Zodra je bent ingelogd kan je via het sidemenu navigeren naar ‘Streams’ waar jouw instellingsdashboard beschikbaar is. Als je jouw instellingsdashboard nog niet kan zien stuur dan een ticket via deze link of via copyrightcheck@surf.nl.  

Instellingsdashboard

Op je instellingsdashboard kan je alle documenten uit het LMS van je instelling vinden die gepubliceerd zijn aan studenten. Daarnaast kan je In CopyrightCheck gebruik maken van verschillende werkbladen: 

• AIP Dashboard; werklijst, handmatig beoordelen 
   
• All materials; lijsten maken 
   

• Management report; overzicht classificatie totalen  
   
• Compare report; twee selecties met elkaar vergelijken 

Je kan ook tussen deze werkbladen wisselen als je al in een ander werkblad bezig bent. Alle filters die je hebt toegepast worden meegenomen. 

In de rapportages vind je informatie over alle documenten die aan studenten worden aangeboden in het LMS: 

• Cursus waarin het document gebruikt wordt; met o.a. course-id, periode, department/faculteit, aantal inschrijvingen, etc. 
• Document; met o.a. documentnaam, link naar het document in het LMS, metadata, document-status en het resultaat van de CopyrightCheck-analyse: classificatie, aantal pagina’s, aantal woorden, ISBN/DOI, etc.  
• Handmatige aanvulling of correctie; informatie die handmatig door jouw instelling is toegevoegd  

AIP-Dashboard

Hier kun je handmatig documenten beoordelen en classificeren. Selecteer een document en bepaal of het gaat om een overname, open access of eigen werk. Voeg eventueel opmerkingen toe. Bevestig of corrigeer automatisch gegenereerde classificaties.

Handmatige classificaties bepalen

CopyrightCheck maakt een inschatting van de classificatie van documenten in je LMS op basis van specifieke kenmerken, zoals:

• Aanwezigheid van een ISBN (duidt op een overname).
• Een CC-BY-licentie (duidt op open access).
• Het bestandstype, zoals PDF, Word of PowerPoint (kan wijzen op eigen werk).

Bij handmatige classificatie is het essentieel om:

1. Onjuiste classificaties van CopyrightCheck te corrigeren.
2. Correcte classificaties te bevestigen nadat je deze hebt gecontroleerd.

Dit draagt niet alleen bij aan een betere training van de machine learning-modellen van CopyrightCheck, maar verhoogt ook de betrouwbaarheid van toekomstige classificaties. Daarnaast voorkomt het dubbele controle door collega’s en versterkt het de zekerheid bij rapportages, zoals die aan Stichting UvO.

Bekijk de meest actuele Easy Access-regeling van Stichting UvO voor zowel hbo- als wo-instellingen.

Classificaties en Subtypes

Je selecteert de juiste classificatie uit het uitklapmenu. De volgende opties zijn beschikbaar:

Extra/Proces-statussen

Naast de uitkomst van de classificatie biedt CopyrightCheck ook extra statusopties om het werken met de informatie te vergemakkelijken:

Scope selecteren 

Na het selecteren van de manual classification kies je de scope: 

Hoe werkt dit?

Om te bepalen of twee documenten identiek zijn, gebruikt CopyrightCheck een filehash-algoritme. Dit algoritme zet alle data van het bestand om in een unieke code.

• Voordeel: Als twee bestanden dezelfde hash hebben, zijn ze gegarandeerd identiek.
• Nadeel: Zelfs een kleine wijziging in het bestand zorgt ervoor dat de hash verandert en de bestanden niet meer als identiek worden herkend.

Wanneer een document (met dezelfde inhoud) een andere titel heeft, wordt de classificatie met de scope "Altijd" alsnog toegepast.

Tijd voor verwerking:

• Bij de scope "Alleen deze periode" en "Altijd" kan het tot één dag duren voordat de classificatie op alle documenten is toegepast.
• De classificatie van het handmatig geclassificeerde document is direct zichtbaar.

Handmatig identifiers invoeren 

Wanneer een leermateriaal een ISBN of DOI bevat, probeert CopyrightCheck deze automatisch te herkennen en te gebruiken om metadata op te halen uit andere bronnen. Als je gebruikmaakt van WorldShare Management Services (WMS) van OCLC, zoekt CopyrightCheck de identifier in je catalogus op en voegt het OCLC Control Nummer (OCN) toe. Dit nummer wordt weergegeven in de kolom “in collection.”

Als CopyrightCheck geen DOI, ISBN of OCN in het document vindt, kun je deze handmatig invullen in het veld ‘manual_identifier’. Hiermee geef je aan om wat voor type overname het gaat. Dit kan in de toekomst helpen bij:

• Het ophalen van aanvullende metadata, zoals de naam van de uitgever.
• Het vergemakkelijken van afspraken met specifieke uitgevers.
• Het aanvullen van licentie-informatie uit je licentiebronsysteem.

Door identifiers handmatig toe te voegen, zorg je ervoor dat het document correct wordt geclassificeerd en beter verwerkt kan worden.

Remarks (opmerkingen)

In het veld 'Remarks' kun je een opmerking plaatsen van maximaal 1000 tekens. Gebruik dit veld om voor jezelf of je collega’s toe te lichten waarom een specifieke manual classification en/of scope is gekozen. Dit is vooral handig als je later wilt terugzien waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt of om je collega’s inzicht te geven in de overwegingen bij de classificatie.

Zoeken naar lange overnames 

1. Filter op periode: bijvoorbeeld lopende collegejaar. (zie filteren voor meer informatie over filteren)  
2. Filter op lange overnames: Gebruik de filters aan de linkerkant van het scherm.
   1. 1. Selecteer de optie ToDo om een lijst te krijgen van nog niet beoordeelde materialen.
      2. Sorteer op het aantal pagina’s, zodat de langste overnames eerst worden weergegeven.
      3. Sla je filters en sorteringen op als bladwijzer om ze later opnieuw te gebruiken.
3. Filter op cursus: Bekijk alle leermaterialen binnen een specifieke cursus. Dit is handig wanneer een cursus veel vergelijkbare leermaterialen bevat die je in één keer kunt classificeren.
4. Klik op waarden om te filteren:
   1. Klik op een waarde (zoals een material-id) om een document te selecteren.
   2. Het geselecteerde document verschijnt onderaan het scherm, waar je een manual classification kunt toekennen. (Zie het onderdeel Classificaties voor meer uitleg)
   3. Je kunt maximaal 10 materialen tegelijk selecteren om handmatig te classificeren.
5. Pas de scope aan indien nodig: De scope staat standaard ingesteld op Altijd. Pas deze aan als de classificatie alleen van toepassing moet zijn op een specifieke context, zoals een cursus of periode. Houd er rekening mee dat wijzigingen met scope-opties zoals Alleen deze periode of Altijd maximaal een dag kunnen duren voordat ze volledig zijn toegepast.
6. Handmatige beoordeling: Controleer en beoordeel documenten ook handmatig, zelfs als de automatische classificatie van CopyrightCheck juist lijkt. Dit verbetert de machine learning en biedt meer zekerheid voor rapportages.
7. Voeg identifiers toe: Gebruik het veld "manual identifier" om een DOI, ISBN of OCN toe te voegen als deze niet automatisch is herkend.
8. Let op opgesplitste documenten: Een lange overname kan onterecht als een korte overname worden herkend als het document is opgesplitst in meerdere hoofdstukken en afzonderlijk is geüpload in het LMS. Gebruik wildcard-tekens om specifieke zoekopdrachten te maken en dergelijke documenten te identificeren. (Zie Filteren met jokertekens voor tips.)
9. Controleer niet-geanalyseerde pdf’s handmatig: Pdf-documenten die niet door CopyrightCheck zijn geanalyseerd, moeten handmatig worden bekeken. Dit voorkomt dat belangrijke overnames over het hoofd worden gezien. 

Controle van materialen met veel afbeeldingen 

Naast het zoeken naar lange overnames is het ook belangrijk om materialen met veel afbeeldingen te controleren. CopyrightCheck analyseert alleen tekst en neemt afbeeldingen niet mee in de beoordeling. Hierdoor kan materiaal dat als eigen werk wordt geclassificeerd toch auteursrechtelijk beschermde afbeeldingen bevatten.

