Wanneer je een materiaal opvoert, ben je eigenaar van dit materiaal. Als eigenaar heb je altijd lees- en schrijfrechten over jouw materialen.
Daarnaast krijgt elke medewerker en student na inlog automatisch leesrechten op de materialen van hun eigen instelling die via SURFsharekit gepubliceerd zijn op een portaal, en op materialen die binnen SURFsharekit de status Intern gepubliceerd hebben.
Materialen met de statussen concept, embargo, archief of ingediend zijn alleen inzichtelijk voor de eigenaar van deze materialen en voor de Site Manager van de instelling.
Groepen
Voor elke instelling worden default 4 groepen klaargezet:
- Studenten
- Medewerkers
- Ondersteuners
- Site Managers
Iedereen die voor het eerst inlogt in SURFsharekit, komt automatisch in de groep Medewerkers of Studenten terecht. Daarna wordt je in een tweede groep geplaatst, afhankelijk van of je student of deelnemer aan een consortium bent.
De leden van deze groepen hebben bepaalde rechten. Zo mag een lid van de groep Studenten niet zomaar publiceren zonder akkoord van de Site Manager. Een lid van de groep Ondersteuners mag dit bijvoorbeeld wel.
Personen die via SURFconext inloggen, worden dus automatisch in één van deze groepen te staan. De Site Manager kan daarnaast ook handmatig personen toevoegen en de rechten die deze groepen hebben beheren. Dit kan onder de tab Organisatie en vervolgens onder Groepen.
De Site Manager kan personen aan deze groep toevoegen door te klikken op de button Gebruiker toevoegen. Je kunt alleen bestaande personen toevoegen. Dat betekent dat een persoon eerst een keer ingelogd moet zijn geweest óf dat een persoon op een eerder moment handmatig is opgevoerd.
Personen uit groep verwijderen
Het is mogelijk om personen uit een groep te verwijderen, en daarmee iemand zijn of haar extra rechten weer te ontnemen. Leden uit een groep verwijderen gebeurt via het prullenbak-icoon. Je verwijdert hiermee de persoon alleen uit de groep, niet uit het systeem.
Soms is het niet mogelijk om een persoon uit een groep te verwijderen. Dat betekent dat het de enige groep is waar deze persoon lid van is. Een persoon moet altijd lid blijven van tenminste 1 groep.
LET OP: de groep Leden kan niet bewerkt worden. Ledengroepen worden aangemaakt om gebruikers bij het onboardingsproces een plek te geven, voordat bepaald wordt aan de hand van SURFconext of zij tot de medewerkers- of studentengroepen behoren. Dit is een proces dat aan de achterkant plaatsvindt en waar je als Sitemanager geen invloed op hebt. Je kan daarom niet zomaar gebruikers erin of eruit halen.
Rechten van een groep aanpassen
De Site Manager kan een medewerker of student toevoegen aan de groep Ondersteuners of Site Managers. Leden van deze groepen hebben meer rechten binnen SURFsharekit, zoals bijvoorbeeld het recht om andermans materiaal te mogen bewerken of te verwijderen.
Daarnaast kan de Site Manager indien gewenst een uniek template aan een groep toewijzen.
De rechten die de groepsleden krijgen werken van boven naar beneden. Groepsleden die bijvoorbeeld alle materialen van een instituut mogen bewerken, mogen ook de materialen bewerken van de opleidingen die onder dat instituut vallen.
De Site Manager kan de rechten van groepen niet bewerken. Indien een groep minder of meer rechten moet krijgen, neem je contact op met de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl.
Templates toekennen
Je kan ervoor kiezen om een uniek template voor een groep aan te maken en hier te selecteren. Als je een uniek template wilt aanmaken, laat dit dan weten aan de SURFsharekit Admin via info@surfsharekit.nl. De SURFsharekit Admin zet dan een template voor je klaar die je vervolgens zelf kunt beheren.