Release notes SURFsharekit

Aankomende release

Previous releases

April 2025

Rapportage Dashboard live

Alle data die je op het Rapportage Dashboard ziet staan, zijn na 15 april echte data. Je kunt filteren op organisatie en op datum range, de resultaten veranderen dan live mee. De cijfers die worden getoond worden elke nacht opgehaald en zijn dus maximaal 24 uur oud. Bij het ophalen van de cijfers wordt uitgegaan van het moment waarop de publicatie is aangemaakt. De cijfers die je op het Rapportage Dashboard kunt raadplegen zijn:

• Totaal aantal ingevoerde publicaties;
• Totaal aantal downloads;
• Totaal aantal actieve gebruikers;
• Het aantal ingevoerde publicaties op basis van type (leermateriaal, onderzoek, scripties);
• Het aantal ingevoerde publicaties op basis van status (gepubliceerd, concept, archief, embargo, ingediend);
• Het totaal aantal downloads per kanaal;
• Het totaal aantal ingevoerde publicaties per organisatieonderdeel.

Uitbreiding download export

De informatie die zichtbaar is bij het maken van een export van het aantal downloads is uitgebreid met de volgende informatie:

• Je ziet nu of het een bestand of een link betreft waarop geklikt is;
• Je ziet nu de naam van de website waarvan af de download heeft plaatsgevonden (HBO Kennisbank, edusources, eigen website, etc.) Als SURFsharekit niet weet vanaf welk portaal een download is gedaan, komt deze onder ‘onbekend’ te staan. Elke instelling die materialen op hun eigen website publiceert, heeft als het goed is bericht gekregen over hoe zij deze informatie op de juiste manier aan SURFsharekit kunnen doorgeven. Mocht dit niet het geval zijn of je bent hier niet zeker van, neem dan even contact op via info@surfsharekit.nl.

Let op: voor deze release werden alleen de downloads van bestanden gemeten in SURFsharekit, niet de kliks op links. Dat betekent dat wanneer je nu bijvoorbeeld een periode selecteert uit 2020, er alleen cijfers onder 'bestand/file' komen te staan en niet onder 'link/url'. Voor de gegevens die op het Dashboard getoond worden onder ‘downloads’ geldt hetzelfde.

Zoeken in takenlijst

Het wordt mogelijk om je takenlijst te doorzoeken. Dit kan handig zijn als je snel een specifieke taak wilt opzoeken in een volle takenlijst. Op je Dashboard zie je nu bovenaan je takenlijst naast het filtericoon een vergrootglas staan. Als je daarop klikt opent een zoekveld. 

Alle pagina's worden doorzocht, de voltooide taken worden niet doorzocht. Het aantal zoekresultaten wordt getoond in een teller. Je kan zoeken op:

• titel materiaal  
• indiener materiaal  

Opvoerende organisatie tonen in zoekscherm

Op dit moment worden er in de kolom 'Organisatie' organisaties getoond die in het betreffende materiaal onder 'uitgever' en 'afdeling, lectoraat etc.' staan. De opvoerende organisatie wordt niet getoond. Meestal is de uitgever dezelfde organisatie als de opvoerende organisatie, maar niet altijd. Ook dan moet het materiaal onder de opvoerende organisatie terug te vinden zijn in het zoekscherm. In de kolom 'Organisatie' worden daarom vanaf nu de volgende metavelden getoond:

• 'uitgever'  
• 'afdeling, lectoraat etc.'  
• opvoerende organisatie  

Verwijderverzoeken

Invoerders die een materiaal hebben ingediend kunnen een verzoek doen tot verwijderen van dit materiaal. Dit verzoek komt terecht op het Dashboard van de Sitemanager. Het kan voor de Sitemanager belangrijk zijn om te weten waarom een publicatie in de prullenbak heeft gegooid. Het kan bijvoorbeeld te maken hebben met het willen verwijderen van privacygevoelige gegevens. Wanneer een invoerder een verwijderverzoek doet, is het voor hem of haar daarom nu verplicht om een reden in te voeren.

Het verwijderverzoek verschijnt op de takenlijst van de Sitemanager/Ondersteuner. De eigenaar van het verwijderverzoek is ook zichtbaar bij het verzoek. Hier kan de Sitemanager of Ondersteuner de reden van het verzoek inzien. Hiervoor moet je wel eerst naar de publicatie gaan en vervolgens proces van goedkeuren of herstellen doorlopen.

Als je direct vanuit de takenlijst óf vanuit de publicatie op goedkeuren klikt, blijft de publicatie in de prullenbak staan. Je kan daar wel nog altijd de reden van verwijderen blijven inzien (totdat de publicatie opnieuw het accordeerproces ingaat). Als je direct vanuit de takenlijst op herstellen klikt, kan je de notitie niet meer inzien, je kom dan terecht in de publicatie zelf.

Wanneer je een verwijderverzoek niet accepteert, kun je ook daar een reden voor invoeren, deze reden ziet de indiener van het verwijderverzoek ook weer terug op zijn Dashboard:

Archiveren

Op dit moment is 'gearchiveerd' geen status, zoals 'concept' of 'gepubliceerd’ dat wel is. De manier waarop gearchiveerde publicaties in SURFsharekit worden weergegeven impliceert dit echter wel. Dit verschil zorgt echter voor onduidelijkheid binnen het systeem en zaait ook verwarring bij gebruikers. Het archiveren van een materiaal verloopt nu via een kanaal, wat betekent dat je een materiaal 'publiceert' via een archief terwijl publiceren het tegenovergestelde is van archiveren. Het archiveren is daarom vanaf nu een actie die uit te voeren is via dit icoon:

Dit icoon is zichtbaar op de detailpagina van een publicatie. Gearchiveerde publicaties komen terecht op een aparte pagina. Je ziet deze pagina alleen als je het recht hebt om gearchiveerde publicaties in te zien. Er is een zoekbalk die de gearchiveerde publicaties op deze pagina doorzoekt.

Je kunt een gearchiveerd materiaal altijd herstellen vanaf deze pagina, maar ook vanuit de publicatie zelf. Het herstellen mag je alleen als je ook het recht hebt om gearchiveerde publicaties in te zien. De status wordt dan teruggezet naar ‘concept’, zodat je daarna bewust nog op 'publiceren' moet klikken als het materiaal weer gepubliceerd moet worden. Voordat de publicatie weer uit het archief gehaald wordt, krijg je een waarschuwing.

Testen van nieuwe features

De afgelopen 2 sprints is er aan de achterkant ook hard gewerkt aan het verbeteren van het proces van testen van nieuwe features en optimalisaties, zodat we de continuïteit, veiligheid en efficiëntie van het releaseproces kunnen borgen. Deze procesverbeteringen hebben plaatsgevonden op onze development-, test- en acceptatieomgeving en zijn voor de eindgebruiker niet zichtbaar.

Maart 2025

Op dinsdagavond 25 maart gaan we live met SRAM (SURF Research Access Management). De mogelijkheid om in te loggen via SURFconext vervalt hiermee.

Wat is SRAM ook alweer?

SRAM regelt veilige toegang tot verschillende diensten binnen en buiten SURF en gebruikt daarvoor instellingsaccounts. Het verschilt daarin niet zo veel met de manier waarop jullie nu inloggen (via SURFconext). De reden dat we overstappen op SRAM zit met name in de mogelijkheden rondom het aanmaken van samenwerkingsverbanden die SRAM biedt. Zo kun je onderzoekers en docenten via SRAM niet alleen toegang geven tot verschillende diensten die aangesloten zijn, ook kunnen zij straks zélf (instellingsoverstijgende) samenwerkingen beheren. Uiteraard niet zonder dat de beheerder van de instelling hier akkoord op geeft. Als laatste kun je via SRAM ook je eigen onderzoeksdiensten aansluiten en beschikbaar maken. Wil je er meer over lezen, kijk dan even op de website van SURF.

Wat verandert er voor mij?

Het inlogproces zal er iets anders uitzien, maar zou morgen probleemloos moeten verlopen. Als je toch problemen ervaart, neem dan direct contact met ons op via info@surfsharekit.nl.

Ik log nu in op mijn community via SURFconext teams, hoe gaat dat dan nu?

In de afgelopen maanden zijn voor alle bestaande communities  collaborations aanmaakt in SRAM. Community beheerders ontvangen hierover morgen aanvullende informatie.

December 2024

Uitbreiding Dashboard - exports

Binnen het menu-item Rapportages zie je 2 subtabjes:

• Rapportage dashboard (deze is default geselecteerd)
• Export

 Als je naar het tabje export navigeert kun je daar een export maken van de metadata, de statistieken en de downloads. Hiervoor is een knop beschikbaar genaamd ‘rapportage genereren’:

Wanneer je op deze knop klikt, opent een popup waarin je filters kan instellen. Als je vervolgens kiest voor ‘rapportage genereren’ wordt de actie uitgevoerd.

Terwijl het rapport wordt gegenereerd hoef je niet te wachten tot het rapport klaar is. De status wordt bijgehouden in een lijst. Zodra de rapportage is gegenereerd krijgt hij de status ‘klaar’ en kan je de rapportage downloaden of verwijderen. Je kunt eerder gegenereerde rapportages ten alle tijden raadplegen via deze lijst.

Uitbreiding export - downloads

De informatie die zichtbaar is bij het maken van een export van het aantal downloads is uitgebreid met:

• Titel
• Auteurs
• Publicerende organisatie
• Afdeling, lectoraat, opleiding etc.

Uitbreiding export – metadata

Bij het maken van een export van alle metadata zijn nu ook de volgende metavelden zichtbaar:

• Toegangsrecht bestand
• Gebruiksrecht bestand
• Embargo bestand

Uitbreiding Dashboard - rapportages

Als je naar het menu-item Rapportages navigeert kom je terecht op een Dashboard. Op dit Dashboard heb je de mogelijkheid om 2 filters in te stellen:

• Organisatie
• Periode

Als je de filters gezet hebt worden de bijbehorende data (van de gekozen instelling en periode) opgehaald voor de volgende onderdelen:

• Totaal aantal ingevoerde publicaties
• Totaal aantal downloads
• Totaal aantal actieve gebruikers

Je kunt live filteren, de data veranderen mee. De data die worden getoond worden elke nacht opgehaald en zijn maximaal 24 uur oud.

LET OP: op dit moment is de data die je op het Dashboard ziet nog fake. We werken in de huidige sprint aan de laatste puntjes rondom de koppeling met onze analytics tool Piwik. Naar verwachting releasen we de huidige sprint eind januari 2025 en vanaf dan zullen echte data kunnen worden ingeladen op het Dashboard. Alle data die nu ook al gemeten worden, zullen met terugwerkende kracht ook op het nieuwe Dashboard getoond worden. De reden dat we het nieuwe Dashboard in deze sprintrelease opnemen ondanks dat er nog geen echte data in staan, heeft ermee te maken dat het design en een deel van de functionaliteit verweven is met andere functionaliteiten in deze sprint. Daarnaast krijgen jullie op deze manier alvast een mooi voorproefje van de data die jullie eind januari kunnen inzien.

