Wanneer een gepubliceerd materiaal niet meer openbaar mag staan, bijvoorbeeld op de HBO Kennisbank, ga je in SURFsharekit naar het betreffende record toe en klik je op de button Wijzigen rechtsboven in het scherm.
Het materiaal wordt als verwijderd doorgegeven aan de externe harvesters. Afhankelijk van hoe vaak de harvester langskomt, is het materiaal direct verwijderd van het platform waarop het gepubliceerd is. Voor de HBO Kennisbank geldt dat zij elk uur opnieuw harvesten, edusources harvest elke 2 minuten.
Na het depubliceren, kun je eventueel een ander kanaal aanzetten, zoals Intern gepubliceerd of Archief. Je kunt het record vervolgens opnieuw ‘publiceren’, maar dat hoeft niet. Als je ervoor kiest om het record op te slaan zonder een kanaal te kiezen, is het alleen zichtbaar voor de Sitemanager met als status ‘concept’.
Publicaties verwijderen
Het is mogelijk om een publicatie te verwijderen via het prullenbak-icoontje rechtsboven in het scherm:
Wanneer je een publicatie verwijdert, komt het automatisch in de prullenbak terecht. De publicatie is hiermee nog niet definitief verwijderd. Siteadmins en Ondersteuners kunnen materialen definitief verwijderen via de prullenbak. Na verwijdering van de publicatie en het bestand, duurt het bij Google vaak een hele tijd voordat de index wordt bijgewerkt. De metadata blijven vaak nog lange tijd rondzwerven in de Google cache. Wil je dat Google de metadata zo snel mogelijk uit de cache verwijderd, moet je daar een verzoek bij Google voor indienen via een Aanvraagformulier voor verwijdering van persoonlijke informatie.
Vanuit de prullenbak kun je publicaties ook weer herstellen via: 
Saneren
Sitemanagers kunnen publicaties die voor een bepaalde datum gepubliceerd zijn, in één keer depubliceren, archiveren of verwijderen via het side-menu ‘Publicaties’. Door op de Saneren knop te klikken kunnen sitemanagers filteren op status [archief, gepubliceerd, concept], publicatiedatum, publicatietypen [onderzoek, scriptie, dataset, leermateriaal, project] en organisatieonderdeel:
