Is jouw instelling nog niet aangesloten op de dienst CopyrightCheck? Hier lees je in welke stappen jouw organisatie gebruik kan gaan maken van deze dienst. 

Let op!

Op dit moment is de dienst CopyrightCheck beschikbaar als basisdienst voor hogescholen en universiteiten. Werk jij bij een andere organisatie, neem dan contact met ons op.

Stap-voor-stap

  1. Intake
    1. We vinden het leuk om kennis te maken en bespreken waarom en hoe jouw organisatie gebruik wil gaan maken van CopyrightCheck. Ook een goed moment om te bespreken wat de rest van deze stappen inhouden.
    2. Je kunt een intake met Mirjam Büttner, product manager CopyrightCheck plannen via deze link. 
  2. DVO: Wanneer je CopyrightCheck wil gaan gebruiken kun je  copyrightcheck@surf.nl vragen om een dienstverleningsovereenkomst (DVO) op te sturen. Je kunt daarvoor het adres van degene die de overeenkomst zal tekenen doorgeven. Anders wordt de link naar jou toe gestuurd en kun je deze zelf zo nodig intern doorsturen. 
  3. OCLC koppeling: Gebruiken jullie WorldCat of WorldShare Management Services van OCLC? Dan kunnen we via de OCLC API koppelen zodat je in CopyrightCheck kunt zien of een leermateriaal in je collectie staat (als CopyrightCheck een identifier in het leermateriaal kon vinden). OCLC deelt alleen informatie met SURF als hiervoor door de instelling schriftelijk toestemming is gegeven. 
    1. Wanneer je van deze koppeling gebruik wil maken laat dit dan weten via copyrightcheck@surf.nl
    2. dan sturen wij je de overeenkomst toe. 
    3. Je vult dan het bovenste gedeelte (MUTUAL CUSTOMER INFORMATION) van het formulier in
    4. en laat het ondertekenen 
    5.  Je kunt het formulier dan  naar  legal@oclc.org sturen, met copyrighcheck@surf.nl in de CC. 
    6. Je ontvangt dat het document getekend door OCLC retour
    7.  SURF heeft dan toegang tot de data in WMS van jouw instelling.  
  4. Technisch intakegesprek voor koppeling met CopyrightCheck via Sharecontrol inplannen met Menno Grijpma en Dick Kampman via de boekingspagina van CopyrightCheck , kies "Technische intake CopyrightCheck - ShareControl" uit. 
    1. Samen met de beheerder(s) van het LMS bij jouw instelling bespreken we graag hoe de technische koppeling werkt.
    2. Op de agenda staat onder andere:
      1. Hoe sluit CopyrightCheck via Sharecontrol aan op jullie LMS?
      2. Toelichting werking Sharecontrol
      3. Welke documentatie is er beschikbaar?
      4. Security
      5. Privacy
      6. Scope: hoe zorgen we dat je alle leermaterialen uit het LMS die voor studenten beschikbaar zijn in CopyrightCheck terugzien
      7. Welke stappen zijn er binnen jouw instelling nodig om aan te kunnen sluiten
  5. Acties functioneel beheerder LMS:
    1. CopyrightCheck toegang geven tot de API van het LMS met een rol met de juiste rechten en deelt de bijbehorende API keys met SURF  
    2. Via servicedesk copyrighcheck@surf.nl  laten weten welke medewerkers toegang tot het AIP dashboard dashboard moeten krijgen 
    3.  AIP (Auteursrechten informatiepunt) medewerkers die handmatige beoordelingen gaan doen in CopyrightCheck toegang tot de documenten in jullie LMS om deze te kunnen beoordelen 
  6. Technische koppeling met het LMS via ShareControl
    1. De stappen beschreven in Stappen voor instelling om aan te sluiten op ShareControl worden doorlopen.
    2. Als data correct doorkomt in Sharecontrol wordt de koppeling tussen ShareControl en CopyrightCheck gelegd
  7. Toegang tot de omgevingen
    1. SURF stuurt jullie een uitnodiging voor de AIP werkomgeving en een uitnodiging voor de rapportage omgeving 
    2. De SURFconext contactpersoon binnen je instellingen geeft goedkeuring voor het inloggen op CopyrightCheck via SURFconext 
  8. Eerste keer scannen en vullen van de rapportages
    1. CopyrightCheck scant alle documenten in het LMS
    2. De eerste keer duurt dat langer omdat alle documenten nieuw zijn (daarna worden alleen de wijzigingen gescand). Dit kan enkele dagen duren.
    3. Aan het eind van deze scan checken jullie of:  
      1. het aantal documenten dat is gevonden, overeenkomt met het aantal document dat in het LMS staat: per department en per opleiding
      2. Wordt published/unpublished/deleted goed weergegeven?  
      3. Zijn alle kolommen gevuld? Zo niet, begrijpen we waarom? (bijvoorbeeld data niet in LMS of niet via de LMS api beschikbaar gesteld)  
      4. Zijn de kolommen/velden gevuld met de verwachte waardes?  
  9. Indien akkoord, komt de rapportage beschikbaar voor jullie AIP medewerkers en wordt de scan door CopyrightCheck twee keer per week herhaald   
  10. Toegang aanvragen voor het AIP Dashboard
    1. De medewerkers die gaan werken met de resultaten van CopyrightCheck kunnen inloggen op de rapportage-omgeving.
    2. Hiervoor moet eerst een account worden aangevraagd. We verwachten dat voor de meeste instellingen 5 accounts voldoende zijn. Heb je meer logins nodig, neem dan s.v.p. even contact met ons op.
    3. Een account aanvragen kan via dit formulier.
  11. Training
    1. Plan een training met Mirjam, mirjam.buttner@surf.nl. 
  12. SURF nodigt jullie uit voor gebruikersoverleggen en de ServiceDesk en Sharepoint omgeving voor documentatie zoals handleiding, release notes, roadmap en presentaties: laat weten wie de contactpersoon/key user is die voor het face to face gebruikersoverleg uitgenodigd moet worden. Het gebruikersoverleg is ook voor de andere digitale leermaterialen diensten, maar er is een apart blok voor CopyrightCheck.