Op het Dashboard wordt de volgende informatie gevisualiseerd in een diagram:

• Het aantal ingevoerde publicaties op basis van type (leermateriaal, onderzoek, scripties)
• Het aantal ingevoerde publicaties op basis van status (gepubliceerd, concept, archief, embargo, ingediend)

Ook kun je op het Dashboard de volgende informatie inzien:

• Het totaal aantal downloads per kanaal voor de gekozen periode
• Het totaal aantal ingevoerde publicaties van de afgelopen maand per organisatieonderdeel voor de gekozen periode

Gebruiksrecht en toegangsrecht in viewmodus

Het gekozen gebruiksrecht wordt getoond in de viewmodus aan de hand van het bijbehorende icoon. Als je met je muis over het icoon beweegt zie je het gebruiksrecht uitgeschreven staan. Daarnaast worden de instellingen waarvoor het gekozen toegangsrecht geldt getoond als je met je muis over het slotje beweegt:

Informatie over organisatieonderdelen

Er is extra informatie per organisatieonderdeel beschikbaar. Je kunt de volgende informatie laten registreren door de SURF admin:

• Penvoerder samenwerkingen (verplicht)
• Samenvatting
• Type Centre of Expertise

De volgende informatie kun je zelf op het niveau van de publicatie invullen:

• ROR (een persistente identifier voor organisaties
• RAiD (een projectregistratienummer)
• SIA dossiernummer

Aan de hand van de identifier-velden kan Publinova organisatie- en projectinformatie ophalen en tonen op het platform. Wil je hierover meer informatie, neem dan contact op met info@publinova.nl.

Nieuw design vakvocabulaires

De vakvocabulaires die je kunt toevoegen aan een leermateriaal hebben een nieuw uiterlijk gekregen. De werking van dit metaveld blijft hetzelfde.

Juli 2024

De afgelopen sprint hebben wij gewerkt aan de volgende onderwerpen:

• Het uitbreiden van de mogelijkheid om materialen vanaf externe systemen via een Upload API naar SURFsharekit te uploaden;
• Het leggen van een koppeling tussen SURFsharekit en Piwik (een analytics tool) waardoor we extra informatie over het aantal downloads kunnen meten en opslaan;
• Het maken van een ontwerp voor het tonen van suggesties voor metadatering voor de vakvocabulaires;
• Bestanden met beperkte toegang voor meerdere hoofdorganisaties beschikbaar maken.

De eerste drie aanpassingen die hierboven benoemd staan zullen na de release van vanavond nog niet merkbaar zijn voor jullie, de komende sprints gaan wij hier verder mee aan de slag. Alleen het laatste puntje licht ik daarom hieronder verder toe:

Toegang bestanden voor meerdere organisaties

Voor bestanden met het toegangsrecht ‘beperkt toegankelijk’ kun je nu invullen welke organisaties dit bestand mogen inzien. De toegang tot bestanden is daarmee niet meer automatisch beperkt tot de organisatie waarvan uit het bestand is geüpload.

Wanneer je een bestand uploadt en je kiest voor het toegangsrecht 'beperkt toegankelijk' krijg je de optie om uit een lijst met organisaties en consortia te kiezen voor wie dit toegangsrecht geldt. De organisatie waar vanuit je het record hebt opgevoerd staat al ingevuld en kan je niet meer verwijderen, je kan alleen extra organisaties toevoegen:

Medewerkers, studenten, ondersteuners en sitemanagers van deze extra organisaties krijgen (na inlog via SURFsharekit) toegang tot het bestand. Let op: het gaat alleen om het recht om het bestand in te zien, je geeft personen van de extra toegevoegde organisatie(s) geen rechten om de publicatie zelf in te zien, of namens jouw organisatie publicaties op te voeren, te bewerken of te verwijderen. Je kan de extra organisaties die je toegang hebt gegeven ook weer verwijderen, de toegang tot het bestand is dan direct weer afgeschermd.

April 2024

Gebruiksrechten op bestanden

Bij het toevoegen van een bestand of URL kun je nu per bestand een gebruiksrecht kiezen. Dit veld was eerder beschikbaar op het niveau van het publicatierecord. Omdat er meerdere bestanden of URLs per publicatierecord kunnen worden opgevoerd waar verschillende gebruiksrechten aan kunnen hangen is dit veld verplaatst naar het uploadscherm. De dropdown met licenties bevat daarnaast extra keuzemogelijkheden. De lijst kan in de toekomst verder uitgebreid worden. We hebben ook meteen het design van de bulk-upload schermen (voor bestanden en auteurs) meegenomen en verbeterd.

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat er gewerkt wordt aan een manier om de gebruiksrechten ook daar op bestandsniveau te tonen. Tot die tijd wordt het eerst gekozen gebruiksrecht getoond op publicatierecordniveau.

Metadata kopiëren en automatisch invullen

Omdat we nu bestanden in bulk kunnen uploaden en er steeds mee metadata op bestandsniveau bijkomt, hebben we het mogelijk gemaakt om de velden gebruiksrecht en toegangsrecht te kopiëren naar de daaropvolgende bestanden. Hiervoor kun je het kopie-icoon gebruiken dat naast het info-veldje staat. Daarnaast wordt het verplichte titelveld van een bestand nu automatisch voor je ingevuld na het uploaden. Je kunt de titel uiteraard nog wel aanpassen.

Bestanden en URLs aanmerken als ‘belangrijk’

Per bestand of URL kun je nu aangeven of het gaat om het hoofdbestand door middel van de tag ‘belangrijk’. Een URL die als ‘belangrijk’ is aangemerkt kan dan als eerste getoond worden op een portaal, ook al zijn er ook bestanden aan toegevoegd.

Wanneer je een bestand of URL hebt gekenmerkt als belangrijk, is dit zichtbaar in het lijstje met toegevoegde bestanden/URLs via een tag:

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat er nog geen rekening wordt gehouden met deze tag. Totdat de harvesters zijn aangepast worden bestanden en URLs getoond op basis van de volgorde waarop ze zijn geüpload, zoals dat nu ook het geval is.

Filteropties takenlijst

Op je Dashboard boven je takenlijst zie je een extra filter-optie staan waarmee je de mogelijkheid hebt om binnen jouw openstaande taken te filteren op publicaties met of zonder bestand/URL:

Optionele velden verbergen

Bij het invoeren van metavelden kun je ervoor kiezen om alle optionele velden te verbergen. Hiervoor is een schuifje beschikbaar bovenin het template:

Externe auteurs opvoeren

Bij het opvoeren van auteurs kunnen de volgende situaties van toepassing zijn:

• Je weet wat de organisatie is en deze staat ook in de lijst
• Je weet niet wat de organisatie
• Je weet wat de organisatie is maar die staat niet in de lijst

Daarom kun je nu kiezen voor de opties 'bekend in SURFsharekit' of 'onbekend in SURFsharekit' via een radiobutton:

Als je de radiobutton op 'bekend in SURFsharekit' laat staan kan je de lijst met organisaties openen en een organisatie kiezen. Wanneer je kiest voor 'onbekend in SURFsharekit' hoef je dit veld niet in te vullen, het is zelfs niet meer mogelijk. De persoon die wordt dan gekenmerkt als ‘externe’. Externen komen in geen enkele groep terecht. Het profiel van externen toont als tag 'extern' onder 'organisaties' en kan door Sitemanagers van alle instellingen gewijzigd worden. NB: als deze persoon op een later moment inlogt en een actief account krijgt, komt hij alsnog onder de organisatie waarmee hij inlogt te staan.

Bij het opvoeren van een persoon via een publicatierecord kun je in stap 2 ook nog een label 'extern' meegeven. Dit is metadata op publicatierecordniveau, en bestaat dus naast de mogelijkheid om een profiel als extern in te voeren. Zo kun je bij het opvoeren van een material vanuit Hogeschool Utrecht een persoon van de Hanzehogeschool toevoegen die je op publicatieniveau het label ‘extern’ geeft:

Op de publicatie zie je naast de naam, alias en rol van de persoon dan ook een tag 'extern' staan. Zo weet je dat deze persoon als externe aan de publicatie heeft meegewerkt:

Voor de aan SURFsharekit gekoppelde portalen (HBO Kennisbank, Publinova en edusources) geldt dat deze informatie nog niet getoond kan worden. Wanneer een persoon op een publicatie als externe heeft meegewerkt en je dit in SURFsharekit aangeeft, blijft deze informatie vooralsnog alleen in SURFsharekit beschikbaar.

Email mag niet gedeeld worden

Het kan voorkomen dat je een auteur opvoert en het emailadres wel bekend is, maar dat je geen toestemming hebt van de auteur om het emailadres via SURFsharekit op te slaan. Op dit moment kan je dan alleen kiezen voor ‘ik weet niet wat het emailadres is’. Nu kun je bij het aanmaken van een profiel specifiek aangeven wanneer een persoon niet wil dat zijn e-mailadres getoond wordt. Zo kan iemand anders met editrechten niet per ongeluk alsnog het emailadres toevoegen terwijl de auteur hiervoor geen toestemming heeft gegeven.

Bij het toevoegen van een nieuw persoon heb je daarom nu de volgende keuzemogelijkheden bij het veld ‘emailadres’:

• onbekend
• bekend
• geen toestemming

Als je kiest voor ‘geen toestemming’ is het veld in profiel disabled. Het kan niet meer worden aangepast. Als je kiest voor 'onbekend' kan je dit later nog wel aanpassen naar 'geen toestemming' of ‘bekend’.

Details profielen opvragen

Als invoerder met het recht om profielen in te zien en te wijzigen, kun je nu zien wie en welke instelling het profiel heeft aangemaakt en wanneer, en door wie het wanneer voor het laatst is gewijzigd. Er is hiervoor een knop Opties beschikbaar. NB: onder deze knop staat nu ook de mogelijkheid om profielen samen te voegen:

Verwijderverzoeken indienen

Studenten en medewerkers mogen materialen indienen. De Sitemanager of Ondersteuner kan deze ingediende materialen goed- of afkeuren. Vanaf nu is het voor studenten en medewerkers mogelijk om een verzoek tot verwijdering in te dienen voor een ingediend en geaccordeerd materiaal. Wanneer een student/medewerker een verwijderverzoek doet, krijgt de Sitemanager of Ondersteuner een verwijderverzoek op zijn of haar dashboard te zien die hij of zij kan goed- of afkeuren. De student/medewerker krijgt daarna een e-mail notificatie waarin staat dat zijn of haar verzoek is goed- of afgekeurd.

