Materiaal depubliceren

Sitemanagers en ondersteuners

Wanneer je een materiaal opent dat op een eerder moment gepubliceerd is geweest, kom je terecht in een modus waarin alle secties met daarin de metavelden op één pagina worden getoond, wat zorgt voor een snel en duidelijk overzicht:

Als je kiest om een publicatie te wijzigen wordt deze automatisch gedepubliceerd en krijg je de optie om de publicatie op te slaan als concept of (opnieuw) te publiceren.

Op het moment dat je een gepubliceerd item 'depubliceert', krijgen alle harvesters van de kanalen die aanstonden (PublicChannel en PrivateChannel) een delete mee. Dus als een harvester op dat moment langskomt, zal deze zien dat het item gedepubliceerd is.

Na het depubliceren, kun je eventueel een ander kanaal aanzetten, zoals Intern gepubliceerd of Archief. Je kunt het record vervolgens opnieuw ‘publiceren’, maar dat hoeft niet. Als je ervoor kiest om het record op te slaan zonder een kanaal te kiezen, is het alleen zichtbaar voor de Sitemanager met als status ‘concept’.

Materiaal verwijderen

Sitemanagers en ondersteuners

Als je een publicatie wil verwijderen klik je op "Opties" en dan op "Verwijderen". 

Medewerkers en studenten

Studenten en medewerkers mogen materialen indienen. De Sitemanager of Ondersteuner kan deze ingediende materialen goed- of afkeuren. Studenten en medewerkers kunnen een verzoek tot verwijdering indienen voor een ingediend en geaccordeerd materiaal. Wanneer een student/medewerker een verwijderverzoek doet, krijgt de Sitemanager of Ondersteuner een verwijderverzoek op zijn of haar dashboard te zien die hij of zij kan goed- of afkeuren. De student/medewerker krijgt daarna een e-mail notificatie waarin staat dat zijn of haar verzoek is goed- of afgekeurd.

API Keys
SURFsharekit biedt gebruikers van de dienst een base-URL op basis van OAI-PMH of JSON. Met de juiste API key kunnen materialen worden opgehaald.

Documentatie
Het inrichten van de API kun je het beste beleggen bij een (externe) technische partij. Er is beknopte documentatie beschikbaar voor het inrichten van de API per protocol.

• OAI-PMH: https://api.surfsharekit.nl/api/oaipmh/v1/docs
• JSON: https://api.surfsharekit.nl/api/jsonapi/persons/v1/docs

Deze documentatie is een momentopname. Door wijzigingen in de software van SURFsharekit kan deze op het moment van raadplegen verouderd zijn. Wil je gebruik maken van de API-service? Neem dan contact met ons op via info@surfsharekit.nl en de technisch beheerder van je instelling. 

• Concept (opgeslagen en alleen zichtbaar voor de eigenaar, materialen in de prullenbak hebben altijd de status ‘concept’);
• Openstaand (ingediend voor publicatie en wachtend op actie van de ondersteuner);
  • Ingediend / in beoordeling

    (De status "in beoordeling" betekent dat een collega de publicatie heeft geopend voor beoordeling. De status "ingediend" houdt in dat de publicatie nog niet door een andere collega is geopend of bewerkt wordt. Het kan wel zijn dat je collega na het openen niet verder is gegaan met de beoordeling. Je kan de publicatie dan "wijzigen" en "opslaan" om de status terug te brengen naar "ingediend". Bij de status "Ingediend" kan je een publicatie dus goedkeuren of afkeuren en bij de status "in beoordeling" is een andere collega de publicatie aan het bewerken.)

• Goedgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is goedgekeurd);
• Afgekeurd (status die de indiener van een materiaal te zien krijgt indien de aanvraag is afgekeurd);
• Gepubliceerd (dit kan zijn open, intern of gearchiveerd);
• Gearchiveerd (zeer beperkt toegankelijk).

Als jouw instelling SRAM wil gaan gebruiken voor het aangaan van samenwerkingen, moet de contactpersoon van jouw instelling (ICP) SRAM 'bestellen' via het SURF Dashboard. Het gebruik van SURFconext-teams voor het aangaan van samenwerkingen zal op den duur gaan vervallen. 

Voor meer informatie over het aanmaken van een samenwerkingsverband via SRAM, check Vakcommunity's en collecties

• Bestanden die als 'publiek toegankelijk' staan aangemerkt, worden publiek zichtbaar via het gekozen kanaal.
• Bestanden die als 'beperkt toegankelijk' staan aangemerkt, zijn alleen zichtbaar binnen SURFsharekit, ook al heb je het record via een publiek kanaal gepubliceerd. Alleen de metadata komen openbaar te staan. De bestanden zijn alleen zichtbaar voor diegenen die hiervoor het juiste recht hebben.
• Bestanden die als 'niet toegankelijk' staan aangemerkt, worden niet gepubliceerd. Wanneer je het record via een publiek kanaal hebt gepubliceerd, komen alleen de metadata openbaar te staan.

In onderstaande tabellen kun je per toegangsrecht zien wat er in combinatie met het gekozen kanaal gebeurt met het bestand en de metadata

Publiek toegankelijk

Beperkt toegankelijk

Niet toegankelijk

Embargo 

Je kan naast een toegangsrecht per bestand ook een een datum invullen waarop het embargo verloopt. Dit is niet verplicht. Wanneer het embargo verloopt, geldt automatisch het eerder gekozen toegangsrecht. Wanneer de embargo-datum verloopt, blijft de embargodatum bewaard. Deze datum blijft altijd zichtbaar, ook na verloop van de embargo-datum.

TIP: voer eerst alle children in, voordat je de parent gaat invoeren.

1. Start met invoeren van een leermateriaal. Dit is je ‘parent’.
2. Via het metaveld ‘gekoppelde lesmaterialen’ kun je nu één of meerdere bestaande materialen (dat worden je children) gaan koppelen:
   
   
3. Er verschijnt een pop-up. In de zoekbalk zoek je op de titel van het child. Als je het gevonden hebt selecteer je het materiaal.

   
   

4. Voeg de ‘soort relatie’ toe. Dit is altijd ‘Onderdeel van’.

5. Klik op ‘opslaan’.

   
   

De relatie is nu gelegd tussen de ‘parent’ en de ‘child’. In SURFsharekit kun je direct naar het gekoppelde materiaal doorklikken. Het materiaal opent altijd in een nieuw venster. Wanneer een materiaal onderdeel is van een ander materiaal, zie je het veld ‘Onderdeel van’ / ‘Is part of’. Wanneer een materiaal onderdelen bevat, zie je het veld ‘Gekoppelde lesmaterialen’ / ‘Parts’. Je kunt zowel via de ‘parent’ naar de ‘children’ doorklikken, als andersom.

Je kunt de koppeling weer verwijderen door op het prullenbakje te klikken:

Wat is een ORCID?

Je kunt een ORCID opzoekenPersistente  via https://orcid.org/signin door rechtsboven in de zoekbalk te zoeken op een persoon.

Je hoeft hiervoor niet eerst in te loggen. Er wordt op beide onderdelen van de naam gezocht, dus mocht je een tikfout maken krijg je toch resultaten.

Hier is het de bedoeling om de identifier over te nemen zoals de organisatie deze gebruikt, dus met – .

Wat is een ISNI?

Zoek via https://isni.org/page/search-database/ de naam op, en probeer alternatieven als de eerste zoekactie geen resultaat oplevert. Je krijgt dan een overzicht zoals in het voorbeeld hieronder.

Je vindt hier al direct het ISNI nummer. Neem het over zoals op deze pagina achter https://isni.org/isni/ vermeld staat. Om de DAI te vinden moet je verder zoeken: klik hiervoor op de tab sources data (onder de grijze balk).

Je krijgt dan een scherm te zien met meerdere data en codes. De DAI kun je hier ook vinden, zie:
003Z $S##$lDAI$032618855X. De DAI is in dit geval: 32618855X.

Ook via de tab marc21 kun je de DAI vinden, die ziet er dan iets anders uit: 
035 ##$lDAI$032618855X

De DAI is gelijk aan het ppn van de auteur in de GGC.

Meer over het gebruik van Nederlandse en internationale titels 

Ik heb meerdere titels behaald, mag ik die allemaal voeren? Ja, dat mag. Maar u voert óf de Nederlandse titels (bijvoorbeeld mr. drs. A. de Vries) óf het internationale equivalent (bijvoorbeeld A. de Vries, MA, LLM of A. de Vries, MSc, LLM). Als u voor meerdere opleidingen dezelfde titel hebt behaald, mag u die titel één keer voeren. Als u voor meerdere opleidingen verschillende titels hebt behaald, kunt u ze in combinatie voeren, bijvoorbeeld mr. ir. A Jansen. Als u voor één opleiding een bachelorgraad hebt behaald en voor een andere opleiding een mastergraad, mag u zowel de bachelor- als mastertitel voeren. U mag er echter ook voor kiezen om slechts één titel te gebruiken. Als u bijvoorbeeld een bachelor en master natuurkunde heeft behaald, dan kunt u dit als volgt weergeven: A. de Vries BSc Msc. Er is geen officieel voorschrift als het gaat om de volgorde van het voeren van titels of graden. In het algemeen wordt de hoogst behaalde titel het eerst vermeld. Als u geen geaccrediteerde opleiding heeft gevolgd, heeft u uiteraard ook geen daarbij behorende titel. Het is niet verboden om een andere titel te voeren, maar deze is in formele zin betekenisloos. Er is op het moment een wetsvoorstel in de maak dat het onterecht voeren van titels strafbaar stelt.

https://www.rijksoverheid.nl/binaries/rijksoverheid/documenten/brochures/2015/10/21/vragen-en-antwoorden-titulatuur/qa-titulatuur.pdf 

Om een DOI aan te vragen klik je op de button ‘Maak een DOI aan’. Er wordt automatisch een DOI gegenereerd. Het is niet mogelijk om deze DOI zelf te wijzigen nadat deze is aangemaakt dus wees hier voorzichtig mee.

Het veld waarin je een DOI aanvraagt, kan ook gebruikt worden om een reeds bestaande DOI in te voeren. Gebruik hiervoor alleen het DOI-nummer (bijvoorbeeld 10.1177/0973408219840567) en niet het DOI-nummer inclusief de resolver (bijvoorbeeld https://doi.org/10.1177/0973408219840567).

Een DOI inclusief resolver kun je invoeren in het veld ‘Link toevoegen’.