Gebruik de kolom picturecount om te sorteren op materialen met de meeste afbeeldingen. Houd er rekening mee dat niet alle afbeeldingen auteursrechtelijk beschermd zijn. Grafische elementen zoals pijltjes, logo’s van universiteiten of andere decoratieve elementen kunnen ook als afbeelding worden geteld. Controleer daarom zorgvuldig of het materiaal auteursrechtelijke beperkingen bevat.

Lijsten maken 

Het werkblad "All Materials" biedt een compleet overzicht van alle materialen en de bijbehorende metadata. Dit maakt het een ideaal hulpmiddel om specifieke lijsten samen te stellen die je vervolgens kunt gebruiken in andere werkbladen. Hiermee kun je eenvoudig gegevens filteren, organiseren en verder analyseren.

Exporteren naar Excel

Volg onderstaande stappen om een lijst te exporteren naar Excel:

CopyrightCheck FAQ - Hoe maak ik een Export naar Excel.pdf

In het werkblad Management Report krijg je een overzicht van alle materialen met bijbehorende metadata. Dit omvat:

• De classificatie van de materialen.
• De uitgever.
• De afdeling waartoe de materialen behoren.
• Het type document.

Dit werkblad is ideaal voor het maken van overzichtelijke rapportages, bijvoorbeeld per afdeling.

Wil je een volledig overzicht van alle documenten inclusief uitgebreide metadata? Gebruik dan het werkblad All Materials. De filters die je hebt ingesteld in de werkbladen AIP of All Materials bepalen welke gegevens zichtbaar zijn in je rapportage. Handmatige beoordelingen worden altijd weergegeven in de rapportage.

Met deze functies kun je eenvoudig nauwkeurige en gestructureerde rapportages genereren.

Twee selecties met elkaar vergelijken 

In het Compare Report kun je de verhoudingen van verschillende classificaties en bestandstypen bekijken, weergegeven in percentages. Dit werkblad toont alle materialen, ongeacht de filters die in andere werkbladen zijn toegepast.

Bij het maken van rapportages of het beoordelen van materialen is het belangrijk dat je de juiste informatie voor je hebt. In CopyrightCheck kan je op verschillende manieren filteren en sorteren.  

Filteren 

De makkelijkste manier om te filteren is door op een specifiek metadataveld te klikken. Klik daarna op het vinkje om deze keuze te bevestigen of het kruisje om de selectie te annuleren.  

Je kan geselecteerde filters verwijderen door deze weg te klikken bovenaan de pagina.  

Als je niet wil filteren, maar wel wil zoeken met een bepaalde sortering kan je sorteren door op de desbetreffende kolom te klikken. Na 1x klikken krijg je alles van A-Z of van laag naar hoog te zien, en na 2x klikken krijg je alles van Z-A of van hoog naar laag te zien.  

Je kan ook de volgorde van de kolommen aanpassen door deze naar links of rechts te slepen. Zo kan je het werkblad indelen op de manier die voor jou werkt.  

Filteren met jokertekens 

Gebruik voor specifiek zoeken en filteren deze jokertekens (wildcard characters): 

Bladwijzers 

Je kan een bladwijzer aanmaken om je geselecteerde filters en kolomindeling op te slaan via het bookmark icoon rechtsboven in de pagina door ‘create a new bookmark’ aan te klikken.  

Geef dit filter een titel en (optioneel) een beschrijving. Je kan er ook voor kiezen om de locatie (welk werkblad je gebruikt) en layout (hoe je de kolommen gesorteerd hebt) op te slaan.  

Bladwijzers delen met collega’s 

Je kan ook bladwijzers delen met je collega’s door deze te publiceren. Selecteer het filter wat je wil delen met de rechtermuisknop en klik op publiceren (of publish).  

• Auteursrechten.nl – Meer informatie over auteursrechten 
• Stichting UvO - Stichting UvO is hét startpunt om auteursrechten te regelen binnen uw onderwijsinstelling (wo, hbo, maar ook mbo) 
• Easy Access regeling HBO – De huidige afspraken voor het HBO rondom lange overnames 
• Easy Access regeling WO – De huidige afspraken voor het WO rondom lange overnames 
• Open Access – Wat is open access?  
• Open Access subtypes – Wat betekenen de verschillende subtypes van open access?  
• Creative Commons – Wat zijn de Creative Commons-licenties?  
• Unpaywall – Open Access content