Rollen en rechten

We hebben extra rollen toegevoegd in de backend waardoor we de rechten per groep verder kunnen flexibiliseren. Instellingen die behoefte hebben aan andere rechten dan degene die default staan ingesteld kunnen we daarmee beter bedienen. Als er wensen zijn met betrekking tot het aanpassen van de rechten van bepaalde groepen, neem dan contact met ons op via info@surfsharekit.nl.

En verder…

• • Worden inactieve profielen die nergens aan gekoppeld zijn automatisch na 1 maand verwijderd, zodat er geen persoonsinformatie wordt opgeslagen die mogelijk gevoelig is
  • Worden bestanden die geupload zijn maar niet opgeslagen automatisch na 1 maand verwijderd, zodat er geen informatie wordt opgeslagen die mogelijk gevoelig is
  • Zijn de validatiefouten die naar boven zijn gekomen naar aanleiding van de XSD validatie die we de afgelopen sprint hebben uitgevoerd.
  • Kunnen we nieuwe extensies zelf whitelisten waardoor we sneller nieuwe bestandformaten kunnen accepteren

  • Is de publieke jumpoffpage aangepast waardoor het logo van SURFsharekit niet meer door de tekst heen loopt. De jumpoff page is de publieke pagina die door harvesters benaderd kan worden via https://surfsharekit.nl/public/[ID] bijvoorbeeld: https://surfsharekit.nl/public/8e6e1efc-b92d-49f0-99bf-71df71945d86

Januari 2024

Toegangsrechten op bestanden

Bij het toevoegen van een bestand ben je verplicht om per bestand een toegangsrecht te kiezen: niet toegankelijk, beperkt toegankelijk of open toegankelijk. Omdat je de toegangsrechten op het niveau van het bestand kunt bepalen, kun je aan één record meerdere bestanden toevoegen met elk een ander toegangsrecht. Wanneer je een toegangsrecht toekent aan een bestand, heeft dat vanaf nu gevolgen voor de beschikbaarheid van het bestand, zowel binnen als buiten SURFsharekit:

• Bestanden die als 'publiek toegankelijk' staan aangemerkt, worden publiek zichtbaar via het gekozen kanaal indien dit om een publiek kanaal gaat (i.e. Publinova, edusources, HBO Kennisbank, etc.)
• Bestanden die als 'beperkt toegankelijk' staan aangemerkt, zijn alleen zichtbaar binnen SURFsharekit, ook als je het record vervolgens via een publiek kanaal hebt gepubliceerd. De metadata komen openbaar te staan. De bestanden zijn alleen zichtbaar voor diegenen die hiervoor het juiste recht binnen SURFsharekit hebben.
• Bestanden die als 'niet toegankelijk' staan aangemerkt, worden niet gepubliceerd. Wanneer je het record via een publiek kanaal hebt gepubliceerd, komen alleen de metadata openbaar te staan.

Op HBO Kennisbank zal het gekozen toegangrecht ‘beperkt toegankelijk’ weergegeven worden aan de hand van een sleuteltje zodat de bezoeker het direct ziet wanneer een bestand niet voor iedereen beschikbaar is. Voor edusources staat het op de planning om om aan de hand van icoontjes voor de bezoeker duidelijk te maken wat het toegangsrecht per bestand is. Voor Publinova geldt dat het toevoegen van iconen nog niet is ingepland.

Embargo op bestandsniveau

Het embargo op bestandsniveau is toegevoegd. Dat betekent dat een embargo-datum niet meer geldt voor het hele publicatierecord, maar per bestand kan worden ingevuld. Wanneer het embargo verloopt, geldt het eerder gekozen toegangsrecht. Let op dat wanneer je een embargo op een bestand zet, maar het publicatierecord via een publiek kanaal publiceert (zoals HBO Kennisbank of edusources) de metadata direct zichtbaar worden. Het bestand wordt pas zichtbaar op de gekozen portalen nadat het embargo is verlopen.

Filteropties takenlijst

Op je Dashboard boven de takenlijst zie je nu een filter-optie staan. Zo kan je gemakkelijk prioriteit aanbrengen in de taken die voor jou openstaan. Je kan filteren op:

• type materiaal (materiaal)
• type taak (type)
• organisatie (organisatie)

Elke filteroptie correspondeert met één van de kolommen op je Dashboard:

• Kolom organisatie:
• Hierin staat de organisatie-eenheid waarvanuit het materiaal geupload is.
• In het geval van claimverzoeken staat hier de organisatie-eenheid waarvoor het claimverzoek is gedaan.
• Kolom titel:
• De titel van het materiaal.
• De naam van de persoon die het verzoek doet
• Het type verzoek

Beheer mailnotificaties

Het was al mogelijk om het ontvangen van notificaties aan- of uit te zetten. Nu wordt het mogelijk om notificaties verder te beheren op het niveau van het type taak en het type materiaal:

Je kunt de notificatie-instellingen aanpassen:

• per type materiaal (door de accordeon per type uit te klappen)
• per type notificatie

Zo kan je bijvoorbeeld instellen dat je alleen notificaties voor leermaterialen wilt ontvangen, maar niet voor onderzoek en scripties. Ook kun je per taak aanvinken of je hier een notificatie van wilt ontvangen. De soorten notificaties kunnen in de toekomst worden uitgebreid, waardoor het ook kunnen beheren ervan steeds handiger wordt.

Als je mailnotificaties uitzet, maar je hebt de rol Sitemanager of Ondersteuner, zal je nog wel de taak op je Dashboard zien verschijnen. Het uitzetten van de notificaties betekent dus niet dat je de taak niet meer toegewezen krijgt. Voor het creeren van overzicht op je Dashboard kun je gebruik maken van de nieuwe filters zoals hierboven beschreven.

• Alle notificaties staan standaard aan. Let wel op: als je de notificaties op dit moment uit hebt staan, blijven deze na de release ook uit. Je kan ze natuurlijk wel altijd zelf weer aanzetten;
• Notificaties die niet aan- of uitgezet kunnen worden zijn uitgegrijst. Het gaat op dit moment alleen om claimverzoeken en saneeracties;
• Wanneer ik de mail-notificaties in mijn profiel uitzet, ontvang ik in de periode dat ze uitstaan geen mail;
• Alle accordeons zijn standaard ingeklapt;
• Je ziet alleen rol-specifieke mailnotificaties. Dat betekent dat een student niet de mogelijkheid heeft om een claimverzoek-notificatie aan- of uit te zetten, omdat hij geen claimrechten heeft.

Nieuw design notificatiemail

De opmaak van de notificatiemail is verbeterd. De mail bevat meer informatie zodat je direct kan bepalen hoe veel prioriteit de taak heeft:

Concepten

Het is nu mogelijk om informatie over publicaties via het record zelf op te vragen. Daarnaast kun je een record ook verwijderen vanuit het record zelf (en niet meer alleen via het publicatieoverzicht).

Wanneer je een concept opent, zie je nu een knop 'opties'. Je kan op op de knop klikken en dan opent een dropdown met de volgende acties:

• Bekijk details (wie heeft het record ingevoerd en wanneer is het voor het laatst gewijzigd)
• Opslaan
• Stoppen
• Verwijderen

Profiel en inzicht rechten groepen

Het profiel is aangepast conform een nieuw design van Daily Creations. Hierin zijn de organisaties waaraan je verbonden bent nu als tag zichtbaar en kun je onderdelen van je profiel via een accordeon open- of dicht klappen. Daarnaast hebben we een tab ‘Rechten’ toegevoegd waarin je de rechten kan bekijken die bij een groep horen waar je onderdeel van bent. Je kunt de rechten van een groep bekijken via je profiel -> groepen of via organisatie -> groepen.

• De rechten zijn alleen inzichtelijk voor gebruikers die het recht hebben om groepen in te zien;
• De rechten zijn verdeeld in accordeons per onderdeel;
• Elk recht is uitgeschreven;
• Rechten van een groep kunnen niet worden aangepast door de Sitemanager.

Inlogscherm

Het inlogscherm heeft een nieuw achtergrondplaatje gekregen dat beter past bij SURFsharekit.

Foutmeldingen

De foutmeldingen die je kunt krijgen na het doen van een ongeldige actie zijn aangepast en vallen nu binnen het huidige design, om zo consistentie te kunnen bieden. Daarnaast kun je aan een foutmelding nu aflezen wat er mis is gegaan aan de hand van een begeleidende tekst en een foutcode. Deze code kun je vervolgens toevoegen bij het indienen van een ticket zodat wij je sneller kunnen helpen.

Protocol refresh

Het is nu mogelijk om een protocol per kanaal en/of per organisatie(onderdeel) te verversen. Aanpassingen kunnen daardoor een stuk sneller worden doorgevoerd.

Doorontwikkeling Upload API

SURFsharekit kan nu ook deletes en auteurs ontvangen via de upload API. Ook worden geuploade records nu opgenomen in het accordeerproces en verschijnen dus op het Dashboard van de sitemanager/ondersteuner ter beoordeling.

Bugfixes

• Volgorde bestanden/auteurs: het is weer mogelijk om de volgorde van auteurs en bestanden te veranderen
• Foutmeldingen bij taakafhandeling: ingediende publicaties kunnen nu goed- of afgekeurd worden vanuit alle pagina’s, en niet meer alleen vanaf de takenlijst.
• Trefwoorden in bulk: het is weer mogelijk om trefwoorden in bulk toe te voegen, dat doe je door de trefwoorden te scheiden met een komma of een puntkomma.
• Instituten van verschillende hoofdorganisaties: wanneer je 2 lectoraten/opleidingen/afdelingen aan een record toevoegt die bij een andere hoofdorganisatie horen, komen ze nu onder de juiste filters op HBO Kennisbank terecht.
• SURFsharekit hanteert een zogenaamde ‘whitelist’ voor toegestane bestandsformaten. Deze lijst is te raadplegen via de SURFsharekit wiki. In deze release zijn de volgende formaten toegevoegd: .html, .ipynb en .ino.
• Performance: de performance is weer een stuk verbeterd. Dit is met name merkbaar bij het navigeren en het doorzoeken van lijstjes.

Mei 2023

View/edit modus voor publicaties

In de vorige release hebben we de nieuwe publicatieflow geïntroduceerd, waarin het opvoeren van publicaties is opgedeeld in stappen. In deze sprint hebben we ter aanvulling op dit proces een view-modus geïntroduceerd. Wanneer je een materiaal opent dat op een eerder moment gepubliceerd is geweest, kom je terecht in een modus waarin alle secties met daarin de metavelden op één pagina worden getoond, wat zorgt voor een snel en duidelijk overzicht:

Aan de linkerkant van de view-modus zie je informatie staan over wanneer en door wie het materiaal is opgevoerd en als laatst is gewijzigd.

