Hoe werken toegangsrechten?

Bij het toevoegen van een bestand ben je verplicht om per bestand een toegangsrecht te kiezen: niet toegankelijk, beperkt toegankelijk of open toegankelijk. Het kan namelijk voorkomen dat een record meerdere bestanden bevat (zoals een hoofdbestand en een bijlage) die elk een ander toegangsrecht hebben. Wanneer je een access right toekent aan een bestand, heeft dat gevolgen voor de beschikbaarheid van het bestand, zowel binnen als buiten SURFsharekit:

• Bestanden die als 'publiek toegankelijk' staan aangemerkt, worden publiek zichtbaar via het gekozen kanaal.
• Bestanden die als 'beperkt toegankelijk' staan aangemerkt, zijn alleen zichtbaar binnen SURFsharekit, ook al heb je het record via een publiek kanaal gepubliceerd. Alleen de metadata komen openbaar te staan. De bestanden zijn alleen zichtbaar voor diegenen die hiervoor het juiste recht hebben.
• Bestanden die als 'niet toegankelijk' staan aangemerkt, worden niet gepubliceerd. Wanneer je het record via een publiek kanaal hebt gepubliceerd, komen alleen de metadata openbaar te staan.

In onderstaande tabellen kun je per toegangsrecht zien wat er in combinatie met het gekozen kanaal gebeurt met het bestand en de metadata

Publiek toegankelijk

Beperkt toegankelijk

Niet toegankelijk

Embargo 

Je kan naast een toegangsrecht per bestand ook een een datum invullen waarop het embargo verloopt. Dit is niet verplicht. Wanneer het embargo verloopt, geldt automatisch het eerder gekozen toegangsrecht. Wanneer de embargo-datum verloopt, blijft de embargodatum bewaard. Deze datum blijft altijd zichtbaar, ook na verloop van de embargo-datum.