Risicomanagement en gedrag Programmaplan Informeren en trainen Evalueren en rapporteren

In een programmaplan borduur je voort op de doelgroepen, de risico's en de doelgedragingen die je hebt vastgesteld. In deze stap bepaal je hoe je de doelgroepen gaat bereiken, de risico's gaat mitigeren en wat je gaat doen om de doelgedragingen te bewerkstelligen.

Het programmaplan kent twee vormen:

  1. Strategisch plan: is meer overkoepelend en richt zich op de 'wat' en 'waarom' vraag
  2. Operationeel plan: gaat om de specifieke uitvoer van de activiteiten en richt zich op de 'hoe'  en 'wanneer' vraag

 Je hebt beide plannen nodig om de doelen te behalen die je in de risicomanagement stap hebt geformuleerd. Hieronder worden de twee plannen uitgewerkt.

1. Kun je deze stellingen nu al met 'ja' beantwoorden? Dan kun je meteen door naar 'Informeren en trainen'.

Het is duidelijk welke personen bij het succesvol opzetten van een programma nodig zijn.

Ik weet wat ik wil bereiken met het awareness-programma.

Ik weet wat de belangrijkste gedragsfactoren zijn.

Ik weet welke tools en communicatiemiddelen we willen en kunnen gebruiken.

2. Wat doe je in deze fase?

In deze fase stel je een strategisch programmaplan op om stakeholders te overtuigen. Je sluit daarbij aan op de risico's voor jouw instelling en het gewenste doelgedrag. Daarnaast stel je ook een operationeel programmaplan op. Dit plan beschrijft welke interventies je uit gaat voeren, bevat een overzicht van de benodigde resources en een planning. 

Strategisch programmaplan

Het startegische plan is gericht op het uitzetten van de grote lijnen van het programma. Met dit plan overtuig je het bestuur en hoger management van de nut en noodzaak van het awareness programma. Het plan geeft duidelijk aan welke middelen en capaciteit noodzakelijk zijn om het programma uit te voeren, en welke resultaten verwacht worden. 

Voor het structureel uitvoeren van een awareness programma is 1fte nodig in de rol van Awareness Officer. Belangrijke competenties en vaardigheden van deze officer zijn projectmanagement, sterk in communicatie en kennis van gedragsverandering. 

  • Wat is je doelgroep (zie stap 'Risico management en gedrag')
  • Wat is je doelgedrag (zie stap 'Risico management en gedrag')
  • Budget en inzet middelen
  • Wat is het budget voor awareness?
  • Wie keurt het budget goed?

Bijvoorbeeld: budget voor communicatiemiddelen, trainingsplatform, phishing software, personele middelen

  • Governance: Waar zit het formele commitment
  • Informele commitment: welke expertise heb je nodig en welke stakeholders wil je in deze planningsfase al betrekken

Bijvoorbeeld: directeuren, faculteitsbesturen, CvB 


Operationeel programmaplan

In het operationele plan laat je zien welke activiteiten gepland zijn. Beschrijf de centrale thema's van het programma en refereer daarbij aan de risicomatrix uit de stap 'Risicomanegement en gedrag'. 

Kwartaalplanning: werk de doelgroepen en doelgedragingen uit in een kwartaalplanning. Houd ongeveer 30% van de capaciteit vrij om aandacht te kunnen besteden aan incdienten of aan de vraag te kunnen voldoen vanuit de organisatie. Bijvoorbeeldvoor kennisbijeenkomsten of training op maat. Maak gebruik van de zaken die je in 'Risicomanagement en gedrag' uitgezocht hebt.

Geef tenminste aan per kwartaal:

  • Doelgedrag:
  • Doelgroep:
  • Awareness interventies:

Rollen en verantwoordelijkheden: beschrijf wie er verantwoordelijk is voor de uitvoer van de genoemde interventies/activiteiten.

Communicatie

  • Welke communicatiemiddelen worden ingezet voor het communiceren over de interventies/activiteiten
  • Onderzoek en bepaal welke personen in je organisatie verantwoordelijk zijn voor de communicatie
  • Zorg voor consistente communicatiekanalen en een herkenbare stijl

Meten:

  • Beschrijf hoe tussentijds de voortgang en effectiviteit van de activiteiten wordt gemonitord
  • Deze gegevens vormen de basis voor de volgende stap in het proces (zie ‘Evalueren & Rapporteren’)

Strategisch

Operationeel

Wat, waarom

Hoe, wanneer

Doelgroep

Kwartaalplanning

Doelgedrag

Rollen en verantwoordelijkheden

Budget

Communicatie

Governance

Meten

Tweede en derde lijn/ centraal

Eerste lijn/ decentraal


  • 3. Tips!

Full-time medewerker

Een awareness-programma kan pas echt succesvol worden als minstens één iemand zich er fulltime mee bezig kan houden. Bij voorkeur heeft deze persoon een achtergrond in gedragsverandering en marketing/communicatie .

Neem stakeholders tijdig mee

Om je programma succesvol te maken is het belangrijk om stakeholders zoals het bestuur te overtuigen. Neem ook afdelingen zoals HR en Communicatie mee. Als deze afdelingen achter het programmaplan staan, wordt het programma ook breder in de organisatie gedragen.


  • No labels