De secties in de viewmodus zijn in- en uitklapbaar en hebben een bijbehorend icoon gekregen. De secties zijn standaard ingeklapt en kunnen handmatig uitgeklapt worden. Zo kun je kiezen welk onderdeel je wil inzien en/of wil wijzigen.

Als je op de knop 'wijzigen' klikt, klappen alle secties automatisch uit en kun je het materiaal bewerken. Je blijft hier in de view-modus. Vanuit de view-modus kun je het materiaal ook direct publiceren of verwijderen.

De view-modus bevat een header waarin de titel van het materiaal staat. Daarnaast bevat deze header een aantal knoppen waar een actie aan verbonden is. De knoppen die je ziet zullen verschillen op basis van je rechten en de status van het betreffende materiaal. Zo zie je andere knoppen bij een ingediend materiaal ten opzichte van een materiaal dat gearchiveerd is omdat er andere vervolgacties nodig zijn.

Concepten die niet eerder gepubliceerd zijn geweest kennen geen view-modus. Een concept bewerken betekent dat je direct de publicatieflow ingaat, zoals dat nu ook het geval is.

Materialen die in de prullenbak staan, worden wel geopend in de view-modus. Vanuit de view-modus kan je het materiaal herstellen, wijzigen of publiceren.

Indiende materialen wijzigen en beoordelen

In de vorige sprint hebben we een taskflow toegevoegd zodat alle openstaande taken vanaf het Dashboard van de Sitemanager en Ondersteuner afgehandeld kunnen worden. Het was in deze nieuwe situatie mogelijk om een materiaal direct vanuit het Dashboard goed- of af te keuren. In combinatie met de view-modus wordt het nu mogelijk om ingediende materialen eerst in te zien en eventueel te wijzigen voordat je het goed- of afkeurt. Dit doe je door in de takenlijst op de link naar het materiaal te klikken.

Als je op deze link klikt kom je terecht in de viewmodus van het ingediende materiaal. Vanuit deze view-modus kun je het materiaal direct beoordelen via de knop ‘Beoordelen’ of je kunt via de knop ‘Wijzigen’ nog aanpassingen maken voordat je het materiaal goed- of afkeurt. Je komt dan terecht in de accordeerflow. Het blijft daarnaast ook nog steeds mogelijk om een ingediend materiaal direct vanaf je Dashboard goed- of af te keuren.

Uitbreiding bestandsformaten

SURFsharekit hanteert een zogenaamde ‘whitelist’ voor toegestane bestandsformaten. Deze lijst is te raadplegen via de SURFsharekit wiki. In deze release zijn de volgende formaten toegevoegd:

.STL

.OBJ

.Gcode

.ufp

.ODP

.ODS

.story

.SLDDRW

.sldprt

.apk

Validatie op publicatiedatum

Bij het opvoeren van een materiaal kon je niet naar een volgende stap als een veld waar validatie op zat niet valideerde, zoals het veld ‘publicatiedatum’. Dit hebben we uitgezet zodat je altijd naar de volgende stap mag, ook al heb je een veld dat moet valideren niet ingevuld, zodat je de flow kan doorlopen. Wanneer je een materiaal wil publiceren waarbij een te valideren veld leeg is of een foutieve waarde bevat, krijg je pas een foutmelding.

Aanpassingen design

• Op alle pagina’s zijn de marges aangepast en zijn de velden uitgelijnd waardoor het overzichtelijker en strakker oogt.
• Wanneer er geen auteurs, bestanden/links, vocabulaires en leermaterialen aan een materiaal zijn toegevoegd, wordt een 'empty state' getoond. In onderstaand voorbeeld zie je in dat geval staan “er zijn geen bestanden geüpload”.
• Het veld 'onderdeel van' in het leermaterialentemplate wordt niet getoond in zowel de view- als editmodus als het veld geen waarde bevat.
• Wanneer je een materiaal publiceert of indient krijg je een terugkoppeling vanuit SURFsharekit zodat je weet dat het proces (succesvol) is afgerond. Vanuit deze pagina kan je direct een nieuwe publicatie opvoeren of terug navigeren naar je Dashboard.
• In het publicatieoverzicht is een kolom 'ingevoerd door' / 'created by' toegevoegd. In deze kolom staat de naam van de persoon die het materiaal heeft opgevoerd. De creator is doorzoekbaar.

Vakvocabulaires (leermaterialen)

• Het metaveld Vakvocabulaire inclusief de uitlijning van de knoppen is opnieuw vormgegeven.
• De vocabulaires komen in een aparte sectie met bijbehorend icoon te staan.
• De gekozen termen worden getoond als tag fields.
• De termen die in de vakvocabulaires staan werden automatisch op alfabet gesorteerd. We houden nu de orginele volgorde van de taxonomie zoals deze is opgesteld aan.
• Bij het invoeren van een vakvocabulaire kun je bij de laatste stap meerdere termen tegelijk kiezen, zodat je niet opnieuw de boom hoeft te doorlopen. Indien de laatste stap alleen maar eindtermen bevat, worden vinkjes getoond. Als één van de termen meerdere sublagen kent, blijven het radio buttons.

Januari 2023

Dashboard

Het Dashboard is opnieuw vormgegeven. Studenten en medewerkers krijgen een ander Dashboard te zien dan Sitemanagers en ondersteuners.  De volgende aanpassingen zijn gemaakt:

• Snelkoppelingen

Het dashboard bevat een header met daarop een aantal standaard snelkoppelingen. Sitemanagers en ondersteuners zien een knop om een nieuwe publicatie te maken, een knop om een gebruiker toe te voegen aan een groep, een knop om naar mijn ingevoerde publicaties te gaan en een knop om naar alle concepten te gaan. Studenten en medewerkers zien een knop om een nieuwe publicatie te maken en een knop om naar mijn ingevoerde publicaties te gaan.

• Side menu

Het side-menu bevat een in- en uitklapicoon. Default is het menu uitgeklapt. Wanneer je een flow start, zoals bij het opvoeren van een nieuwe publicatie wordt het menu automatisch dichtgeklapt. Je kunt het handmatig altijd weer uitklappen via het menu-symbool met het pijltje erop.

• Top menu

Er is een topmenu toegevoegd waarin het takenicoon, het profiel, de algemene zoekbalk en de taalswitch staan.

• Takenlijst

Als Sitemanager en Ondersteuner zie je op jouw Dashboard alle taken die je nog moet uitvoeren. Hier komen alle ingediende publicaties en claimverzoeken te staan. Wanneer een taak is afgehandeld is de taak verplaatst naar een aparte lijst 'Toon voltooide taken'. Vanaf een voltooide taak kan je nog navigeren naar het betreffende materiaal/de persoon. Dit opent in een nieuw tabje.

• Concepten en overzicht ingediende publicaties

Studenten en medewerkers zien op hun Dashboard de laatste 3 concepten staan waar ze mee bezig zijn. Daarnaast zien zij geen takenlijst zoals de Sitemanagers, maar een overzicht van alle door henzelf ingevoerde en ingediende publicaties:

Publicatieflow

Het opvoeren van publicaties is opgedeeld in logische stappen, zodat alle relevante invoervelden gegroepeerd zijn en je makkelijk kan navigeren naar een specifiek veld. De nieuwe publicatieflow bestaat uit 3 stappen:

1. Uploaden bestand/toevoegen link
2. Invullen metadatavelden
3. Publiceren via het geselecteerde kanaal

Wanneer je een nieuwe publicatie aanmaakt óf een concept gaat bewerken, óf een gepubliceerde publicatie wil wijzigen, start de publicatieflow. Onderin de publicatieflow staat per stap een indicator. Indien binnen een stap alle verplichte velden zijn ingevuld en alle ingevulde velden (ook de niet-verplichte) valideren verandert de stapstatusindicator van deze stap naar een groen vinkje. Bij elke tussenstap wordt gevalideerd op verplichte velden en op inhoud. Je mag pas opslaan en naar de volgende flow als de inhoud gevalideerd is. Door in stap 3 te klikken op de button 'publiceren' wordt jouw publicatie gepubliceerd op het gekozen portaal.

Het verwijderen van een publicatie kan straks alleen via het publicatieoverzicht, en (tijdelijk) niet meer in de edit-modus.

E-mail notificaties

Je kan nu in je profiel aangeven of je notificaties vanuit Sharekit wil ontvangen. Het ontvangen van notificaties staat automatisch aan.

Je ontvangt een e-mail wanneer:

• Jouw ingediende publicatie is goedgekeurd/afgekeurd
• Er een materiaal voor je klaarstaat om te accorderen
• Jouw saneeractie is afgerond (let op: deze mailnotificatie kun je niet uitzetten (zie ook het kopje ‘saneren’ verderop in deze mail))
• Een persoon van jouw organisatie wordt geclaimd door een andere organisatie (zie ook het kopje ‘claimen’ verderop in deze mail
  
   

Profielen mergen

Voor Sitemanagers wordt het mogelijk om meerdere profielen van dezelfde gebruiker samen te voegen, zodat er maar 1 "versie" van een profiel is met álle metavelden (inclusief gekoppelde publicaties) van deze person. Op een profielpagina is een optie om een profiel samen te voegen. Door op deze knop te klikken start het proces van samenvoegen. Dit wordt getoond in een footer. Deze footer blijft altijd in beeld totdat je het merge-proces afgerond hebt of gestopt bent.

Na het selecteren van 'verdergaan' kom je terecht in een modal waarin je via een dropdown een keuze kan maken tussen de verschillende waardes uit de verschillende profielen. Wanneer je daarna op ‘bevestigen’ klikt, worden de gekozen profielen samengevoegd en komen alle referenties naar de personen terecht in het nieuw gekozen profiel. Alle niet gekozen profielen zijn na het mergen definitief permanent verwijderd.

NB: alleen inactieve profielen kunnen gemerged worden. Het mergen van actieve profielen kan alleen via de beheerder.

Profielen claimen

Voor Sitemanagers wordt het mogelijk om personen die bij een andere organisatie zitten te 'claimen' voor hun eigen organisatie, zodat zij het profiel kunnen beheren. In het menu-item Personen zie ik een mogelijkheid om een persoon uit de lijst te claimen via een symbool. Als je op het symbool klikt opent een modal waarin je een keuze moet maken voor welke organisatie je de persoon wil claimen. Dit zijn alleen hoofdorganisaties en consortia.

Wanneer je het claimverzoek hebt verstuurd, komt dit verzoek terecht op het Dashboard van de Sitemanager(s) van de betreffende instelling. De Sitemanagers hebben vervolgens 2 opties:

1. Claim accepteren (persoon toevoegen aan de vragende partij) De persoon wordt toegevoegd aan de Ledengroep. Het is mogelijk om in meerdere Ledengroepen te zitten. Als de persoon uit de oude Ledengroep verwijderd moet worden, gaat dat via de Works Admin, zoals dat nu ook gebeurt.
2. Afwijzen. De Sitemanager kan een berichtje sturen met de reden voor afwijzen.

