij het opvoeren van materiaal. In de drop-down lijst met opties wordt in de tekst aangegeven of een onderdeel inactief is of niet.
Het definitief laten verwijderen van organisatieonderdelen kan via de SURFsharekit Admin door een e-mail te sturen naar info@surfsharekit.nl.