Wanneer een claimverzoek wordt afgewezen of goedgekeurd, ontvangt de Sitemanager een notificatie via de mail.

Publicaties saneren

Voor Sitemanagers wordt het mogelijk om publicaties die voor een bepaalde datum gepubliceerd zijn, in één keer te depubliceren, te archiveren of te verwijderen. In het menu-item 'Publicaties' zie je straks een knop 'saneren'.

Als je op de knop klikt zie je een popup met de optie om te filteren op:

• status [archief, gepubliceerd, concept]
• publicatiedatum
• publicatietypen [onderzoek, scriptie, dataset, leermateriaal, project]
• instituut

Je kan vervolgens één van de volgende acties uitvoeren nadat je de filters hebt toegepast:

• Depubliceren
• Archiveren (status archief toekennen)
• Naar de prullenbak verplaatsen (depubliceren + naar de prullenbak verplaatsen)

Je krijgt een waarschuwing voordat de actie uitgevoerd wordt, zodra je op ‘bevestigen’ klikt wordt de actie uitgevoerd. Wanneer de saneer-actie is afgerond, ontvang je een e-mail. Deze e-mail wordt automatisch verstuurd, ook als je 'ik wil geen e-mails ontvangen' aan hetb gevinkt in je profilel. In de e-mail staat een teller met het aantal items dat succesvol

Vakvocabulaires

De vakvocabulaires werden altijd handmatig in SURFsharekit ingevoerd. Nu halen we de lijsten op uit Eduterm. Waar alle vakvocabulaires voorheen samen in één metaveld stonden, krijgen ze nu elk hun eigen metaveld. Dat betekent dat de waardes uit het oude metaveld gemigreerd zijn naar de nieuwe metavelden en daarna opnieuw aan de templates zijn toegevoegd. Alleen de communities die een vakvocabulaire hebben ontwikkeld, hebben vooralsnog dit nieuwe metaveld in hun template staan. Mocht je een vakvocabulaire willen toevoegen aan een materiaal dat niet in jouw template staat, geef dan even een seintje via dit e-mailadres zodat wij het metaveld kunnen toevoegen.

EduID

Het wordt mogelijk om personen die met een eduID in willen loggen alvast in SURFsharekit in te voeren en aan een bepaalde groep te koppelen, zodat wanneer deze personen voor het eerst inloggen zij direct in de juiste groep komen te staan. Eerder was dit alleen mogelijk door deze personen ook aan een SURFconext-team te koppelen. Door deze stap uit het proces te halen wordt het voor partners uit het buitenland makkelijker om in te loggen. NB: het blijft daarnaast ook gewoon mogelijk om wel met SURFconext-teams te werken om de toegang te regelen.

Organisaties zichtbaar in profiel

De organisaties waaraan een persoon verbonden is, zijn nu zichtbaar in het profiel:

Validatie op URLs

Er wordt nu gevalideerd op het invoeren van de correcte URL. Een URL moet altijd beginnen met http of https.

Koppeling Matomo

De analytics-tool Matomo die al gekoppeld is aan de platformen edusources en HBO Kennisbank, is nu ook gekoppeld aan SURFsharekit. Dit is de eerste stap in het uitbreiden van de mogelijkheden rondom het meten van het aantal downloads via SURFsharekit.

Links openen in nieuw tabblad

Het is nu mogelijk om links in een nieuw tabblad te openen. Het gaat om:

• Alle menu-items in het side-menu
• Alle publicaties en personen die als zoekresultaat verschijnen na een zoekopdracht

Paginatitels in browser-tabblad

Wanneer je meerdere tabbladen open hebt staan, kun je nu in één oogopslag kunnen zien welke pagina's dat zijn. Elk tabblad dat je open hebt staan, toont de titel van de pagina waar je je op bevindt.

Augustus 2022

Bulkacties

Het is vanaf nu mogelijk om meerdere auteurs tegelijk toe te voegen. Hetzelfde geldt voor het toevoegen van leermaterialen (children) aan een ander leermateriaal (parent). Dit werkt op dezelfde manier als het toevoegen van auteurs:

Verbetering performance

De performance is o.a. op de volgende punten sterk verbeterd:

• Toevoegen van auteurs
• Uploaden van bestanden

Verwijderen

• Items in de prullenbak worden automatisch na 30 dagen permanent verwijderd uit de frontend, backend en object store;
• Wanneer je een bestand uit een publicatierecord verwijderd, wordt deze direct permanent verwijderd uit de frontend, backend en object store;
• Het is nu mogelijk om zelf handmatig items in de prullenbak publicaties permanent te verwijderen;
• Publicaties die in de prullenbak staan en toch benaderd worden door een Sitemanager, hebben nu het label ‘in prullenbak’ om te verduidelijken dat het om een item gaat die in de prullenbak staat.

Verbetering gebruiksvriendelijkheid

• De uploadlimiet voor het toevoegen van bestanden is verhoogd van 500 MB naar 2GB. Hierdoor wordt het mogelijk grotere bestandformaten te uploaden.
• De volgorde van de waardes in een drop-down menu kan door SURFsharekit Admin handmatig worden aangepast. Hierdoor kan bijvoorbeeld de taal ‘Nederlands’ bovenaan de dropdownlijst van het veld ‘Taal’ worden gezet, wanneer dit de meest gebruikte taal is.
• Wanneer je een nieuw organisatieonderdeel aan het Organogram toevoegt, wordt deze nu automatisch alfabetisch gesorteerd.
• De mogelijkheid om bestanden vanuit een publicatierecord in SURFsharekit te downloaden en links te openen is herkenbaar in beeld gebracht
• De voortgangsbalk in het template is klikbaar, hierdoor kun je gemakkelijk naar een bepaalde sectie navigeren
• Het accepteren van een trefwoord-suggestie gebeurt nu via een combo-box
• De menu-items aan de zijkant zijn opnieuw ingedeeld

Mei 2022

• Verbetering gebruiksvriendelijkheid
• Melding bij aanmaken DOI: voordat je een DOI aanmaakt krijg je de melding ‘weet je het zeker?’ om te voorkomen dat er per ongeluk DOIs worden aangemaakt.
• Vertaling groepsnamen EN interface: groepsnamen hebben nu een Engelse vertaling.
• Teller bij openstaande publicaties: op je Dashboard wordt weergegeven hoeveel publicaties nog openstaan voor beoordeling.
• Ledengroepen verbergen: de Ledengroepen zijn voor Sitemanagers niet te editen. Daarom zijn deze nu verborgen.
• Icoon inactieve organisatieonderdelen: dit icoon is vervangen. Voorheen was het een prullenbak-icoon wat suggereert dat je een onderdeel kunt weggooien, terwijl je het eigenlijk inactief maakt.
• Icoon taalswitch: dit icoon is vervangen door een wereldbol.
• Uitlijnen tekst Dashboard: de letters SURFsharekit zijn uitgelijnd zodat het woord niet halverwege afgekapt wordt.
• Inactieve organisaties verbergen: het is nu mogelijk om ervoor te kiezen om inactieve organisaties niet te tonen in de keuzelijst.
• Bij het laden van een template of het laden van de auteursdatabase, opent direct een nieuw scherm. Indien dit te lang duurt, wordt een spinner getoond.
• Uitbreiding maximum aantal tekens labels en info-velden.
• Clickable link in info-veld: het is nu mogelijk om een link toe te voegen in een info-veld.

• Uitbreiding mogelijkheden inloggen via SURFconext-teams
• SURFconext-teams kunnen nu zowel aan consortia als aan organisaties worden gekoppeld;
• Het is nu mogelijk om meerdere SURFconext-teams toe te voegen aan één organisatie;
• SURFconext-team deelnemers die inloggen via een eduID worden automatisch in de juiste organisatie geplaatst.

• Backend/CMS

• Organisaties kunnen worden verborgen in de frontend. Denk hierbij aan het onzichtbaar maken van ‘organisatie onbekend’ of testorganisaties.
• SURF heeft nu toegang tot de database van Sharekit waardoor wij informatie over het gebruik van Sharekit gemakkelijker zelf op kunnen zoeken.

• Publiceren naar SURFsharekit

Sharekit is gereedgemaakt voor het ontvangen van bestanden en een minimale set aan metadata vanuit externe systemen. Binnen de pilot met de HAN wordt nu een start gemaakt met het leggen van een koppeling tussen Sharekit en HANdin, een inlevertool voor scripties.

• Template voor datasets

Bij het opvoeren van een materiaal kun je kiezen voor het type ‘dataset’. Een dataset kan vervolgens gekoppeld worden aan een onderzoekspublicatie. NB: de mogelijkheid om datasets op te voeren is vooralsnog alleen beschikbaar op aanvraag.

• Template voor projecten

Er komt een nieuw menu-item in het hoofdmenu: Projecten. Dit menu-item is hetzelfde ingericht als de tab 'Personen'. Dat betekent dat je hier kan zoeken naar bestaande projecten en een nieuw project kan toevoegen via de button 'nieuw project'. NB: de mogelijkheid om projecten op te voeren is vooralsnog alleen beschikbaar op aanvraag.

• Aanpassingen voor Publinova
• Het is voor de harvester van Publinova mogelijk om informatie over auteurs op te halen uit Sharekit en te tonen in auteursprofielen;
• Er is een nieuw kanaal ‘Publinova’ toegevoegd in het template voor onderzoekspublicaties bij de deelnemende hogescholen, zodat zij hun onderzoekspublicaties kunnen publiceren op Publinova;
• Het is voor Publinova mogelijk om informatie uit Sharekit te filteren op gebruikslicentie. Hierdoor kan Publinova ervoor kiezen om alleen onderzoek op te halen waar een cc-licentie aan verbonden is.

Januari 2022

Personen en instituten definitief verwijderen in de backend/cms

De SURFsharekit Admin heeft het recht om personen en instituten definitief te verwijderen in de backend/cms. Verwijderverzoeken kunnen daardoor sneller worden afgehandeld.

Aliassen toevoegen aan een auteur

Invoerders kunnen de naam van een auteur per publicatie aanpassen via een nieuw metaveld ‘Alias’. De invoerder kan in dit veld een vrije tekst invoeren die als alias geldt. Aliassen zijn zichtbaar in het RepoItem bij toegevoegde auteurs. Aliassen worden zichtbaar op HBO Kennisbank. Op edusources worden aliassen (nog) niet getoond. Hier wordt in de komende periode nog naar gekeken

Downloads per type onderzoekspublicatie

Personen die het recht hebben om een export te draaien, kunnen het aantal downloads per type onderzoekspublicatie (artikel, rapport, etc.) opvragen. De export toont zowel de download-url als de url van het betreffende item.

Uitbreiding rollen – deel 1

We hebben extra rollen met een set aan rechten toegevoegd die we aan een groep kunnen koppelen. Hiermee creëren we meer flexibiliteit in het toekennen van verschillende rechten aan groepen. Op dit moment kan de SURFsharekit Admin (in samenspraak met de Sitemanager) aan elke default groep 1 of meerdere rollen toekennen. De hogescholen die behoefte hebben aan een meer flexibele inrichting van de rollen en rechten kunnen zich bij Dafne melden. In het SURFsharekit gebruikersoverleg van 25-01-2022 gaan we verder in op de mogelijkheden.

Voorafingevulde records – deel 1

Invoerders kunnen een eerder ingevoerd materiaal als basis gebruiken voor een nieuw materiaal, zodat je bij sterk gelijkende materialen niet alle metadata telkens opnieuw hoeft in te vullen.

Terugkoppeling na maken kopie

Bij het maken van een kopie van een bestaand record, ontvangt de invoerder een terugkoppeling van het systeem, zodat hij of zij weet dat de actie uitgevoerd is.

Lijst met organisaties doorzoeken

Invoerders kunnen de lijst met organisaties waar je een Persoon aan moet koppelen bij het aanmaken van een profiel doorzoeken.

Kanaal edusources & Wikiwijs

Het kanaal 'edusources & Wikiwijs' is gesplitst in 2 aparte kanalen. De nieuwe kanalen 'edusources' en 'intern publiceren via edusources' worden straks alleen beschikbaar in templates van instellingen/groepen die over een licentie edusources beschikken. Het aanpassen van de templates wordt op korte termijn opgepakt.

Reden van afkeuren materiaal toevoegen

Invoerders die het recht hebben om te accorderen, kunnen bij het afkeuren van een ingediend materiaal de reden hiervoor invullen.

SRU aanpassingen

Voor de instellingen die me de SRU werken voor het uitvragen van SURFsharekit, is het mogelijk om publicatietypen te kunnen uitsluiten en op meerdere opleidingen tegelijk te zoeken.

Performance-verbeteringen

table locking zoveel mogelijk voorkomen tijdens harvests

permissions worden zoveel mogelijk cached om repeterende queries te voorkomen

template fields worden gecached

aantal groupcalls verminderd na implementatie caching

incrementele harvests versneld door parameters ook in sub-queries te gebruiken

Migratie bestandsnamen

Alle titelvelden van bestanden die op leeg waren, zijn nu alsnog gevuld met de bestandsnaam.

Migratie waardes veld ‘auteursnaam’

De waardes die ingevuld waren in het veld 'auteursnaam' in het oude systeem worden alsnog gemigreerd naar het nieuwe veld Alias.

Sharekit bron-code op GitHub

De volledige en actuele versie van de SURFsharekit-code staat op Github, samen met een installatiehandleiding.

November 2021

BACKEND (admin)

• Het wordt mogelijk om publicaties en personen op basis van de identifier op te zoeken in de backend
• De organisatie waar vanuit een materiaal is opgevoerd kan gewijzigd worden in de backend
• Scripties waarbij in het verleden in het metaveld Niveau ‘PhD’ is ingevuld, worden overgezet naar het template voor onderzoekspublicaties.

FRONTEND

• Site managers kunnen personen naar de prullenbak verplaatsen en vanuit daar weer herstellen. Personen zijn daarmee niet definitief verwijderd uit het systeem, maar komen bijvoorbeeld niet meer voor in keuzelijstjes. Wanneer een persoon verwijderd is en je navigeert er naartoe krijg je een ‘is removed’ pagina te zien indien je geen rechten hebt om verwijderde items in te zien.

• Site managers kunnen meerdere uitgevers toevoegen aan een publicatie. Wanneer er meerdere uitgevers aan een scriptie of onderzoek worden toegevoegd, worden deze instellingen inclusief het bijbehorende logo zichtbaar op HBO Kennisbank. Wanneer er meerdere uitgevers aan een leermateriaal worden toegevoegd, worden deze instellingen zichtbaar op edusources.

• De wijzigen-knop is hernoemd naar 'depubliceren' bij eerder gepubliceerde items. Wanneer je op deze knop klikt, wordt het item een concept en geeft SURFsharekit een delete mee voor alle kanalen die aanstonden bij dit item. Afhankelijk van hoe vaak de harvester langskomt, is een verwijderd item per direct niet meer zichtbaar op het betreffende platform.
• De export bevat extra kolommen: 'invoerdatum' (created) en 'Persoonlijke identifiers' (DAI, ISNI, etc.)

• Het veld 'tot' in export is veranderd in 't/m'.
• De weergave van de vakvocabulaires die gebruikt worden voor het metadateren van leermaterialen van communities is aangepast n.a.v. een eerder design van Daily Creations.
• Wanneer je vanuit Sharekit op een DOI klikt, word je direct naar de HumanStartPage verwezen (de link resolved vanuit Sharekit).
• De knop 'publiceren' of 'indienen' mag alleen gebruikt worden als een kanaal aanstaat. Als je wilt publiceren zonder dat een kanaal aanstaat, krijg je een melding dat dit niet mag.
• Op de volgende metafields vindt nu validatie plaats:
• DOI: 10.1000/xyz123
• DAI: info:eu-repo/dai/nl/123456785
• ISNI: http://isni.org/isni/xxxxxxxxxxxx
• ORCID: http://orcid.org/xxxx-xxxx-xxxx-xxxx

Voor de DAI, ISNI en ORCID geldt dat ze kunnen worden doorgegeven aan externe harvesters en daarmee op portalen getoond worden.

Augustus 2021

• Ondersteuning zoeken naar materiaal op edusources binnen 1 community. Dit betekent:

1. Wanneer je op de knop ‘zoeken in leermateriaal community’ klikt zie je het overzicht van materialen waarbij de community als uitgever staat.  
2. Zoek je vervolgens verder door een zoekopdracht in de balk erboven te plaatsen of een filter aan te zetten, dan blijft de filter van deze uitgever aan staan. Je zoekt dus alleen in de resultaten van de community.
3. Klik je op ‘reset filters’, dan ga je terug naar de plek waar je vandaan bent gekomen. Kwam je vanaf het zoeken binnen 1 community, dan ga je terug naar deze pagina. Zocht je in alle resultaten, dan ga je terug naar de algemene zoekpagina.

• Weergeven van titels bij url’s als er meerdere url’s in een record zitten op edusources.nl.
• Learning Resource Type (soort leermateriaal) toegevoegd aan edusources.nl.

Aanvullend bericht n.a.v. release juni

• Bij het meten van het aantal downloads worden bots zoveel mogelijk uitgefilterd, deze tellen dus niet mee voor het totaal;
• Als je wilt weten hoe vaak een bepaald type (leermateriaal, afstudeerproduct of onderzoek) is gedownload, kun je gebruik maken van de pre-filter. In het rapport zelf kan niet verder gefilterd worden op subtype, dit staat genoteerd voor een volgende sprint;
• De rapportage toont geen downloads per afdeling, opleiding of lectoraat. In de linkerkolom staan de organisaties waarvan uit het materiaal is opgevoerd, ofwel de uitgever van het materiaal. In de meeste gevallen is dit de hogeschool zelf. Ook dit staat op de backlog voor een volgende sprint;
• Er wordt onderscheid gemaakt tussen private en public links. Een private link ontstaat wanneer een bestand gedownload wordt via Sharekit (en dus door de gebruiker pas geraadpleegd kan worden na eerst in te loggen). Een publieke link is open beschikbaar. HBO Kennisbank bevat alleen publieke links;
• Het aantal kliks op een url wordt niet gemeten via de rapportagetool, er wordt alleen gemeten hoe vaak een bestand gedownload is via Sharekit;
• Leden van de groepen Studenten en Medewerkers hebben geen toegang tot de rapportagetool. Wil je dit wel, kun je de rechten van deze groepen zelf uitbreiden;
• Indien je een foutmelding krijgt wanneer je voor het eerst het aantal downloads exporteert kan dat aan de cache liggen. Dit is op te lossen door een refresh met SHIFT+F5 of CTRL+F5 op deze pagina https://surfsharekit.nl/reports.

Juni 2021

Trefwoorden hoofdletteronafhankelijk

Trefwoorden zijn binnen SURFsharekit hoofdletter-onafhankelijk gemaakt. Hierdoor kunnen verschillende schrijfwijzen (met of zonder hoofdletter) worden opgeslagen in SURFsharekit, zonder er 1 woord van te maken. SURFsharekit kan op die manier suggesties blijven geven voor beide schrijfwijzen. In de praktijk betekent dat, dat wanneer je begint met intypen van ‘bouwk…’, Sharekit de suggestie ‘bouwkunde’ doet. Maar begin je met intypen van ‘Bouwk…’, dan geeft Sharekit de suggestie ‘Bouwkunde’.De volgende stap is het opnieuw migreren van de publicaties uit het oude systeem, waarmee de trefwoorden overgenomen zullen worden zoals ze toentertijd zijn ingevoerd.In de periode december 2020 t/m mei 2021 zullen verkeerd opgeslagen trefwoorden handmatig moeten worden aangepast. Zooma draait hiervoor een lijst uit waarmee wij aan de slag kunnen.

Rapportagefunctie

Voor de rapportagefunctionaliteit is een aantal aanpassingen gedaan:

1. Directe link naar bestand
Aan de export is een kolom toegevoegd waarin de directe link naar het bestand staat.

1. Exporteren downloads
   Het is nu mogelijk om een export te maken van het aantal downloads per (deel)organisatie. Vooralsnog is het niet mogelijk om het aantal downloads per (type) publicatie op te halen.
2. Keuze deelorganisaties via filter
   Het is niet meer mogelijk om een deelorganisatie te selecteren als pre-filter voorafgaand aan het draaien van een export. Binnen de export zelf kan wel gefilterd worden op deelorganisatie.                                                                                                                                                                                                                                       

DOI verwijst naar HumanStartPage

Het is mogelijk om een publicatie in SURFsharekit te voorzien van een DOI door deze aan te vragen via de API van DataCite. Het aanvragen van een DOI gebeurt op recordniveau. Een aangevraagde DOI verwijst nu HumanStartPage, ofwel publieke pagina van het record. Vanuit daar kan het bestand gedownload worden. Het resolven van een DOI kan door https://doi.org/ voor de DOI te zetten, bijvoorbeeld: https://doi.org/10.80467/bfdabef5-995e-488d-8bb3-ee2754bf3b17.

Rapportage invoer materialen

Het is voor de admin nu mogelijk om een overzicht van alle invoer op te vragen in de backend.

Directe koppeling tussen SURFsharekit en edusources

edusources, het platform voor het delen van leermaterialen, harvestte tot voor kort Edurep om leermaterialen uit SURFsharekit te tonen. Afgelopen week is de directe koppeling tussen edusources en SURFsharekit gerealiseerd. Dit heeft als voordeel dat het oplossen van issues en het harvestproces een stuk sneller gaat. Voor edusources geldt dat Sharekit nu elke minuut geharvest wordt. In de praktijk betekent dat dat wijzigingen die je in Sharekit doet vrijwel direct zichtbaar worden op edusources.

Meerdere-lagen structuur

Bij het opvoeren van leermaterialen was het al mogelijk om meerdere lagen aan te brengen door het aanmaken van parents en children. Het was echter niet mogelijk om dieper dan 2 lagen te gaan. Ook was het niet mogelijk om een child aan verschillende parents te hangen. Het is nu mogelijk om een structuur met meerdere lagen aan te brengen en deze structuur te tonen op edusources.

Meerdere bestanden zichtbaar op edusources

SURFsharekit biedt de mogelijkheid om meerdere bestanden (objecten) aan een record te hangen. Edusources bood tot voor kort niet de mogelijkheid om meerdere bestanden te tonen. Na deze release wordt dit wel mogelijk. Er hoeft dus niet meer met zip-bestanden gewerkt te worden. Voor URLs geldt ook dat deze nu getoond worden.

Updates aan het zoekalgoritme

Het zoekalgoritme op edusources.nl is aangepast: records zouden nu beter vindbaar moeten zijn. De meest “zichtbare” verbetering is hoe het algoritme omgaat met de sleutelwoorden.

Gebruikers automatisch in groepen consortium plaatsen

Het is mogelijk om gebruikers van een instelling na de eerste keer inlog direct in een groep te plaatsen van een consortium waar deze instelling bij betrokken is. Dat betekent dat zij automatisch de juiste rechten krijgen om materialen in te voeren voor dat consortium. Als je hier gebruik van wilt maken, neem dan contact op met Dafne. 

Update lopende bugs

De volgende bugs zijn opgelost en worden met de komende release op productie gezet:

• Aanpassingen in Sharekit niet direct zichtbaar
  Aanpassingen zoals het plaatsen van een persoon in een groep werd niet meteen zichtbaar. Dit kan gebeuren omdat dit soort gegevens (zoals in welke groepen een persoon zit) gecacht worden om de performance te verbeteren. Met een refresh zou dit wel zichtbaar moeten worden. Dat was niet het geval en bleek toch een kleine bug te zijn. Dit is nu opgelost.
• Personen verwijderen

Het verwijderen van personen kan alleen in de backend gedaan worden door de admin. Het bleek echter dat verwijderde personen soms toch nog zichtbaar waren in Sharekit binnen de groepen en via de tab Personen. Ook dit heeft te maken met gegevens die gecacht worden. Nu weer hier achter zijn is besloten om bij elke aanvraag tot verwijderen de cache te legen zodat de verwijdering meteen zichtbaar wordt.

• Personen van buiten jouw organisatie koppelen aan een groep geeft een foutmelding

Dit bleek geen bug te zijn, maar heeft te maken met rechten. Om iemand die hoort bij organisatie A in een groep te plaatsen van organisatie B, heb je rechten nodig om het profiel van die persoon te mogen bewerken in organisatie A (je zal dus siteadmin moeten zijn van organisatie A). Daarnaast heb je rechten nodig om iemand aan een groep toe te voegen in organisatie B (dus zal je ook siteadmin moeten zijn van organisatie B). Dat dit zo is ingericht komt omdat je niet zomaar iemand van een willekeurige andere organisatie naar jouw eigen organisatie mag halen, omdat je daarmee impliciet bij iemands profiel zou kunnen komen en zou mogen bewerken. Als we dit wel mogelijk zouden willen maken, geven we de rechten om een profiel te wijzigen vrij, en dat is niet wenselijk. Mocht je personen van andere organisaties aan een groep willen toevoegen, neem dan contact op met Dafne.

Update lopende taken

De volgende taken zijn afgerond en worden met de komende release op productie gezet:

• Migratie thema’s (voorheen vakgebieden)

De records waarbij in het oude systeem meerdere thema’s waren toegekend, zijn geüpdatet en bevatten nu alle toegekende thema’s.

• Verwijderen van publicaties via detailpagina Publicatie

Publicaties kunnen alleen verwijderd worden als ze de status ‘concept’ hebben. Hierdoor was het prullenbakje niet altijd zichtbaar in de lijsten met publicaties, en dit zorgde voor verwarring. Het verwijderen van publicaties kan daarom nu alleen nog door eerst naar de publicatie zelf te gaan en op ‘wijzigen’ te klikken. Daarmee krijgt de publicatie automatisch de status ‘concept’. Het prullenbakje wordt zichtbaar en de publicatie kan verwijderd worden.

• Overzetten medewerkers HR, Inholland en Fontys

De medewerkers uit de groep Migration worden overgezet naar de Medewerkers-groepen van de HR, Inholland en Fontys.

• Handleidingen/tutorials
  

  Door overmacht hebben wij helaas wat vertraging opgelopen met het maken van de tutorials. In Q3 maken wij een start hiermee.

• Rechten Leden-groepen
  

  Wanneer een gebruiker inlogt moet hij of zij aan een groep gekoppeld worden om rechten te krijgen, dat is altijd de Leden-groep. De groep Leden is dus noodzakelijk om in te kunnen loggen. Pas daarna wordt gekeken of de persoon die inlogt een student of medewerker is, en komt hij of zij automatisch in een tweede groep te staan waarmee zijn of haar rechten worden uitgebreid. De rechten van de Leden-groep zijn verder beperkt. In de praktijk merken jullie hier nog weinig van. Wij zullen de rechten van de ondersteuners-groepen vervolgens verder gaan beperken, zodat jullie meer vrijheid hebben omtrent het toekennen van extra rechten. Dit gaan wij in Q3 oppakken.

• Update niveau/type PhD
  

  PhD is in de Sharekit interface een 'niveau' en alleen beschikbaar in het template Scripties. De wens was om dit niveau daar weg te halen en in plaats daarvan als publicatietype toe te voegen in het template voor Onderzoek. Dit is inmiddels uitgevoerd, waardoor er vanaf nu onderzoek kan worden ingevoerd met het type PhD. Op dit moment wordt door Zooma de waarde PhD in het metaveld ‘niveau’ naar het metaveld ‘publicatietype’ overgezet. Zodra deze tweede stap is afgerond kunnen scripties niet meer als PhD gemetadateerd worden. Of dit komende donderdag al op productie staat is nog niet zeker, maar het wordt in elk geval in Q3 gerealiseerd.

Aanvullend bericht n.a.v. release april

Zoals jullie hebben kunnen lezen in de releasemail van afgelopen vrijdag, is het sinds deze week voor sitemanagers en ondersteuners mogelijk om via SURFsharekit een DOI aan te vragen via de API van DataCite. DOI-nummers (Digital Object Identifiers) zijn unieke nummers die aan onderzoekspublicaties, datasets of leermateriaal worden toegekend. Het doel van de DOI is dat met behulp van dit nummer de publicatie waarnaar wordt verwezen altijd en op een standaardwijze online te vinden is.

Een DOI kan in SURFsharekit zowel voor een onderzoekspublicatie, als een leermateriaal, als een afstudeerproduct aangemaakt worden. Dat laatste adviseren wij alleen te doen als het gaat om het type PhD, dat vooralsnog alleen beschikbaar is binnen het template voor afstudeerproducten. Houdt er rekening mee dat SURF betaalt voor elke individuele DOI die wordt aangevraagd, dus ga hier verstandig mee om en genereer alleen een DOI wanneer daar een gegronde reden voor is. Eenmaal gepubliceerd materiaal met een werkende DOI kunnen wij niet zomaar verwijderen. Er kan immers naar verwezen zijn. Ga dus niet zomaar even ‘testen’ of het aanvragen via SURFsharekit wel lekker werkt ;)

Wanneer je een DOI hebt aangevraagd wordt deze vanuit SURFsharekit verrijkt met de verplichte metadata en kan de DOI geresolved worden. Wij hebben ervoor gekozen dat de DOI verwijst naar de HumanStartPage van SURFsharekit. De HumanStartPage is een publieke pagina die automatisch wordt meegegeven aan externe harvesters voor elk gepubliceerd item, en ziet er bijvoorbeeld zo uit: https://surfsharekit.nl/public/c6c52dbe-b92f-4971-99bd-620e34892fdc. Hier is de metadata van het materiaal te vinden, inclusief, indien beschikbaar, de directe download naar het bestand of de bestanden.

DOIs die je op dit moment aanvraagt via SURFsharekit verwijzen nog niet naar deze HumanStartPage. Dit wordt in de week van 10 mei door Zooma geïmplementeerd. De DOIs die worden aangevraagd totdat dit geïmplementeerd is, worden met terugwerkende kracht verrijkt met de URL naar de HumanStartPage. Dat betekent dat je dus gewoon een DOI kunt aanvragen, en dat deze vanzelf zal resolven in de week na de meivakantie. Jullie krijgen een seintje zodra dit op productie staat.

April 2021

Zoeken

Via de algemene zoekbalk kan nu ook worden gezocht op:

• Trefwoorden

Via de zoekbalk Publicaties kun je zoekopdrachten tussen aanhalingstekens uitvoeren, en daarnaast zoeken op:

• Titel
• Subtitel
• Auteur
• Trefwoorden

Extra kolommen tab Publicaties

Na een zoekopdracht zie je de volgende extra kolommen in de zoekresultaten:

• Deelorganisatie: lectoraat
• Deelorganisatie: opleiding
• Deelorganisatie: afdeling
• Auteur

Zoeken in publicaties van andere hogescholen

De tab Publicaties staat default gefilterd op publicaties van de 'eigen organisatie'. Het is mogelijk om te kiezen voor de optie 'zoeken buiten instelling', waarmee ook publicaties van andere hogescholen getoond worden. 

De gebruiker ziet alleen publicaties met de status extern gepubliceerd. Er kan op deze publicaties gezocht worden, maar de publicaties kunnen alleen ingezien en bewerkt worden als je de juist rechten hebt.

Overzicht publicaties in profiel

In de gebruikersprofielen is een extra tab toegevoegd: Auteur van. Onder deze tab staan alle publicaties waar een gebruiker als auteur aan verbonden is. De tab ‘Publicaties’ is hernoemd naar ‘Invoer’. Hieronder vind je alle publicaties een gebruiker als eigenaar aan verbonden is. Of een item zichtbaar is en of je bij een item mag hangt af van je rechten. Items die in het archief staan, onder embargo of concept zijn, worden niet getoond in de lijst met titels waar een auteur aan verbonden is. Dit betekent dat niet alle items getoond hoeven te worden in dit overzicht.

Melding ‘vergeten op te slaan’

Wanneer de gebruiker wegnavigeren van een gepubliceerd item dat gewijzigd wordt, zonder eerst op te slaan, toont SURFsharekit een melding.

Opslaan en publiceren

De button Publiceren wordt getoond aan de linkerkant van het scherm, waardoor deze niet uit beeld verdwijnt tijdens het scrollen. De button is hernoemt naar Opslaan en publiceren, om de actie te verduidelijken.

Profiel invullen bij opvoeren auteurs

Bij het toevoegen van een nieuwe of het koppelen van een bestaande auteur aan een publicatie, kom je via het poppetje direct terecht in het profiel van de auteur (mits je de juiste rechten hebt om profielen in te kunnen zien) Daarnaast is het mogelijk om bij het opvoeren van een auteur direct de DAI, ISNI of ORCID toe te voegen aan zijn of haar profiel.

Tabblad Personen

Er is een extra tab aan het hoofdmenu toegevoegd: 'Personen'. Hier kan de gebruiker zoeken binnen alle (in)actieve gebruikers die in het systeem staan. Ook is er de optie om handmatig een nieuwe gebruiker toe te voegen. De gebruiker kan binnen en buiten de instelling naar auteurs zoeken via de optie 'zoek buiten instelling’. Het profiel inzien en/of bewerken kan alleen met de juiste rechten.

De zoekbalk in deze tab de volgende informatie uit het profiel:

• Voornaam
• Achternaam
• Identifier (DAI, ORCID, ISNI, Hogeschool ID)

De volgende informatie is in kolommen zichtbaar:

• Voornaam
• Achternaam
• Groep
• Rol/functie profiel
• Identifier

Afhankelijkheid kanalen

De volgende kanalen krijgen een afhankelijkheid:

• Archief en Publieke kanalen
• Archief en Intern publiceren via edusources
• Intern publiceren via edusources en Publieke kanalen

Het blijft mogelijk om beide kanalen tegelijkertijd aan te zetten tijdens het opvoeren. Wanneer een gebruiker dat doet, wordt deze actie geblokkeerd en een pop-up getoond.

DOI aanvragen via Sharekit

Het is mogelijk om een publicatie in SURFsharekit te voorzien van een DOI door deze aan te vragen via de API van DataCite. Het aanvragen van een DOI gebeurt op recordniveau. De DOI geldt dus voor de metadata inclusief de bijbehorende bestanden. Een eenmaal aangevraagde DOI kan niet meer bewerkt worden. Studenten mogen geen DOIs aanvragen. Het blijft ook mogelijk om een bestaande DOI in het DOI-veld toe te voegen. De DOI verwijst naar de HumanStartPage.

Update lopende bugs

We grijpen deze gelegenheid ook graag aan om een update te geven rondom de bugs. De volgende bugs zijn opgelost en worden met de komende release op productie gezet:

• Kanalen 100% bij bestanden en links zodra 1 van de beschikbare kanalen is aangezet
• Bewerkingsdatum en tijd loopt niet langer 2 uur achter
• Toegestane extensies zijn uitgebreid

De volgende bug is opgelost en inmiddels gereleased en zichtbaar op HBO Kennisbank:

• Begeleiders (en hun rol) zijn nu zichtbaar op HBO Kennisbank

Maart 2021

Aanpassing datumveld

De datepicker bij het veld ‘Publicatiedatum’ en bij het invullen van een datumbereik bij het draaien van de export is vervangen door een metaveld zonder datepicker. Het is daarmee nu mogelijk om een jaar, een jaar en een maand, en een jaar, een maand en een dag kunnen invoeren in het metaveld ‘Publicatiedatum’. Er vindt validatie plaats op dit nieuwe metaveld. De toegestane waardes zijn dd-mm-jjjj / d-mm-jjjj / d-m-jjjj. Ongeacht welke waarde je invoert, wordt deze naar buiten gebracht en op portalen getoond als dd-mm-jjjj. Van de reeds gemigreerde records moet de datum nog hersteld worden naar de oorspronkelijke informatie, als hier alleen een jaar of een jaar en een maand was ingevuld. Voor de export geldt dat bij het invullen van alleen jaar, of alleen jaar en maand, de publicaties die wel een volledige datum wél naar boven komen in export. Let op: bij het kiezen van een datumbereik bij het exporteren vul je altijd een ‘tot-datum’ in, geen ‘tot-en-met’.

Directe link naar bestand

Op het moment dat een gebruiker klikt op een directe link naar een bestand in SURFsharekit, komt hij of zij terecht in het Dashboard waar automatisch een pop-up opent waar de gebruiker gevraagd wordt om toestemming te geven om de download te starten. Omdat de download niet automatisch wordt geïnitieerd, wordt de pop-up niet door browsers geblokkeerd. Een directe download vanaf een publiek kanaal toont geen pop-up.

Zoekfunctionaliteit deel 1

Alle woorden die je intikt verfijnen de zoekopdracht (default zoek je op AND, volgorde wordt niet meegenomen) en is ingesteld op exact zoeken (er wordt niet meer op delen van woorden gezocht). De zoekopdracht wordt pas gestart als op ‘enter’ wordt geklikt, en niet bij het intikken van (delen) van woorden. Via de algemene zoekbalk kun je nu zoekopdrachten tussen aanhalingstekens uitvoeren, en daarnaast zoeken op:

• Titel
• Subtitel
• Auteur

Via de zoekbalk binnen Publicaties is bovenstaande nog niet mogelijk, dit wordt meegenomen in de story Zoekfunctionaliteit deel 2 in sprint die deze week van start is gegaan. We raden jullie in de tussentijd aan (maximaal 4/5 weken) om voor de beste resultaten de algemene zoekbalk te gebruiken.

Januari 2021

Jumpoff page en Resumptiontoken

SURFsharekit biedt nu een jumpoffpage, een tussenpagina voor harvesters zoals Narcis, die getoond wordt bij het ophalen van records uit Sharekit. Deze functionaliteit zat ook in de oude omgeving en is nu toegevoegd. Daarnaast heeft Zooma een ResumptionToken toegevoegd aan de OAI, waarmee records aan externe harvesters in batches van 100 kunnen worden aangeboden. Er moet nog wel het een en ander aan de achterkant geconfigureerd en getest worden voordat we de koppeling met de liveomgeving van Narcis kunnen gaan leggen. Zodra de koppeling er is brengen wij jullie hiervan op de hoogte.

Multi-select dropdown

Voorheen bestond er een apart metaveld voor opleidingen en een apart metaveld voor lectoraten. Daarnaast was er geen metaveld voor afdelingen. We hebben daarom een multi-select dropdown veld toegevoegd aan alle default templates. Hierin kunnen zowel afdelingen, opleidingen als lectoraten geselecteerd worden. In deze lijst wordt ook getoond of een organisatie inactief is. Het verschil tussen een afdeling, lectoraat of een opleiding wordt duidelijk gemaakt adhv van een label zoals deze in het organogram staat. Nu er 'plek' is voor meerdere velden en meerdere organisatietypen, moet de informatie uit de oude omgeving nog gemigreerd worden als die er was. Dit gebeurt vanavond.

Download achter inlog (hardlinks maken)

Het is nu mogelijk om direct naar bestanden in SURFsharekit te linken, die niet via een publiek kanaal gedeeld worden. Het bestand wordt dan onder inlog aangeboden. Voor alle hogescholen die gebruik maken van zogenaamde ‘hardlinks’ geldt dat zij deze nu kunnen gaan aanpassen. Een voorbeeld van een directe link naar een bestand in Sharekit (via publiek kanaal): https://api.surfsharekit.nl/api/v1/files/repoItemFiles/87803c31-a445-4889-97d8-9e8b81c02da2

Extra identifiers profiel

Naast de DAI is het nu mogelijk om de ORCID, ISNI en Hogeschool ID in te voeren in het profiel van een auteur. Ook hiervoor geldt dat de informatie uit de oude omgeving nog gemigreerd worden als die er was. Dit gebeurt ook vanavond.

Groep Medewerkers

Op dit moment komt iedereen (student en medewerkers) die inlogt automatisch in de groep Leden te staan. Studenten komen daarnaast in de groep Studenten opleiding A te staan. Vanaf nu komen medewerkers daarnaast ook in een aparte groep te staan; de groep Medewerkers. De groep Medewerkers heeft default dezelfde rechten als de groep Studenten. Door deze extra groep aan te bieden kunnen de rechten van medewerkers ten opzichte van studenten worden aangepast.

Melding missende verplichte velden

Wanneer een invoerder wil publiceren maar niet alle verplichte velden zijn ingevuld, krijgt hij nu een melding in de vorm van een popup. Het woord ‘validatie’ vervangen wij nog door een gebruiksvriendelijker woord zoals ‘let op’.

Uitbreiding export-functie

Stap 1: maak een keuze voor de parameters: publicatietype, organisatieonderdeel, datumbereik

Stap 2: maak een keuze voor het soort rapportage: export (metadata), statistieken of downloads.

Stap 3: exporteer de gegevens in csv

Meerdere trefwoorden tegelijk kunnen invoeren

Het is nu mogelijk om meerdere trefwoorden in één regel in te voeren. Hiervoor kun je een puntkomma (;)) of komma gebruiken (,). Het systeem geeft suggesties wanneer je een trefwoord invoert. De suggestie kunb je accepteren door op het pijltje naar rechts te drukken.

Extra informatie prullenbak

Van items in de prullenbak zie je nu de volgende informatie:

• persoon: naam en functie (uit profiel)
• publicatie: titel - publicatietype 

De volgende kolom is toegevoegd: Laatst bewerkt (hier komt de datum te staan waarop het item 'in de prullenbak is gegooid'). Verwijderde items zonder titel krijgen automatisch 'geen titel'.

Directe link naar profiel van auteur

Vanuit een publicatierecord kan je nu doorklikken op de naam van de auteur en kom je in zijn of haar profiel terecht. Als je de juiste rechten hebt kun je het profiel wijzigen. De auteur is klikbaar in zowel view-modus als bewerkingsmodus. Het profiel opent altijd in nieuw venster (in beide gevallen).

Relaties leermaterialen zichtbaar

Het is mogelijk om relaties te leggen tussen leermaterialen. Deze relatie was alleen niet zichtbaar aan beide kanten. Het is nu mogelijk om bij een leermateriaal te zien of er een relatie is met aan ander materiaal. Ook kun je direct naar het materiaal doorklikken. Het materiaal opent altijd in een nieuw venster. Wanneer een materiaal onderdeel is van een ander materiaal, zie je het veld 'Maakt onderdeel uit van' / 'Is part of'. Wanneer een materiaal onderdelen bevat, zie je het veld 'Gekoppelde lesmaterialen' / 'Parts'